Dokumenttyper
Vis
- Indstillinger - Firma - Standardregister - Dokumenttype 
Programmet kommer med et udvalg af dokumenttyper, for eksempel "Intern”, ”Medarbejder”, ”Kontakter” eller ”Projekt”. Du kan også oprette egne dokumenttyper i Standardregisteret, hvis du har behov for flere.
Nye dokumenttyper vil være tilgængelige både fra dokumentlisten og fra dokumentbladet efter at have åbnet listen eller dokumentbladet på ny.
Ved at benytte forskellige dokumenttyper kan du lettere finde bestemte dokumenter eller bestemme, at et givet dokument skal benyttes for en speciel gruppe. Når du har oprettet nye dokumenttyper, vil de være tilgængelige fra dokumentlisten og fra dokumentbladet.
Standardgemmeområde
Som standard vil gemmeområdet være forhåndsdefineret som Firmadatabasekatalog for dokumenttyper, som naturligt tilhører firmadatabasen. Dokumenttyper, som er defineret som private, vil blive gemt i brugerkataloget. Medarbejderdokumenter, som ikke skal være tilgængelige for alle brugere af programmet, vil blive gemt i et eget medarbejderkatalog således at ikke alle har adgang. I feltet under Standard lagringsområde kan du se stien til området, hvor dokumenterne gemmes.
Brugerkatalog: Ved valg af Brugerkatalog som lagringsområde vil dokumenter ikke blive inkluderet, hvis der sikkerhedskopieres uden systemfiler.
Mine dokumenter: Hver enkelt bruger skal selv sørge for at tage sikkerhedskopi af dokumenter, som er gemt i Mine dokumenter, siden disse ikke inkluderes ved sikkerhedskopiering i programmet.
Firmadatabasekatalog: For de fleste dokumenttyper vil denne mappe være forvalgt. Dokumenter, som gemmes her, vil kunne læses af alle brugere med adgang til at læse dokumenter.
Systemkatalog: Dokumenter som bliver gemt i Systemkataloget vil ikke blive inkluderet ved sikkerhedskopiering uden systemfiler.
Medarbejderkatalog: Dokumenter som er af typen Medarbejder vil blive foreslået gemt i et eget Medarbejderkatalog. Vær opmærksom på at du selv skal vælge Medarbejder, hvis du ønsker at begrænse adgangen til brugere med adgang til at læse medarbejderdokumenter.
Brugerdefineret: Ved valg af Brugerdefineret standard lagringsområde bliver feltet under rullelisten aktivt, således at du der kan angive stien til det sted, hvor dokumenterne af angivet type skal gemmes. Brugerdefinerede lagringsområder skal sikkerhedskopieres manuelt af hver enkelt bruger.
For hver enkelt dokumenttype kan du definere hvilke dokumentskabeloner, som skal være tilgængelige. En dokumentskabelon kan knyttes til så mange dokumenttyper, som det ønskes.
Brugeradgang til dokumenttyper
Hvis du ønsker at en bestemt type dokumenter ikke skal være tilgængelig for alle brugere, kan du ved at tilpasse brugeradgang for dokumenttypen således at kun brugere med adgang til at læse den angivne type dokumenter, har adgang.
Medarbejder: Dokumentet vil kun være tilgængeligt for dem, som har adgang til medarbejderdokumenter.
Fortrolig: Dokumentet vil kun være tilgængeligt kun for dem, som har adgang til fortrolige dokumenter.
Inaktiv: En inaktiv dokumenttype vil ikke længere blive vist i rullelisten i Dokumentlisten, og i feltet Type på dokumentbladet. Dermed kan den ikke længere benyttes. Dette påvirker ikke dokumenter, som allerede findes.
Se også:
Hvordan oprettes en ny dokumenttype?