Boeken van betalingen in debiteuren-/crediteurenadministratie
Beheer - Administratie -
Debiteuren/Crediteuren 
Wanneer u betalingen van open posten in de debiteuren-/crediteurenadministratie boekt, hebt u twee mogelijkheden. U kunt het boekstuk via de inboekmodule inboeken en verwerken naar het grootboek, of u kunt de betaling vanuit de debiteuren-/crediteurenadministratie boeken. Wanneer u de laatste optie kiest, krijgt u een venster wat het boeken van betalingen vereenvoudigt. Het venster is gelijkt aan het venster dat u ziet wanneer u de Werkbalk boekstuksjablonen gebruikt. Meer informatie over deze werkbalk vindt u in Inboeken - Werkbalk boekstuksjablonen.
Let op! Wanneer
u gebruik maakt van elektronisch bankieren, ontvangt u een bankbestand
van uw bank en kunt u ervoor kiezen om uitgaande betalingen automatisch
te boeken.
Via de knoppen Klanten, Leveranciers, Overzicht, Ouderdomsanalyse en Saldo-overzicht
kunt u inkomende en uitgaande betalingen direct bij uw klanten en leveranciers
boeken. U kunt op de klant in de lijst of op de afzonderlijke post in
de gedetailleerde lijst dubbelklikken, of u kunt gebruik maken van de
knop Betalingen.
Alle boekingen op debiteuren-/crediteurenrekeningen worden hier gesorteerd per klant of leverancier die aan de boeking is gekoppeld, weergegeven. De boekingen worden dus niet op dagboek, periode of datum weergegeven, zoals in het Grootboek wordt gedaan.
Zo boekt u betalingen in de debiteuren/crediteurenmodule:
- Ga naar Beheer - Administratie - Debiteuren (of Crediteuren).
- Selecteer de betreffende post, bijvoorbeeld bij Klanten met de filter Klanten - Openstaande posten.
-
Klik op Betalingen in het onderste
deel van het venster.
- Controleer of Betalingsdatum overeenkomt met de datum waarop u de betaling ontving.
- Selecteer de Rekening uit de afrollijst. Elke rekening is aan een dagboek en grootboekrekening gekoppeld. U kunt bestaande wijzigen en nieuwe aanmaken via Beheer - Instellingen - Administratie - Module-instellingen - Betaling. Meer informatie vindt u in Betaling.
- Geef aan of de post waaraan de betaling gekoppeld wordt, een Openstaande of een Gesloten post is. Deze keuze bepaalt welke posten in het venster onderaan weergegeven worden.
- Selecteer tevens hoe de posten gegroepeerd moeten worden,
op MatchID of op Factuurnummer.
Dit kan van belang zijn wanneer u veel facturen hebt en behoefte hebt aan een beter overzicht. Twee gekoppelde posten zullen op één regel te zien zijn als u ze groepeert op MatchID. Om elke post op een aparte regel te krijgen, dient u te kiezen voor groeperen op Factuurnummer. - Voer het bedrag in dat is betaald.
Een eventuele gedeeltelijke betaling kan verder in de debiteuren-/crediteurenadministratie worden opgevolgd.
- Voer eventueel de Betalingskorting, Herinneringskosten en Herinneringsrente
in de betreffende kolommen in. U kunt er tevens voor kiezen om de herinneringskosten
automatisch in te voeren door dit in de instellingen voor betalingsherinneringen
te definiëren. Meer informatie over de betalingskorting vindt u in Betalingskorting en de herinneringen vindt u in Instellingen voor herinnering/incasso.
Deze bedragen worden op eigen grootboekrekeningen geboekt en niet met de hoofdvordering. - Klik op OK.
- Indien u met de standaardinstellingen werkt, zal een
waarschuwing worden weergegeven. Hierin staat vermeld dat het grootboek
wordt bijgewerkt met de betaling. Klik op Ja
om het grootboek bij te werken. Indien u de betaling niet wenst
te verwerken, klikt u op Nee.
U kunt de betaling op een later moment alsnog verwerken.
Tip! U kunt op Deze waarschuwing niet meer weergeven klikken indien u deze waarschuwing niet meer wenst te zien. Uw gebruikersinstellingen worden dan op basis hiervan bijgewerkt. Indien u de waarschuwing wenst te reactiveren, opent u de gebruikersinstellingen. Op het tabblad Algemeen selecteert u de optie Geef een waarschuwing weer wanneer een betaling in het grootboek wordt verwerkt.
- Het boekstuknummer in het grootboek wordt weergegeven indien u op Ja hebt geklikt. Klik OK.
De boeking wordt nu in het Grootboek
en in de debiteuren-/crediteurenadministratie geboekt, en er verschijnt
een melding waarin staat welk boekstuknummer deze boeking toegewezen krijgt.
Incasso: Indien u een binnengekomen
betaling invoert, die ondertussen naar incasso is verstuurd, krijgt u
een venster te zien waarin u moet aangeven of deze betaling via de klant of via het incassobureau
is ontvangen. Indien de klant direct aan u betaald heeft, zult u waarschijnlijk
een terugkoppeling aan het incassobureau willen geven. Geeft u aan dat
de betaling via de klant komt, wordt de vordering meegenomen in de basis
voor het boekingsrapport: Incasso. Betaald
door klant, naar incasso verzonden.
Meer informatie:
Valutabetalingen registreren in debiteuren-/crediteurenadministratie
Gebruikersinstellingen voor Debiteuren