Aan de slag met nummerreeksen
De meeste van de belangrijkste modules in het programma zijn grote registers die een groot aantal registraties kunnen bevatten. Elke registratie wordt daarom geregistreerd met een uniek nummer dat als een belangrijk referentiemiddel gebruikt wordt.
Voordat u het programma in gebruik neemt, kunt u apart voor ieder register nummerreeksen toepassen. Dit kan van toepassing zijn wanneer u eerder een ander systeem heeft gebruikt, of met eenzelfde nummerreeks wilt werken als een eerder gebruikte nummerreeks. U kunt het Eerste nummer invoeren vanaf het moment dat u de gegevens in het register heeft geregistreerd. Hierna zal u alleen het Laatst gebruikte nummer kunnen veranderen. Wanneer u het laatst gebruikte nummer invoert, zal bij een volgende registratie het volgende nummer in de nummerreeks gebruikt worden.
Nadat een nummerreeks in gebruik is genomen kan alleen het laatst gebruikte nummer gewijzigd worden.
Eerste keer opstarten van het programma
Wanneer u het programma voor de eerste keer opstart kunt u de nummerreeks wijzigen. Zowel het eerste en laatste nummer kan dan gewijzigd worden.
Het wijzigen van een nummerreeks
U kunt via Beheer - Instellingen - Bedrijf de nummerreeks wijzigen. Op het tabblad Bedrijfsinstellingen vindt u de knop Nummerreeks. In het venster Nummerreeks kunt u bijvoorbeeld het eerste nummer waarmee een relatie of leverancier begint wijzigen door op de kolom Eerste nummer te klikken en het juiste beginnummer invoeren. Dit nummer kan dan alleen gewijzigd worden in een hogere waarde. De velden die niet gewijzigd kunnen worden zullen rood gemarkeerd zijn.
Overschrijven van artikelcode
Wanneer u een nieuw artikel aanmaakt of een artikel dupliceert, kunt u de artikelcode overschrijven. Het veld Laatst gebruikt in de Bedrijfinstellingen voor Nummerreeks zal dan aangepast worden aan het nummer dat u ingevoerd hebt.
Let op! Wanneer op deze manier een
gat in de nummerreeks is ontstaan dan kunt u dit nummer later overschrijven.
Het veld Laatst gebruikt, in de
bedrijfsinstellingen voor de nummerreeks, zal ook het hoogste nummer dat
gebruikt is onthouden zodat u het laatste nummer niet in een lager nummer
kunt wijzigen.
Factuur- en Creditnotanummer
Deze twee nummerreeksen moeten elkaar niet overlappen. Als standaardwaarde begint het factuurnummer met tellen vanaf 1, de creditnotanummering begint vanaf 90.000. Wanneer u dit wilt veranderen moet u ervoor zorgen dat er genoeg "afstand" tussen de twee nummerreeksen is, zodat deze nooit kunnen overlappen.
Nummerreeksen voor boekstukken in de administratieve module
Deze worden vanuit de eigen instellingen in de administratieve module bestuurd. Meer informatie vindt u in Boekstuknummering.
Nummerreeksen bij overgang naar een nieuw jaar
Standaard heeft elk boekstuk een eigen nummerreeks. Elke nummerreeks begint ieder jaar met nummer 1 behalve als u dit, voordat u begint met boeken, handmatig overschrijft. Bij de overige nummerreeksen, als Ordernummer, Factuurnummer en Klantnummer, zal de telling doorgaan waar deze het jaar ervoor is gestopt.
Meer informatie over de overgang naar het nieuwe jaar vindt u in Boeken in twee boekjaren.
Let op bij de overgang naar een nieuw boekjaar: Houd er rekening mee dat het bij bijvoorbeeld factuurnummerreeksen niet mogelijk is om weer bij 1 te beginnen bij de start van een nieuw boekjaar. Daarom zal de factuurnummerreeks doorgaan waar deze het voorgaande jaar gestopt is.
Meer informatie: