Over de inkoopmodule
De inkoopmodule in Mamut Business Software helpt u met het aanmaken van inkooporders die u vervolgens kunt afdrukken en naar uw leverancier kunt sturen. De artikelen die u inkoopt kunnen van verschillende leveranciers afkomstig zijn en andere prijzen en/of valuta gebruiken.
Let op! Om
een artikel van een leverancier in te kopen dient u een leverancierskoppeling
aan te maken voor het artikel.
Meer informatie vindt u in Leverancier aan artikel koppelen.
Zo verloopt het inkoopproces
Inkopen kunt u op verschillende manieren
aanmaken. Weet u van welke leverancier u artikelen in wenst te kopen kunt
u een inkoop aanmaken voor één leverancier. Misschien weet u alleen dat
er een aantal artikelen ontbreekt in het magazijn. Dan is het eenvoudiger
om de inkoopwizard te starten, die veel keuzes biedt om de juiste artikelen
voor de inkoop te selecteren. Het is tevens mogelijk dat u een verkooporder
hebt ontvangen en wenst u een inkoop aan te maken op basis van de verkooporder.
Een inkoop wordt verder behandeld als u op Overbrengen
naar besteld klikt. In
dit proces wordt de inkooporder afgedrukt en stuurt u de inkoop naar de
leverancier.
Hierna registreert u de ontvangst van één of meerdere artikelen bij artikelontvangst.
Dan zijn de artikelen beschikbaar in het magazijn en de inkoopstatus verandert
in Ontvangen. De Artikelontvangst
kan geregistreerd worden via de knop in de werkbalk, of via de magazijnmodule.
Na het registreren van de artikelontvangst, geheel of gedeeltelijk, wordt
de inkoop ingeboekt als een inkoopfactuur. Boeken van gedeeltelijk betaalde
inkopen is alleen toegestaan als dit is geselecteerd bij de bedrijfsinstellingen.
Het is tevens mogelijk om vracht- en expeditiekosten toe te voegen. Bij
eventuele fouten of wijzigingen kunt u een creditnota voor de inkoop aanmaken.
Tot slot brengt u de inkoop naar de status Verwerking
voltooid.
De inkopen kunnen op verschillende rapporten worden afgedrukt en verstuurd
worden naar printer, e-mail, fax en Microsoft Office Word. U kunt ook
alleen een afdrukvoorbeeld op het venster kiezen. Als u een PDF-printer
hebt ingesteld, dan kunt u de artikelgegevens ook in PDF-formaat overbrengen.
U kunt tevens een bestand opslaan in RTF-formaat (Rich Text Format), dat
ingelezen kan worden door de meeste tekstverwerkingprogramma's.
Status
Een inkooporder doorloopt diverse stadia, genaamd Status. De actuele status wordt getoond in de afrollijst rechtsboven in het venster en u kunt deze afrollijst gebruiken om de inkopen die in het venster worden weergegeven te filteren.
Meer informatie vindt u in Afrollijst Status.
Inkoopwizard
De inkoopwizard helpt u een selectie te maken voor welke en hoeveel artikelen u in een inkoop wenst te bestellen. Indien er niet-verwerkte inkopen van de leverancier zijn krijgt u hier de mogelijkheid om de artikelen aan een bestaande inkooporder toe te voegen.
Meer informatie vindt u in Inkoopwizard.
Inkoopreserveringen
Een inkoop kan gereserveerd worden voor een verkooporder. U kunt inkoopreserveringen beheren in de magazijnmodule.
Orders aanmaken vanuit de inkoop
Het kan soms relevant zijn om eerst de inkoop te doen en daarna een verkooporder gebaseerd op de inkoop aan te maken.
Inkoop aanmaken vanuit een verkooporder
U kunt een inkoop vanuit een verkooporder aanmaken wanneer u deze functionaliteit in de bedrijfsinstellingen voor artikel heeft geactiveerd. Deze functionaliteit gebruikt delen van de inkoopwizard en ook hier kunt u artikelregels toevoegen aan een bestaande inkoop.
Inkoop aanmaken vanuit de artikelkaart
Op het tabblad Leverancier in
de artikelkaart kunt u, indien het artikel aan een leverancier is gekoppeld,
rechtstreeks een inkoop aanmaken door op de knop Koop
dit artikel te klikken. Indien er reeds een niet-verwerkte inkooporder
voor deze leverancier bestaat, kunt u ervoor kiezen om de inkoop van dit
artikel aan deze bestaande inkooporder toe te voegen. Indien u dit niet
wenst, of er is nog geen bestaande inkooporder, wordt een nieuwe inkooporder
aangemaakt.
Integratie met andere modules
Naast de functionaliteiten van inkoop die hierboven beschreven zijn, is de inkoopmodule geïntegreerd met andere modules om de processen zoveel mogelijk aan uw wens aan te passen.
Inkoop is een natuurlijk onderdeel van de magazijnmodule. Daarom zijn er meerdere inkoopfunctionaliteiten toegankelijk vanuit deze module. Bij magazijn vindt u het venster Inkoop, niet ontvangen dat een overzicht geeft van de artikelen die niet ontvangen zijn. Daarnaast is er het venster Inkoopreserveringen in de magazijnmodule.
U vindt het tabblad voor inkoop in Relatiebeheer, Contactpersoon en Project. Op deze manier is het eenvoudig een inkoop terug te vinden die gekoppeld is aan een relatie of project, wanneer u hiermee aan het werk bent.
Leverancierskoppeling van artikelen met de artikelinformatie van de leverancier
In het artikelregister, tabblad Leverancier, kunt u artikelen aan een leverancier koppelen. Hier hebt u onder andere de mogelijkheid om de artikelcode en -naam, valuta-informatie en inkoopprijs in te voeren.
U kunt tevens aangeven dat uw inkopen niet worden geregistreerd met aantallen die niet door de leverancier worden ondersteund, bijvoorbeeld wanneer de leverancier verpakkingen niet kan delen.
Daarnaast kunt u de eenheden aan elkaar koppelen, zodat u de artikelen in een andere eenheid dan de leverancier kunt verkopen.
Meer informatie vindt u in Leverancier aan artikel koppelen.
Instellingen
In de gebruikersinstellingen voor inkoop geeft u aan welke informatie
in verschillende vensters wordt weergegeven. Hier kunt u tevens de instellingen
definiëren om registratieprocessen te vereenvoudigen.
In de bedrijfsinstellingen geeft u de gebruikersfunctionaliteiten voor alle gebruikers aan. U kunt bijvoorbeeld instellen of het is toegestaan een inkoop te boeken voordat deze ontvangen is en of het mogelijk is om de artikelregels te wijzigen/bewerken nadat zij de status Besteld en Ontvangen hebben gekregen.
De bedrijfsinstellingen voor artikel bevatten enkele instellingen die de inkoopmodule beïnvloeden zoals bijvoorbeeld de berekening van de prijs gebaseerd op de inkoopprijzen en de berekening van de kostprijs.
Meer informatie:
Inkoop voor een leverancier aanmaken (zonder wizard)
Inkoop op basis van een verkooporder
Verkoop op basis van inkooporder
Inkooporder boeken/inkoopfacturen aanmaken
Accijnzen/vrachtfactuur van een inkoop boeken
Inkoop reserveren voor een bepaalde verkooporder