So bearbeiten Sie verbuchte Rechnungen und Belege

Sie können Rechnungen ändern, nachdem sie in Rechnung gestellt wurden. Gleiches gilt für Belege, nachdem sie verbucht wurden. Hiermit verbindet sich die Zielsetzung, im Nachhinein zentrale Bereiche ändern zu können - ohne den Posten gutschreiben zu müssen und bereits durchgeführte Arbeiten erneut erledigen zu müssen.

Sie aktivieren die Funktionalität über die Firmeneinstellungen für Vertrieb/Fakturierung unter Funktionen - Einstellungen - Firma - Einstellungen pro Modul - Vertrieb/Fakturierung. Markieren Sie dort Verbuchte Rechnungen und Belege bearbeiten.

Wenn Sie jetzt auf Datei - Datenbankwerkzeuge - Verbuchte Rechnungen und Belege bearbeiten klicken und danach Benutzername und Passwort von Mamut Business Software eintragen, können Sie auf die Funktionalität zugreifen. Voraussetzung ist, dass Sie das Zugangsprofil eines Superuser haben.

Das Fenster zum Bearbeiten von verbuchten Rechnungen und Belegen wird geöffnet. Es ist in drei Registerkarten unterteilt: Rechnung, Beleg und Änderungsprotokoll.

Unter der Registerkarte Rechnung können Sie die folgenden Informationen bearbeiten:

• Kundenname (diese Informationen wird aus dem Kontaktregister aktualisiert, kann aber für diese Rechnung überschrieben werden)

• Postadresse

• Fälligkeitsdatum

• Zahlungsbedingungen (beeinflusst das Fälligkeitsdatum)

• Lieferadresse

• Projekt

• Abteilung

• Lieferdatum

• Rechnungszeilen:
  Beschreibung
  Lieferdatum

Unter der Registerkarte Belege können Sie die folgenden Informationen bearbeiten:

• Periode (keine geschlossene)

• Datum

• Belegzeilen:
  Projekt
  Abteilung
  Fälligkeitsdatum
  Beschreibung
  MwSt.
  Konto (nur Konten mit gleichem Steuerschlüssel)

Sobald Sie die Informationen bearbeitet haben, wird der Beleg bzw. die Rechnung aktualisiert. Die Änderungen zu den einzelnen Rechnungen/Belegen werden im Änderungsprotokoll gespeichert. Dort finden Sie auch eine Export-Funktion nach Microsoft® Excel®.  

So ändern Sie einen Beleg bzw. eine Rechnung

1. Öffnen Sie Datei - Datenbankwerkzeuge - Verbuchte Rechnungen und Belege bearbeiten.

2. Sie werden nun um die Eingabe Ihres Benutzernamens und Passwortes von Mamut Business Software gebeten.
   Nach der Eingabe wird das Bearbeitungsfenster geöffnet.

3. Möchten Sie eine Rechnung ändern? Dann wählen Sie die Registerkarte Rechnung.
   Möchten Sie einen Beleg ändern? Dann wählen Sie die Registerkarte Beleg.
   
   

4. Suchen Sie die betreffende Rechnung bzw. den betreffenden Beleg:
   Geben Sie für Rechnungen die Rechnungs-Nr. ein und klicken Sie auf Suchen.
   Geben Sie für Belege die Beleg-Nr. (ohne Präfix!), die Belegart und das Geschäftsjahr ein und klicken Sie auf Suchen.
   Die Rechnung bzw. der Beleg wird angezeigt.
   
   Hinweis: Wenn Sie die Belegnummer eingeben, lassen Sie das Prefix für die Belegart weg! Tragen Sie für den Beleg zur Ausgangsrechnung "AR1" also bitte nur "1" ein.

5. Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol rechts neben dem Feld, das Sie bearbeiten möchten. Die neuen Daten tragen Sie in dem sich nun öffnenden Fenster ein.
   
   

6. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern.

7. Klicken Sie bei Rechnungen zudem Rechnung gilt als Nicht gedruckt. Dann können Sie danach über das Auftragsmodul eine neue "Original"-Rechnung drucken. Beachten Sie dabei, dass die Rechnung Ihren Status behält; sie wird nicht auf einen Unbearbeiteten Auftrag zurückgesetzt.

Ihre Änderungen wurden für die Rechnung bzw. den Beleg übernommen. Die Änderungsliste enthält ein Protokoll der Änderungen. Dieses Protokoll kann pro Rechnung/Beleg über die Registerkarte Änderungsprotokoll, Schaltfläche Export nach Microsoft Excel exportiert werden.  

Siehe auch:

Verbuchte Rechnungen und Belege bearbeiten