Visa - Försäljning/Order/Fakturering
- Avtalsfakturering
Mamut Enterprise Avtalsfakturering är ett verktyg för att fakturera kunder som har fasta avtal eller abonnemang. Lösningen är inkluderad i Mamut Enterprise E5.
Nu har du möjlighet att fakturera kunder som har fasta avtal eller abonnemang. Om du regelbundet fakturerar samma kunder med samma produkter och/eller tjänster kan du enkelt göra klart all fakturering i en och samma operation även för kommande perioder. Intäkterna blir automatiskt bokförda med korrekt datum och i rätt perioder.
I ett eget avtalsregister skapar du avtal som du sedan kan knyta kunder mot. I avtalet väljer du vilka produkter och tjänster som ska finnas samt väljer vilka priser och rabatter som ska finnas. Det finns också inställningar hur du vill att avtalet ska behandlas i systemet, exempelvis frekvens på när och hur ofta det skall skapas en försäljningsorder.
I modulen har du full översikt över vilka avtal som ska faktureras till vilka kunder, och hur ofta det ska faktureras.
Viktigt: För att aktivera modulen Avtalsfakturering måste du under Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Försäljning & Fakturering - fliken Generellt markera att Företaget använder avtalsfaktura. Sedan måste du logga ut och starta om programmet för att modulen ska bli tillgänglig.
Obs! Funktionaliteten är endast tillgänglig som tilläggsprodukt till vissa programversioner. Kontakta din programleverantör för att ta reda på om funktionaliteten är kompatibel med din programversion.
Avtalsregister
Modulen består av ett Avtalsregister där man skapar de avtal som kunderna sedan knyts mot. Du kan skapa avtal för produkter och tjänster med definierade priser och rabatter, och du kan ställa in hur avtalen ska hanteras i systemet.
För varje avtal bestämmer du med vilken intervall som det ska genereras försäljningsorder utifrån de kundavtal som är knutna till avtalet. Det är också möjligt att redigera och inaktivera befintliga avtal. När ett avtal inaktiveras, visas inte längre de kundavtal som är knutna till avtalet i kundavtalsregistret. Det kommer inte heller att skapas order utifrån de inaktiva kundavtalen.
Kundavtal
Ett Kundavtal är ett avtal med en enskild kund. Avtalet kopplas till avtalsregistret. Alla kunder som ska faktureras med ett avtal som underlag måste anknytas till avtalet i kundavtalsregistret.
Kundavtalsregistret visar vilka avtal som kunden är knuten mot. I detta fönster kan kunder knytas till avtal och du kan redigera befintliga kundavtal. Du kan skapa/ändra slutdatum för avtalet, pausa eller avsluta kundavtal. Du kan registrera start- och slutdatum för varje kundavtal, och avtalets intervall bestämmer hur ofta och när kundavtalen kan "köras" så att försäljningsordrarna skapas. Du avslutar ett kundavtal genom att ändra status till "Avslutad". Om en kund vill ha uppehåll i leverans/fakturering kan du ändra status till "Paus". Kundavtal med statusen "Paus" eller "Avslutad" kan åter aktiveras.
Försäljningsorder skapas och faktureras från försäljnings-/faktureringsmodulen
Via den guide för hur man skapar försäljningsorder kan du välja vilka avtal och kunder som ska bilda underlag för nya försäljningsorder, och hur långt fram i tiden som urvalet ska göras. Du får upp en lista över alla kundavtal som det skapas försäljningsorder för, och kan ta bort kundavtal som är ointressanta för den aktuella körningen. Det är också möjligt att ställa ett tidigare datum om man först vill skapa en försäljningsorder för kundavtal som skulle ha varit verkställda tidigare, och därefter kundavtal som är färdiga att köras från nytt datum.
Intervaller
Var enskilt avtal kan knytas mot en intervall som bestämmer när och hur ofta avtalen kan köras, det vill säga hur ofta vart kundavtal kan utgöra underlag för en ny försäljningsorder. Intervallerna hanteras i grundinställningarna som öppnas genom att klicka på knappen Intervallregister i verktygsfältet överst i fönstret Avtalsregister eller genom att välja Visa - Inställningar - Företag - Grundinställningar. Du kan skapa nya intervaller för respektive ett bestämt datum var X månad, eller med X antal dagar mellan varje körning.
Rapport
Du kan skriva ut rapporten Framtida avtalsfakturor som visar vilka order du i framtiden kommer att kunna generera och fakturera utifrån dina kundavtal.
Se även:
Guide för att skapa försäljningsorder med kundavtal som underlag