Aktivitetsfönstret

Verktygsraden

Från verktygsraden kan du bland annat, skapa, spara och radera poster. Läs mer om verktygen i fönstren här.

Ny aktivitet. Läs mer här.

Kontrollera tillgänglighet: Här ser du en Tidsplan för personal och resurser som är knutna till aktiviteten. Läs mer här.

Duplicera aktivitet: Med hjälp av denna funktion kan du duplicera en aktivitet hur många gånger du vill. Läs mer här.

Öppna tillhörande element i MS Outlook: Visas bara om du använder integration med Outlook. Läs mer om Outlook-integrationen här.

Skicka e-post: Öppnar ett nytt e-postmeddelande. Kontakter som har kopplats till aktiviteten - och som har en giltig e-postadress - läggs automatiskt till som mottagare. Ämnet på aktiviteten registreras som e-postens ämne. I e-postmeddelandet kan du bifoga dokument som är knutna till aktiviteten.

Användarinställningar: I användarinställningarna kan du bland annat bestämma hur fönstren för aktivitetstyrning ska se ut. Du kan även ange standardvärden när nya aktiviteter skapas. Läs mer här.

Nedan hittar du en beskrivning av varje fält. Om inte alla fält visas i fönstret kan det bero på att anteckningsfältet är maximerat. Genom att klicka på knappen [---] längst ned till höger i fönstret blir flera fält tillgängliga.

Tips! Programmet väljer som standard en intervall inom vilken aktiviteter visas i aktivitetslistan. Om du inte hittar en aktivitet i listan kan detta bero på att aktivitetsdatumet är utanför den valda intervallen.

Fältbeskrivning

Ämne: En kort beskrivning av vad aktiviteten går ut på.

Starttid: Ange datum och klockslag för när aktiviteten ska starta. Klockslag behöver inte vara aktuellt för aktiviteter till Aktivitetslistan. Läs mer om detta.

Sluttid: Justeras automatiskt i förhållande till starttiden efter företagsinställningar för aktivitet där du kan ange Standardvaraktighet för nya aktiviteter. Denna varaktighet kan förbises genom att du ändrar sluttiden som föreslås. Läs mer om företagsinställningar för aktivitet här.

Alarm: Välj om aktiviteten ska förses med alarm och hur lång tid innan starttiden det ska utlösas.

Obs! Om du har angivit att aktiviteten ska överföras till Microsoft Outlook kan du inte välja när larmet ska utlösas. Det kommer då att utlösas efter inställningarna i Microsoft Outlook.

Typ: Aktivitetstyp är en viktig kategorisering för att kunna se statistik. Den kan även hjälpa dig vid filtrering av aktivitetslistan. Aktivitetstypen styr dessutom om aktiviteten blir tillgänglig i listan för Kundservice, Produktservice och Telemarketing. Man kan visa aktiviteten i den grafiska kalendern, antingen i kalendern eller i uppgiftslistan i kalendern. Denna inställning gör du för aktiviteten under fliken Diverse.

Status: Välj mellan förhandsdefinierade statusar för uppföljning av aktiviteterna. Du kan också skapa egna statusar i Grundinställningarna.

Tips! I fält som innehåller alternativ från grundinställningar kan du högerklicka. Då får du möjlighet att välja Ändra i grundinställningar, vilket öppnar grundinställningarna så att du kan redigera och anpassa alternativen på en gång.

Exempel: I Orderregistrering på fliken Text kan du högerklicka i fältet vid sidan av Välj text och klicka på Ändra i grundinställningarna.

När du markerar en aktivitet som Utförd i aktivitetslistan sätts status automatiskt till "Utförd". Om du vill att det ska anges en annan status vid dessa tillfällen kan detta väljas genom företagsinställningarna för aktivitet.

Ansvarig: Alla som är registrerade i Personalregistret kan anges som ansvariga för en aktivitet. Genom behörighetskontroller kan du dessutom spärra om personer ska kunna redigera andra aktiviteter än sina egna. Läs mer här.

Koppla: Här kan du sammankoppla Kontakter, Anställda och Resurser som är involverade i aktiviteten. Läs mer om denna funktion.

Projekt: Om aktiviteten ska kopplas till ett av dina projekt kan du välja det här. Om aktiviteten är skapad i Projektmodulen kommer fältet redan att vara ifyllt.

Tips! Har du valt ett projekt kan du högerklicka i fältet och välja Gå till projekt.

Prioritet: Välj mellan Hög, Medel och Låg prioritet eller Ingen om du väljer att inte prioritera dina aktiviteter.

Visa tid som: Välj hur aktiviteten ska visas i kalendern, som Tillgänglig, Upptagen eller Ute. Detta är särskilt viktig information när anställda ska kopplas till andra aktiviteter. Läs mer här.

Privat: Använd privata aktiviteter för att begränsa tillgången till innehållet i aktiviteten. Om du aktiverar funktionen kan bara användare med behörighet att se privata aktiviteter kunna se aktivitetens detaljer. Observera att aktiviteten fortfarande är synlig i kalendern så att övriga användare kan se att du är upptagen. Superanvändaren kan alltid se aktivitetens detaljer. Läs mer om Behörighetskontroll.

Färgkod: I rullgardinsmenyn bredvid kryssrutan Privat kan du välja att förknippa aktiviteten med en Färgkod, om aktivitetstypen ska visas i kalendern. Med hjälp av aktivitetstyper kan du i grundinställningarna bestämma vilken standardfärg en särskild aktivitetstyp ska ha. På så sätt slipper du ange en färg för varje aktivitet.

Flikarna i aktivitetsregistret

Anteckning: Skriv anteckningar i samband med aktiviteten. Genom användarinställningarna för aktivitet kan du välja om Datum och Namn på användaren ska fyllas i för varje notering.

Produkt: Här kan du registrera produkter som är knutna till aktiviteten.

Detta kort används också i samband med Produktservice, där du lägger upp vilken produkt som är inne på service, eventuella Resurser som används vid servicen samt eventuella arbetstimmar som använts. Detta kan sedan överföras direkt till faktura.

Om du ska skapa en vanlig faktura rekommenderar vi att du gör detta under fliken Försäljning & Fakturering.

Offert: För att kunna skapa en offert direkt från aktiviteten, måste aktiviteten vara kopplad till en eller flera kunder. Listan över offerter som har skapats från aktiviteten kan filtreras utifrån status. Genom knappen Koppla kan du få upp en lista över befintliga offerter och koppla dem till aktiviteten.

Tips! Du kan skapa Ny offert och Repeterande offert direkt från aktiviteten. Dessa kopplas då till aktiviteten.

Försäljning & Fakturering: Skapa en order direkt från aktiviteten. Orderlistan som har skapats från aktiviteten kan filtreras utifrån status. Genom knappen Koppla kan du få upp en lista över befintliga order och koppla dem till aktiviteten.

Inköp: Under fliken inköp kan du antingen skapa nya inköp baserade på aktiviteten eller så kan du koppla ett befintligt inköp.

Tidrapportering: Här kan du skapa tidrader som är knutna till aktiviteten eller koppla till befintliga tidrapporter.

Dokument: Skapa dokument eller koppla till befintliga dokument som har relevans för aktiviteten. Listan över dokument som har skapats från aktiviteten kan filtreras efter status.

Du kan importera dokument med hjälp av knappen för detta. Läs mer om Import av dokument här.

Diverse: Här hittar du dina egendefinierade fält. Dessa aktiveras och anpassas genom företagsinställningarna för aktivitet. Dessutom kan du bestämma om aktiviteten ska visas i uppgiftslistan eller i själva kalendern.

Ta bort länk: Om du vill ta bort en länk till en befintlig offert, order/faktura eller inköp, kan du göra detta genom att klicka på knappen Ta bort länk under fliken Offert eller Försäljning & fakturering för aktiviteten. Länken till posten tas bort, så att du inte längre kan öppna den från aktiviteten. Obs! Själva offerten, ordern eller inköpet tas inte bort.

Se även:

Om Aktiviteter

Aktivitetslista

Inställningar för Aktivitetstyper

Användarinställningar för Aktivitet

Företagsinställningar för Aktiviteter