Funktionen - E-Mail - Kontaktauswahl
Sie können an Ihre Kontakte persönliche E-Mails versenden, indem Sie die Serienbrieffunktion in Microsoft® Word® verwenden. Jede Meldung enthält dann dieselbe Information, aber über die Feld-Platzhalter können Sie jeden Kontakt namentlich ansprechen - und so die Sendung persönlicher gestalten. Die Kontaktinformationen werden aus dem Kontaktregister in Mamut Business Software gezogen. Welche Kontakte die E-Mail erhalten sollen, geben Sie im Assistenten für die Kontaktauswahl an. Die E-Mail wird an jeden Empfänger einzeln verschickt; es ist somit keine Gruppen-E-Mail, bei der die einzelnen Empfänger sehen können, wer ebenfalls mit im Verteiler ist.
Bevor Sie den Assistenten starten, müssen Sie die Dokumentvorlage erstellen, die Text und Grafiken der E-Mails enthält (z. B. Ihr Firmenlogo und der Werbetext für die Kunden). Wie Sie neue Dokumentvorlagen erstellen, finden Sie hier.
So erstellen Sie eine Seriensendung
Wählen Sie Funktionen - E-Mail - Kontaktauswahl.
Wählen Sie, ob Sie eine einfache oder eine erweiterte Auswahl zum Setzen der Filterkriterien wünschen. Klicken Sie danach auf Weiter.
Setzen Sie Ihre Auswahl und klicken Sie auf Weiter.
Weitere Hinweise zur Kontaktauswahl finden Sie hier.
Wählen Sie Eine Seriensendung mit Word für die getroffene Auswahl erstellen, um eine Serien-E-Mail zu erstellen. Klicken Sie danach auf Weiter.
Klicken Sie auf Ausführen.
Tragen Sie in der Dokumentkarte eine Überschrift ein. Diese wird als Betreff in die E-Mail eingefugt. Sie können auch über die Auswahllisten weitere Informationen zum Dokument angeben.
Wählen Sie unter Dok.-Vorlage die Dokumentvorlage für Ihre Informationen.
Klicken Sie auf Erstellen/Zusammenführen, um das Dokument anzulegen.
Das Dokument wird in Microsoft Word direkt mit offener
Registerkarte für Sendungen geöffnet.
Hinweis! Wenn Sie im Fenster Seriendruck
in E-Mail auf OK klicken,
wird die E-Mail direkt versandt. Um das Dokument zu bearbeiten oder zu
kontrollieren, klicken Sie auf Abbrechen.
Sie können nun das Dokument samt Kontaktinformationen anzeigen lassen: Rechts im Fenster finden Sie den Assistenten für den Seriendruck. Unter Schritt 5 im Assistentenverlauf (der Schritt, in dem das Dokument automatisch mit geöffnet wird), können Sie die Pfeile dazu verwenden, das Dokument mit den einzelnen Kontaktnamen in den Platzhalterfeldern anzeigen zu lassen.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Fertig stellen und zusammenführen - E-Mail-Nachrichten senden, sobald die E-Mails versendet werden sollen.
Klicken Sie abschließend auf OK, um die E-Mails abzuschicken.
Die personalisierten E-Mails sind an Ihre
Kontakte verschickt.
Hinweis: Sie können unter Schritt 7
die Dokumentvorlage (.dot) für
Seriensendungen als Vorschlag
für eine mögliche Seriensendung verwenden. Bedenken Sie dabei, dass die
Vorlage überschrieben werden kann, wenn Sie das Programm aktualisieren.
Um dies zu vermeiden, sollten Sie die Vorlage unter einem anderen Dateinamen
speichern.
Siehe auch: