Aktivitetsfönstret

Verktygsraden

Från verktygsraden kan du bland annat, skapa, spara och radera poster. Läs mer om verktygen i fönstren i Viktiga verktyg i programmet.

Ny aktivitet. Läs mer i Skapa ny aktivitet.

Kontrollera tillgänglighet: Här ser du en Tidsplan för personal och resurser som är knutna till aktiviteten. Läs mer i Tidsplan.

Duplicera aktivitet: Med hjälp av denna funktion kan du duplicera en aktivitet hur många gånger du vill. Läs mer i Duplicera/kopiera aktivitet.

Öppna tillhörande element i MS Outlook: Visas bara om du använder integration med Outlook. Läs mer om Outlook-integrationen i Om integration med Outlook.

Skicka e-post: Öppnar ett nytt e-postmeddelande. Kontakter som har kopplats till aktiviteten - och som har en giltig e-postadress - läggs automatiskt till som mottagare. Ämnet på aktiviteten registreras som e-postens ämne. I e-postmeddelandet kan du bifoga dokument som är knutna till aktiviteten.

Användarinställningar och Företagsinställningar: I användarinställningarna kan du bland annat bestämma hur fönstren för aktivitetstyrning ska se ut. Du kan även ange standardvärden när nya aktiviteter skapas. Läs mer i Användarinställningar för aktivitet. Använd pilknappen för att använda Företagsinställningarna. Läs mer i Företagsinställningar för aktiviteter.

Nedan hittar du en beskrivning av varje fält. Om inte alla fält visas i fönstret kan det bero på att anteckningsfältet är maximerat. Genom att klicka på knappen [---] längst ned till höger i fönstret blir flera fält tillgängliga.

Tips! Programmet väljer som standard en intervall inom vilken aktiviteter visas i aktivitetslistan. Om du inte hittar en aktivitet i listan kan detta bero på att aktivitetsdatumet är utanför den valda intervallen.

Fältbeskrivning

Ämne: En kort beskrivning av vad aktiviteten går ut på.

Starttid : Ange datum och klockslag för när aktiviteten ska starta. Klockslag behöver inte vara aktuellt för aktiviteter till Aktivitetslistan. Läs mer i Kalender.

Sluttid . Denna varaktighet kan förbises genom att du ändrar sluttiden som föreslås. Läs mer om företagsinställningar för aktivitetStandardvaraktighet för nya aktiviteter : Justeras automatiskt i förhållande till starttiden efter företagsinställningar för aktivitet där du kan ange i eget avsnitt. Läs mer i Företagsinställningar för aktiviteter.

Alarm: Välj om aktiviteten ska förses med alarm och hur lång tid innan starttiden det ska utlösas.

Obs! Om du har angivit att aktiviteten ska överföras till Microsoft Outlook kan du inte välja när larmet ska utlösas. Det kommer då att utlösas efter inställningarna i Microsoft Outlook.

Typ: Aktivitetstyp är en viktig kategorisering för att kunna se statistik. Den kan även hjälpa dig vid filtrering av aktivitetslistan. Aktivitetstypen styr dessutom om aktiviteten blir tillgänglig i listan för Kundservice, Produktservice och Telemarketing. Man kan visa aktiviteten i den grafiska kalendern, antingen i kalendern eller i uppgiftslistan i kalendern. Denna inställning gör du för aktiviteten under fliken Diverse.

Status: Välj mellan förhandsdefinierade statusar för uppföljning av aktiviteterna. Du kan också skapa egna statusar i Grundinställningarna.

Tips! I fält som innehåller alternativ från grundinställningar kan du högerklicka. Då får du möjlighet att välja Ändra i grundinställningar, vilket öppnar grundinställningarna så att du kan redigera och anpassa alternativen på en gång.

Exempel: I Orderregistrering på fliken Text kan du högerklicka i fältet vid sidan av Välj text och klicka på Ändra i grundinställningarna.

När du markerar en aktivitet som Utförd i aktivitetslistan sätts status automatiskt till "Utförd". Om du vill att det ska anges en annan status vid dessa tillfällen kan detta väljas genom företagsinställningarna för aktivitet.

Ansvarig : Alla som är registrerade i Personalregistret kan anges som ansvariga för en aktivitet. Genom behörighetskontroller kan du dessutom spärra om personer ska kunna redigera andra aktiviteter än sina egna. Läs mer i Behörighetskontroll.

Koppla Läs mer i Koppla Kontakter/Anställda/Resurser: Här kan du sammankoppla Kontakter, Anställda och Resurser som är involverade i aktiviteten.

Projekt: Om aktiviteten ska kopplas till ett av dina projekt kan du välja det här. Om aktiviteten är skapad i Projektmodulen kommer fältet redan att vara ifyllt.

Tips! Har du valt ett projekt kan du högerklicka i fältet och välja Gå till projekt.

Prioritet: Välj mellan Hög, Medel och Låg prioritet eller Ingen om du väljer att inte prioritera dina aktiviteter.

Visa tid som: Välj hur aktiviteten ska visas i kalendern, som Tillgänglig, Upptagen eller Ute. Detta är särskilt viktig information när anställda ska kopplas till andra aktiviteter. Läs mer Koppla Kontakter/Anställda/Resurser.

Privat : Använd privata aktiviteter för att begränsa tillgången till innehållet i aktiviteten. Om du aktiverar funktionen kan bara användare med behörighet att se privata aktiviteter kunna se aktivitetens detaljer. Observera att aktiviteten fortfarande är synlig i kalendern så att övriga användare kan se att du är upptagen. Superanvändaren kan alltid se aktivitetens detaljer. Läs mer i Behörighetskontroll.

Färgkod: I rullgardinsmenyn bredvid kryssrutan Privat kan du välja att förknippa aktiviteten med en Färgkod, om aktivitetstypen ska visas i kalendern. Med hjälp av aktivitetstyper kan du i grundinställningarna bestämma vilken standardfärg en särskild aktivitetstyp ska ha. På så sätt slipper du ange en färg för varje aktivitet.

Flikarna

I användarinställningarna för Aktivitet väljer du vilka flikar som ska visas i aktivitetsregistret. Nedan finner du först en beskrivning av de ikoner som förekommer i flera av flikarna.

Koppla: Klicka på Koppla för att koppla aktiviteten till en produkt, offert, order, tidrapport eller ett dokument.

Ta bort länk: Om du vill ta bort en länk till en befintlig offert, order/faktura, inköp eller dokument kan du göra detta genom att klicka på knappen Ta bort länk under flikarna Offert, Försäljning & fakturering eller Dokument. Länken till posten tas bort, så att du inte längre kan öppna den från aktiviteten.

Status: Med Status-listan kan du filtrera datat i listan på status, så att du exempelvis endast ser fakturor i fliken Försäljning & fakturering.

Anteckning

Skriv anteckningar i samband med aktiviteten. Genom användarinställningarna för aktivitet kan du välja om Datum och Namn på användaren ska fyllas i för varje notering.

Produkt

Här kan du registrera produkter som är knutna till aktiviteten.

Offert

För att kunna skapa en offert direkt från aktiviteten, måste aktiviteten vara kopplad till en eller flera kunder. Listan över offerter som har skapats från aktiviteten kan filtreras utifrån status. Genom knappen Koppla kan du få upp en lista över befintliga offerter och koppla dem till aktiviteten.

Tips! Du kan skapa Ny offert och Repeterande offert direkt från aktiviteten. Dessa kopplas då till aktiviteten.

Försäljning & Fakturering

Skapa en order direkt från aktiviteten. Orderlistan som har skapats från aktiviteten kan filtreras utifrån status. Genom knappen Koppla kan du få upp en lista över befintliga order och koppla dem till aktiviteten.

Inköp

Under fliken inköp kan du antingen skapa nya inköp baserade på aktiviteten eller så kan du koppla ett befintligt inköp.

Tidrapportering

Här kan du skapa tidrader som är knutna till aktiviteten eller koppla till befintliga tidrapporter.

Dokument

Skapa dokument eller koppla till befintliga dokument som har relevans för aktiviteten. Listan över dokument som har skapats från aktiviteten kan filtreras efter status.

Du kan importera dokument med hjälp av knappen för detta. Läs mer om Import av dokument i Hur importeras dokument?.

Radera: Här kan du radera valda dokument. För dokument som är länkade till andra moduler, kommer endast länken tas bort.

Skicka e-post: Med hjälp av den här knappen kan du sända dokument med e-post. Kryssa i rutan för det/de dokument du vill e-posta och klicka på Skicka e-post. Din standardredigerare för e-post i Mamut Business Software öppnas med de valda dokumenten bifogade. Tänk på att du inte kan bifoga kopplade dokument.

Tips! Du kan som användare välja standardredigerare för e-post med hjälp av Visa - Inställningar - Användare - Inställningar per modul - Outlook. Läs mer i Om integration med Outlook.

Diverse :

Här hittar du dina egendefinierade fält. Dessa aktiveras och anpassas genom företagsinställningarna för aktivitet. Dessutom kan du bestämma om aktiviteten ska visas i uppgiftslistan eller i själva kalendern.

Se även:

Om Aktiviteter

Aktivitetslista

Inställningar för Aktivitetstyper

Användarinställningar för Aktivitet

Företagsinställningar för Aktiviteter