Om indkøbsmodulet
Vis - Bestilling - Indkøb
I indkøbsmodulet oprettes indkøb, som kan udskrives og sendes til leverandører. De produkter, du sælger, kan indkøbes fra forskellige leverandører, og de kan indkøbes til individuelle priser og i forskellig valuta.
For at et produkt skal kunne købes ind fra en leverandør,
skal der oprettes en leverandørtilknytning fra produktet. Se i Hvordan knyttes en leverandør til en produkt? for at få mer information.
Sådan foregår indkøbsprocessen:
Indkøbene kan oprettes på forskellige
måder. Hvis du ved hvilken leverandør, du ønsker at indkøbe produkter
fra, kan du oprette indkøb til en leverandør. Måske ved du kun, at du
mangler en række produkter på lageret. Da kan det være nemmere at starte
Indkøbsguiden, som ved en række valg hjælper dig med at vælge de produkter,
du skal indkøbe. I andre tilfælde har man fået en salgsordre, og ønsker
at oprette indkøb på grundlag af en salgsordre.
Et indkøb viderebehandles ved at det først Overføres
til bestilt. I denne proces foretages en
udskrift af indkøbet, og indkøbet sendes til din leverandør.
Derefter registreres en eller flere varemodtagelser. Da bliver produkterne
tilgængelige på lager, og indkøbet skifter status til modtaget. Varemodtagelsen
kan registreres via det relevante ikon på værktøjslinjen i indkøbsmodulet,
eller via lagermodulet.
Efter registrering af hel eller delvis varemodtagelse, bogføres indkøbet
som en leverandørfaktura. Bogføring af delvist modtagne indkøb er kun
tilladt, hvis dette er valgt i Firmaindstillingerne. Derudover kan du
eventuelt også bogføre en told/speditionsfaktura. Ved eventuelle fejl/ændringer
kan du oprette en Kreditnota fra indkøbet.
Til slut overfører du indkøbet til status færdigbehandlet.
Indkøbene kan
udskrives på en række forskellige formularer, og sendes til printer, e-mail,
telefax, HTML, eller til visning på skærm. Hvis du har en PDF-printer
installeret, kan indkøbet også overføres til PDF-format som en fil. Alternativt
kan du lave en fil i RTF (Rich Text Format), som kan læses af de fleste
tekstbehandlingsprogrammer.
Status
Et indkøb udvikler sig igennem forskellige stadier, kaldt Status, afhængig af hvor i processen, den befinder sig. I rullelisten øverst til højre i skærmbilledet kan du se hvilken status, et indkøb befinder sig i, og du kan også bruge rullelisten til at filtrere indkøbene, som vises i vinduet.
Læs mere om hvordan rullelisten fungerer i Rullelisten Status.
Indkøbsguiden
Indkøsguiden hjælper dig med at angive udvalg for hvilke og hvilket antal produkter, du ønsker at bestille på et indkøb. Hvis der findes ubehandlede indkøb for leverandøren, får du her mulighed for at tilføje produkterne på et eksisterende indkøb. Læs mere i Indkøbsguiden.
Indkøbsreservationer
Et indkøb kan reserveres for en bestemt salgsordre. Du kan administrere disse indkøbsreservationer i lagermodulet.
Opret ordre fra indkøb
Nogle gange kan det være aktuelt at foretage indkøbet først, for derefter at oprette en salgsordre baseret på indkøbet.
Opret indkøb fra salgsordre
Du kan oprette et indkøb fra salgsordre, hvis du har aktiveret funktionen i firmaindstillingerne for produkt. Denne funktion benytter dele af indkøbsguiden, og også her kan du tilføje produktlinjerne på et eksisterende indkøb.
Opret indkøb fra produktkortet
I fanebladet Leverandør i produktbladet,
kan du, hvis produktet er knyttet til en leverandør, oprette et indkøb
ved at klikke på knappen Køb dette produkt.
Hvis der allerede eksisterer en ubehandlet indkøbsordre, kan du vælge
at tilføje indkøbet i den ordre. Hvis det ikke er ønskeligt, eller hvis
der ikke findes en eksisterende ordre, kan du oprette en ny indkøbsordre.
Integration med andre moduler:
Udover de funktioner, som er nævnt ovenfor, er indkøb integreret med andre moduler for at gøre arbejdsgangen bedst muligt tilpasset dine behov.
Indkøb er en naturlig del af lagermodulet. Derfor er flere indkøbsfunktioner tilgængelige også derfra. I lageret findes vinduet Indkøb, ikke modtaget, som giver en oversigt over bestilte varer, der ikke er modtaget. Derudover ligger vinduet Indkøbsreservationer i lagermodulet.
Du finder faneblade for indkøb i Kontaktopfølgning, på Kontaktperson og på Projekt. På denne måde bliver det nemmere at finde indkøb, som er relevante for den enkelte kontakt/person og det enkelte projekt, når du arbejder med akkurat disse.
Leverandørtilknytning af produkter med kobling til leverandørens produktinformation
I produktregisteret, fanebladet Leverandør, knytter du dine produkter til leverandører. Her finder du funktionalitet for at indtaste Leverandørens produktnummer og -navn til brug på indkøbet, valutainformation, indkøbspriser og så videre.
Du kan også kontrollere, at dine indkøb ikke registreres med antal, som ikke accepteres af leverandøren, for eksempel hvis leverandøren ikke godtager at opdele forpakninger.
Desuden kan du sammenkoble enheder, så du kan sælge produkterne i en anden enhed endleverandøren.
Læs mere i Hvordan knyttes en leverandør til en produkt?.
Indstillinger
I Brugerindstillingerne
for Indkøb bestemmer du, hvad du som bruger vil se i skærmbillederne.
Der kan du også foretage en del valg, som kan forenkle registreringsprocessen.
I Firmaindstillingerne styres brugsmåden for alle brugere. Du kan blandt andet bestemme, om det skal være tilladt at bogføre indkøb inden de er helt modtagne. Du kan også bestemme, om man skal kunne ændre/redigere på produktlinjerne når et indkøb har fået status Bestilt, og efter at det har fået status Modtaget.
Firmaindstillingerne for produkt indeholder enkelte indstillinger, som påvirker indkøbsmodulet, blandt andet kalkulation af pris baseret på indkøbspriser og kalkulation af kostpris.
Se også:
Opret indkøb til en leverandør
Opret indkøb på grundlag af en salgsordre
Opret en salgsordre baseret på indkøbet