Ved automatisk udbetaling skal du have en aftale med din bankforbindelse om elektronisk betaling. Betalingen overføres som en fil til banken, og du modtager en returfil, der benyttes til bogføring af betalingerne.
Etter du har sendt en udbetalingsfil til banken, vil du fra enkelte banker modtage en 1. gangs returfil. Filen er en bekræftelse fra banken på, at de har modtaget udbetalingsfilen, og hvis alt er i orden, vil posterne blive lagt i bankens forfaldsregister. Filen er ikke nødvendig at indlæse, men du kan gøre det, hvis du ønsker det. Ved indlæsning af filen, vil du få en rapport, og det bliver vist i beskedfeltet på posten i reskontroen, at den er indlæst.
Når banken har betalt posterne, du har sendt til udbetaling, vil du modtage en 2. gangs returfil. Filen indeholder en oversigt over hvilke poster, banken har betalt ved forfald. Ved indlæsning av 2. gangs returfil kan betalingene automatisk blive bogført i programmet. I indstillingerne for udbetalinger kan du også vælge, at de ikke skal bogføres automatisk, eller at de skal via bilagsregistreringen, så du selv overfører til finans.
Du kan bestemme hvilke leverandører, der skal betales, i fanekortet Indstillinger på leverandøren. Du kan også sende udbetalingsfiler for leverandører i udlandet, og i udenlandsk valuta.
Systemet kan kontrollere bankkontoer og OCR-nummer ved oprettelsen af udbetalingsfilen. Dette vælger du i indstillinger for udbetaling.
Tips! En indgående kreditnota kan
reducere beløbet, som sendes til udbetaling af en indgående faktura. Dette
forudsætter, at du matcher/kæder kreditnotaen mod fakturaen, før du genererer
udbetalingsfilen, samt at kreditnotaen er markeret med Skal
udbetales.
Se også:
Kom i gang med bankfiler/automatisk udbetaling