Aan de slag met het rapportenarchief

Verbinding met Mamut Online

Voordat u aan de slag kunt gaan met het Rapportenarchief, dient u een verbinding met Mamut Online tot stand te hebben gebracht, De synchronisatie tussen Mamut Business Software en het Rapportenarchief is gebaseerd op Mamut Online.

Meer informatie over het tot stand brengen van de verbinding met Mamut Online vindt u in Aan de slag met Mamut Online.

Beheer van documenten en rapporten

Elk rapport en documenten dat op Mamut Online is gepubliceerd, heeft een eigen documentenkaart in Mamut Business Software. Via de documentenkaart kunt u de titel wijzigen en notities toevoegen. Vanuit de documentenlijst in Mamut Business Software kunt u documenten op Mamut Online publiceren. Daarnaast kunt u deze lijst gebruiken om documenten en rapporten van Mamut Online te verwijderen.

Meer informatie over de documentenkaart en de documentenlijst vindt u in Documentenlijst.

De gepubliceerde rapporten en documenten mogen niet groter zijn dan 2Mb. Wanneer een document deze limiet overschrijdt, bijvoorbeeld vanwege grote afbeeldingen, dienen deze handmatig aangepast te worden voor deze kan worden gepubliceerd. Indien u de bestandsgrootte van een document wenst te controleren, vindt u het pad naar het bestand in het veld Map op de documentenkaart.

Meer informatie over het beheren van documenten en rapporten in Mamut Online vindt u in Lijst Rapportenarchief.

Zo publiceert u rapporten van Mamut Business Software naar Mamut Online:

Ga in Mamut Business Software naar Bestand - Afdrukken.
Selecteer het rapport dat u wenst te publiceren.
Selecteer Mamut Online uit de afrollijst Verzenden naar.
Klik Afdrukken.
Sommige rapporten vereisen meer gedetailleerde informatie of instellingen. Voer de gewenste gegevens in en bevestig deze.
Voer een Titel in welke in de lijst met rapporten wordt weergegeven.
Voer indien gewenst Notities in het betreffende veld in.
Indien u een voorbeeld van het rapport wenst te zien klikt u op Afdrukvoorbeeld.
Indien u de documentenkaart wenst te openen zodra het rapport is gepubliceerd, selecteert u de optie Open de documentenkaart nadat u op 'Publiceren' hebt geklikt.
Klik Publiceren.

Het rapport wordt direct gepubliceerd. Indien u de optie in stap 9 hebt geselecteerd, zal de documentenkaart van het rapport worden geopend. Hier vindt u de publicatiedatum, uw naam als Auteur en de status Gepubliceerd. De titel en de notities die u hebt ingevoerd zullen in de respectievelijke velden worden weergegeven.

Tip! Toets [F1] in het venster voor het publiceren van een rapport in Mamut Business Software om een gedetailleerde omschrijving van de functionaliteiten weer te geven.

Zo publiceert u documenten van Mamut Business Software naar Mamut Online:

U kunt niet alleen rapporten op Mamut Online publiceren, maar ook andere documenten die aan uw bedrijfsdatabase zijn gekoppeld. U vindt deze documenten in de documentenlijst.

Open de documentenlijst in Mamut Business Software via Beheer - Document - Documentenlijst.
Selecteer het document dat u wenst te publiceren.
Klik op de knop Naar Mamut Onlinedupliceren op de werkbalk.
U kunt de Titel wijzigen en een Notitie toevoegen welke de gebruikers in Mamut Online kunnen openen en lezen. De documentenkaarten voor gepubliceerde documenten bevatten specifieke informatie. Het Type is Gepubliceerd document, de Status is Gepubliceerd en de Gegevensmap is Online document. Elke documentenkaart dat deze informatie weergeeft verwijst naar een document dat op Mamut Online is gepubliceerd. Meer informatie vindt u in Eigenschappen voor de documentenkaart.
Klik OK.

Indien Mamut Business Software verbonden is met Mamut Online, zal het document direct worden gepubliceerd. De documentenlijst bevat het originele document en de duplicaat. De duplicaat heeft de status Gepubliceerd.

Zo verwijdert u een document of rapport van Mamut Online:

Let op! Wees voorzichtig met het verwijderen van een document of rapport. Er wordt geen kopie van de gepubliceerde rapporten opgeslagen in Mamut Business Software. Het is mogelijk dat een document dat gepubliceerd is op Mamut Online, niet langer identiek is aan het originele document in Mamut Business Software.

Open de documentenlijst in Mamut Business Software via Beheer - Document - Documentenlijst.
Selecteer het document of rapport dat u wenst te verwijderen van Mamut Online. Gepubliceerde documenten en rapporten hebben altijd de status Gepubliceerd en het type Gepubliceerd document.
Tip! Indien uw documentenlijst deze kolommen niet weergeeft, kunt u deze toevoegen via de gebruikersinstellingen, tabblad Documentenlijst.
Klik Verwijderen.
Er wordt een waarschuwing weergegeven. Klik OK.

Het document of rapport is nu verwijdert van Mamut Online. Het is niet langer online beschikbaar.

Tip! U kunt tevens een rapport of document direct via de documentenkaart verwijderen. Klik op Verwijderen en bevestig dat u het rapport of het document wenst te verwijderen.

Zo bewerkt u de notities of de titel van een gepubliceerd document of rapport:

Indien u de notities of de titel van een document of rapport welke op Mamut Online is gepubliceerd wenst te wijzigen, volgt u onderstaande stappen.

Open de documentenlijst in Mamut Business Software via Beheer - Document - Documentenlijst.
Selecteer het document of rapport waarvan u de titel of notities wenst te wijzigen.
Klik Bewerken om de documentenkaart te openen.
Voer de gewenste wijzigingen uit in de titel en/of notities in de respectievelijke velden.
Klik Opslaan.

De informatie wordt gesynchroniseerd en is zichtbaar voor de gebruikers in Mamut Online zodra de synchronisatie is voltooid.

Meer informatie:

Het Rapportenarchief

Lijst Rapportenarchief

Versie 11.1. De documentatie kan diensten en/of functionaliteiten vermelden die niet in uw licentie zijn inbegrepen. Neem contact met ons op indien u hierover meer informatie wenst.

© 2018 Visma Software B.V. Alle rechten/drukfouten voorbehouden. Mamut en het Mamut-logo zijn geregistreerde merken van Visma Software B.V. of haar dochterondernemingen. Alle overige merken zijn geregistreerde merken van de desbetreffende bedrijven.