Hieronder vindt u een beschrijving van de verschillende onderdelen van de jaarafsluiting en hoe u deze kunt uitvoeren.
Dit geldt met name wanneer het programma aangeeft dat de jaarafsluiting niet kan worden uitgevoerd omdat:
Volgende perioden moeten worden afgesloten
Indien niet alle perioden afgesloten zijn, dient u de jaarafsluiting te annuleren. Een belangrijke voorwaarde voor het kunnen uitvoeren van de jaarafsluiting is dat alle onderliggende boekingsperioden en btw-perioden afgesloten zijn. Dit geldt ook voor perioden waarin geen boekingen zijn gedaan en perioden die niet zijn gebruikt.
Een verplicht onderdeel bij het afsluiten van een periode is de btw-aangifte. Als er nog geen btw-aangifte is gedaan voor een periode, zal dit automatisch worden gedaan bij het sluiten van de periode.
Om een periode af te sluiten kiest u voor Beeld - Administratie - Periode afsluiten.
De inboeking bevat gegevens
Deze melding geeft aan dat er boekstukken in de inboekmodule zijn geboekt, maar nog niet zijn verwerkt naar het grootboek. Deze boekstukken dienen of naar het grootboek te worden verwerkt of te worden verwijderd. U kunt deze boekingen bekijken in het rapport Inboekingen, te vinden via het menu Beeld - Administratie - Rapporten.
Indien u bij het openen van het venster Inboeken geen boekstukken ziet, dient u eerst te controleren dat u het correcte boekjaar heeft gekozen. Is dit het geval, kunt u via de Gebruikersinstellingen (Ctrl+I), tabblad Functie de optie Toon boekingen voor alle gebruikers selecteren. U krijgt dan de boekstukken te zien die door andere gebruikers zijn ingevoerd, maar nog niet verwerkt zijn. Door de boekstukken te selecteren, kunt u deze verder bewerken, verwerken naar het grootboek of verwijderen.
Factuurjournaal moet worden afgedrukt
Het factuurjournaal kunt u afdrukken in de rapportmodule op het tabblad Journalen. Houd er rekening mee dat dit rapport rechtstreeks naar de printer moet worden afgedrukt en dat de afdruk moet worden goedgekeurd. Indien u kiest voor een afdrukvoorbeeld, zult u een melding krijgen dat de afdruk via de afdrukvoorbeeld als niet afgedrukt wordt beschouwd. Houd er tevens rekening mee dat u het correcte boekjaar kiest.
Journaal automatische transactie moet worden afgedrukt
Voor het afdrukken van het transactiejournaal selecteert u in de rapportmodule onder het tabblad Journalen het rapport Transactiejournaal (automatische overboeking). Dit rapport moet naar de printer worden afgedrukt om te worden goedgekeurd. Zorg ervoor dat u het correcte boekjaar selecteert.
Winst/Verlies moet worden verdeeld
Wanneer u de jaarafsluiting in Mamut Business Software uitvoert, zullen alle eindsaldi op de balansrekeningen in de openingsbalans voor het volgende jaar worden opgevoerd. Om ervoor te zorgen dat dit correct wordt gedaan is het noodzakelijk dat de resultaatrekeningen worden verwerkt tegen een balansrekening.
De volgende twee rapporten geven u meer informatie:
Winst en verlies 1 werkelijk, vorig boekjaar
Balans gedetailleerd
Wanneer u deze rapporten afdrukt is het van groot belang dat u het filter op het boekjaar en periode 1-13 instelt.
Verplicht voor het doorvoeren van de jaarafsluiting is dat de som van de activa gelijk zijn aan de som van de passiva.
Btw-rekening
De enige btw-rekening welke bij het afsluiten van een boekjaar een saldo mag bevatten, is rekening 1820 btw te betalen. Op deze manier wordt het nog met de fiscus af te rekenen bedrag in de openingsbalans voor het volgende boekjaar meegenomen. Alle overige btw-rekeningen dienen voor het huidige boekjaar een nulsaldo te bevatten.
Indien de btw-rekeningen geen nulsaldo hebben kan dit de volgende oorzaken hebben:
De laatste btw-periode (12) is niet afgesloten.
Eerdere btw-periodes zijn niet juist afgesloten, afgedrukt en goedgekeurd.
Er is een boekstuk ingevoerd in periode 13 welke een boeking op een btw-rekening bevat.
In de eerste 2 gevallen dient u via het menu Beeld - Administratie de optie Periode afsluiten te selecteren. Een omschrijving van wat u dient te doen in het derde geval vindt u hieronder.
Btw-boekingen in periode 13
Indien u een boekstuk heeft ingevoerd in periode 13 van het af te sluiten jaar en deze naar het grootboek heeft verwerkt, dient u deze boekingen handmatig voor de btw te verwerken. Deze boekingen zullen niet als onderdeel van de door het systeem gegenereerde btw-aangifte en de jaarafsluiting worden meegenomen. U zult deze post in de eerste btw-aangifte voor het volgende boekjaar moeten meenemen.
Om de btw-bedragen mee te kunnen nemen in de eerst volgende btw-aangifte zult u de saldi moeten overboeken naar het volgende boekjaar.
Om inzicht te krijgen in welke bedragen er nog weg geboekt moeten worden kunt u het rapport (Saldi-)balans uitdraaien voor het af te sluiten boekjaar.
Meer informatie: