Bestand - Importeren - Artikel
- Artikelgegevens
Voordat u artikelgegevens kunt importeren moet u de instellingen kiezen voor de importroutine. Begin met een Omschrijving van de import. Daarna kiest u de Leverancier waarvan u de artikelen importeert, wat u doet door op de zoek-knop te klikken rechts van het veld. Vul ook de bestandlocatie in voor de import van de artikellijst door op de zoek-knop bij Bestand te klikken.
Door op Kortingsgroepen te klikken en daarna op Nieuw kunt u verschillende kortingsgroepen aanmaken die de inkoopprijs van de geïmporteerde artikelen veranderen. Let op, de kortingbedragen zelf worden niet ingevoerd in het artikelregister na de voltooide import. Deze kortingsgroepen zijn slechts bedoeld voor het bijstellen van de prijs tijdens de import en om eventueel een code in te voegen vóór de artikelcode voor de artikelen met een korting. Het is ook mogelijk de inkoopprijzen te bewerken in het importbestand of in het venster Ingelezen artikelen.
Let op! Wanneer u een prijsbestand
importeert in een vreemde valuta, dan is het belangrijk dat u de juiste
valuta voor de leverancier invoert in de relatiekaart. De prijs in het
bestand dient in de valuta van de leverancier te zijn. Daarnaast dient
u eerst de valutakoers op te geven. Dit doet u via Beeld
- Instellingen - Administratie - Module-instellingen - Valuta.
Kies daarna de instellingen voor de verschillende tabbladen:
Algemeen
In het tabblad Algemeen geeft u o.a. aan hoe de basis voor de Inkoopprijs, Kosten en Brutowinst tijdens de import wordt berekend.
Basis voor inkoopprijs: Geef aan of de basis voor de inkoopprijs de ingelezen prijs van het importbestand of de ingelezen prijs minus de korting van de Kortingsgroepen is.
Basis voor kosten: Hier bepaalt u wat de basis is voor de kosten. U kunt ervoor kiezen de kosten niet te wijzigen, maar de kosten van het bestaande artikel op te halen. Of u kiest om de kosten als % van de inkoopprijs in te stellen of de kosten op nul in te stellen.
Basis voor brutowinst: Hier kiest u wat de basis van de brutowinst is. U kunt kiezen voor een vaste brutowinst als % van de kostprijs, de bestaande brutowinst te behouden of een brutowinst als % in te stellen, dat de brutowinst de verkoopprijs onveranderd laat, of dat u de regel in prijsberekening gebruikt. Als u de verkoopprijs importeert, dan zal u de brutowinst niet kunnen veranderen.
Let op! De Verkoopprijs
is altijd = Inkoopprijs + Kosten + Brutowinst.
Maak een nieuwe prijsregel aan voor elke import waarvoor de prijzen zijn gewijzigd: Door deze functie aan te vinken, krijgt u een prijsregel in de artikelkaart per prijswijziging en zo kunt u de prijshistorie voor het artikel bijhouden.
Informatie over bestaande artikelen bijwerken: U kunt kiezen welke informatie van bestaande artikelen u wilt bijwerken. U kunt alle informatie bijwerken, alle informatie behalve de artikelnaam bijwerken, alleen de prijzen of leveranciersprijzen bijwerken.
Artikelcode optellen met: Hier kunt u een combinatie van tekens aangeven die voor de artikelcode geplaatst worden. Bijvoorbeeld: Twee artikelcodes 4444 en 666677. Schrijft u bijvoorbeeld R5T in het veld Artikelcode optellen met wordt deze tekst voor alle artikelcodes geplaatst. Bijvoorbeeld R5T4444 en R5T666677.
Achtervoegsel artikelcode aan leveranciersnummer toevoegen: Hier kunt u aangeven of ook de artikelcode van de leverancier een extra artikelcode krijgt als achtervoegsel. Als u deze instelling gebruikt samen met Artikelcode optellen met (hierboven), wordt bij het importeren het Artikelcode optellen met + artikelcode in het bestand vergeleken met het Productnummer leverancier in het programma.
Regels voor nieuwe artikelen
Brutowinst als % van kostprijs voor nieuwe artikelen: Hier kiest u welk percentage van de kostprijs de brutowinst zal vormen voor de nieuwe artikelen.
Artikelgroep en Subgroep: Hier kiest u tot welke Artikelgroep en Subgroep de geïmporteerde artikelen behoren. De instellingen gelden alleen voor artikelen in het importbestand wanneer u geen andere artikelgroepen/subgroepen heeft gedefinieerd.
Dezelfde artikelcode als leverancier: Door deze functie aan te vinken, zult u de artikelcode van de leverancier importeren. Als u niet voor deze functie kiest, dan zullen de artikelen die u importeert codes krijgen uit de nummerreeks van de artikelcodes.
Behoort tot gedefinieerde artikelcode kortingsgroep: De informatie in de kolom waar de kortingsgroep staat, zal voor de huidige artikelcode verschijnen. Bijv.: De artikelcode is 100. De kortingsgroep ligt in kolom 7. In kolom 7 en op artikelcode 100 staat xx. De nieuwe artikelcode is dan xx100.
Nieuwe artikelen moeten worden gemarkeerd met 'Voorraad bijwerken': Door deze functie aan te vinken zullen nieuw geïmporteerde artikelen automatisch geselecteerd worden voor Voorraad bijwerken in het tabblad Voorraad in het artikelregister.
Bestand importeren
Bestandstype: Hier kiest u welk bestandstype u wilt importeren.
Scheiding: Wanneer de velden in het bestand gescheiden worden door scheidingstekens, dan geeft u dat hier aan. Bijvoorbeeld "Schroeven, 200". Hier kost het artikel Schroeven, 200 Euro. De twee velden zijn gescheiden door een komma, met andere woorden een komma-gescheiden bestand. Wanneer de velden met een tab zijn gescheiden, geeft u dat in het volgende veld hieronder aan.
Tab: Vinkt u aan als het bestand is gescheiden met tabs.
MS-DOS-bestand: Vinkt u aan als het bestand dat u wilt importeren in DOS-formaat is.
Niet inclusief artikelcode = 0: Artikelen die geen artikelcode hebben in het bestand, zullen niet geïmporteerd worden indien u dit heeft aangevinkt.
Ongewenste tekens verwijderen: Het importbestand kan tekens bevatten die u niet wilt importeren. Het meest voorkomende voorbeeld hiervan is het teken ”. Vaak kan een artikelcode in een bestand op de volgende manier zijn aangegeven ”xxxxxx”. Door ” in het veld aan te geven, wordt het teken verwijderd tijdens het importeren.
Aantal startregels genegeerd: Als u regels bovenin de lijst heeft die u niet wilt importeren, kunt u het aantal regels selecteren en verwijderen.
Bestandstructuur
Hier geeft u de plaatsing van de kolommen aan voor de verschillende kolommen van het importbestand. U geeft kolommen aan voor Artikelcode, Artikelomschrijving, Inkoopprijs (Netto), Kortingsgroep, Verkoopprijs (Netto), Artikelgroep en EAN/code.
De plaatsing van de kolommen geeft u aan bij de import van formaten die nummering bevatten (bijv. een import van een Excelbestand). Het is dan niet mogelijk iets in te voeren in de kolommen 'Van' en 'Tot'. In sommige gevallen (bijv. bij ASCII, vaste kolombreedte) is het kolomnummer afgesloten voor registratie. In dat geval geeft u de plaatsing van de beginkolom 'Van' en de eindkolom 'Tot' aan.
Meer informatie: