Beeld
- Order/Factuur - Abonnementsfacturering
Mamut Enterprise Abonnementsfacturering is een middel om klanten volgens vaste afspraken en/of abonnementen te factureren. Deze oplossing zit inbegrepen in Mamut Enterprise E5.
Indien u regelmatig dezelfde klanten voor dezelfde producten en/of diensten factureert, kunt u dit eenvoudig in één handeling doen, ook voor toekomstige perioden. De inkomsten worden dan automatisch met de juiste data in de juiste periode geboekt.
U kunt overeenkomsten met daaraan de betreffende klanten gekoppeld in een eigen abonnementsregister aanmaken. Het abonnement kan opgemaakt worden met artikelen en diensten met vastgestelde prijzen en kortingen, en instellingen over hoe het abonnement in het systeem verwerkt zal worden, kunnen worden gedefinieerd; o.a. de frequentie voor wanneer en hoe vaak verkooporders aangemaakt zullen worden.
Met de module heeft u op een overzichtelijke manier de volledige controle over welke klanten voor welke abonnementen/overeenkomsten moeten worden gefactureerd en hoe vaak.
Let op! Voor het activeren van de
module Abonnementsfacturering dient
u te kiezen voor Het bedrijf maakt gebruik
van abonnementsfacturering door naar Beeld
- Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen - Offerte/Order/Factuur
te gaan en te kiezen voor het tabblad Algemeen.
Vervolgens moet u zich afmelden en het programma opnieuw starten om met
de module te kunnen werken.
Let op! Deze functionaliteit is alleen
toegankelijk als additioneel product in enkele programmaversies. Neem
contact op met uw softwareleverancier om te onderzoeken of de functie
beschikbaar is in uw programmaversie.
Abonnementsregister
De module bestaat uit een Abonnementsregister, waarin u diverse soorten abonnementen/overeenkomsten aanmaakt waarvoor uw klanten zich kunnen inschrijven. Het abonnement kan worden ingesteld met artikelen en diensten met speciale prijzen en kortingen en u kunt de instellingen selecteren voor de manier waarop het systeem met het abonnement moet omgaan.
Het abonnement krijgt een frequentie die bepaalt wanneer/hoe vaak een order, op basis van de daaraan gekoppelde klantabonnementen, wordt aangemaakt. Ook kunt u bestaande abonnementen in het register bewerken en abonnementen indien nodig de status 'gestopt' geven. Als een abonnement non-actief wordt gemaakt, worden de daaraan gekoppelde klantabonnementen niet meer weergegeven in het klantabonnementenregister en worden er geen orders meer aangemaakt die zijn gebaseerd op deze klantabonnementen.
Klantabonnementen
Een Klantabonnement is een overeenkomst/abonnement met iedere individuele klant. Deze wordt gekoppeld aan het abonnementsregister. Alle klanten die gefactureerd dienen te worden op basis van een klantabonnement, moeten aan het abonnement worden gekoppeld met behulp van het klantabonnementenregister.
Het Klantabonnementsregister laat zien aan welke abonnementen klanten zijn gekoppeld. Vanaf dit venster kunt u klanten koppelen aan abonnementen en kunt u bestaande klantabonnementen bewerken. Ook kunt u een einddatum voor een abonnement instellen/wijzigen, het abonnement van een klant pauzeren of volledig beëindigen. U kunt een begin- en desgewenst een einddatum instellen voor ieder afzonderlijk klantabonnement en u kunt de frequentie aangeven die bepaalt hoe vaak/wanneer het klantabonnement kan worden 'verwerkt', waarbij dan een verkooporder wordt aangemaakt op basis waarvan u kunt factureren. U kunt een klantabonnement beëindigen door de status ervan te wijzigen in 'Gestopt' of u kunt het 'pauzeren' als de klant bijv. even geen leveringen/facturen wil ontvangen. Onderbroken/gepauzeerde of gestopte klantabonnementen kunnen altijd weer gereactiveerd worden indien gewenst.
Verkooporders aanmaken en vervolgens factureren vanuit de order-/factuurmodule
U kunt kiezen welke abonnementen en klanten de basis moeten vormen voor het aanmaken van verkopen in de functiespecifieke wizard voor het aanmaken van verkooporders voor actieve klantabonnementen. In uw selectie kunt u ook aangeven tot welk punt in de toekomst er orders moeten worden aangemaakt. Als u uw selectie hebt ingevoerd, krijgt u een lijst met alle klantabonnementen die worden meegenomen in de orderverwerking. U kunt nu alle eventuele klantabonnementen die u deze keer niet wilt meenemen uit de lijst verwijderen. Deze verwijderde abonnementen worden bij de volgende verwerking opnieuw meegenomen. U kunt de selectiedatum ook in het verleden plaatsen als u eerst verkooporders wilt aanmaken voor klantabonnementen die al eerder hadden moeten worden uitgevoerd. Hierna kunt u een andere verwerking starten op basis van een nieuwe datum.
Frequentie
Elk abonnement kan worden gekoppeld aan een frequentie die bepaalt wanneer/hoe vaak het abonnement kan worden 'verwerkt', d.w.z. hoe vaak ieder klantabonnement de basis kan vormen voor het aanmaken van een verkooporder. De frequentie wordt geregeld in het Standaardregister, dat u kunt openen door te klikken op de knop Frequentieregister in de werkbalk bovenaan in het venster Abonnementsregister of door naar Beeld- Instellingen - Bedrijf - Standaardregister te gaan. U kunt nieuwe frequenties aanmaken voor respectievelijk een vaste datum in iedere maand of om de zoveel dagen.
Rapport
U kunt het rapport Toekomstige factuurabonnementen afdrukken, met daarin de orders die u in de toekomst kunt aanmaken en factureren op basis van de bestaande, actieve klantabonnementen.
Meer informatie:
Aan de slag met abonnementsfacturering
Wizard voor aanmaken van orders op basis van klantabonnement