Vis - E-post - Kontaktutvalg
Du kan sende personlige e-postmeldinger til kontaktene dine ved å bruke utskriftsfletting i Microsoft Word. Hver melding vil inneholde den samme informasjonen, men ved å sette inn flettefelter kan du henvende deg til hver kontakt med navn, og dermed gjøre meldingene personlige. Kontaktinformasjonen hentes fra kontaktregisteret ditt i Mamut Business Software. Hvilke kontakter du ønsker å sende meldingen til, angir du ved å sette et utvalg i veiviseren. Med utskriftsfletting blir e-postmeldingen sendt som en separat melding til hver mottaker, i stedet for som e-post til en gruppe eller ved å skjule alle mottakerne ved hjelp av blindkopi.
Før du kjører veiviseren, må du opprette dokumentmalen som skal inneholde teksten og grafikken som skal stå i hver e-postmelding, f.eks. din firmalogo og teksten kunden skal se. Du kan lese mer om hvordan du oppretter en ny dokumentmal her.
Slik oppretter du en masseutsendelse
Velg Vis - E-post - Kontaktutvalg.
Angi om du ønsker å bruke et enkelt eller avansert utvalg for å filtrere hvilke kontakter e-posten skal sendes til. Klikk deretter Neste.
Sett utvalget du ønsker, og klikk Neste.
Les mer om kontaktutvalg her.
Velg Opprett en avansert masseutsendelse via Word mot utvalget som er satt for å bruke flettedokument, og klikk Neste.
Klikk Fullfør.
Angi en overskrift for dokumentet. Overskriften vil vises som emne på e-posten. Du kan også angi annen informasjon om dokumentet ved hjelp av nedtrekkslistene.
Velg den dokumentmalen som inneholder informasjonen du ønsker å bruke fra nedtrekkslista Dokumentmal.
Klikk Opprette/flette for å opprette dokumentet.
I Microsoft Word åpnes dokumentet med fokus i fanekortet
(menylinjen) Masseutsendelser.
Merk! Dersom du klikker OK
i vinduet Flette til e-post, vil
e-posten sendes umiddelbart. Klikk Avbryt
for å redigere eller vise dokumentet før utsendelse.
Du har nå mulighet til å vise dokumentet med dine kontakters informasjon. Til høyre i vinduet finner du en veiviser for utskriftsfletting. På trinn 5 av denne veiviseren (det trinnet som automatisk åpnes med dokumentet), kan du bruke pilknappene øverst til å vise dokumentet med hver kontakts informasjon i flettefeltene.
Klikk Fullfør og slå sammen - Send e-postmeldinger på menylinjen når du er klar til å sende ut e-postmeldingene.
Klikk OK for å sende ut e-postene.
De personlige e-postmeldingene er nå sendt
ut til dine kontakter.
Merk! Du kan bruke dokumentmalen Masseutsendelse.dot
i trinn 7 som et forslag på hvordan din masseutsendelse kan se ut. Vær
oppmerksom på at denne malen kan bli overskrevet ved senere oppdateringer
av programmet. Du bør derfor lagre din egen mal med et annet filnavn.
Se også:
Opprette en ny dokumentmal
Veiviser for kontaktutvalg