Den mest sentrale inndelingen av kontaktene er forhåndsdefinert i programmet og gjøres på kontaktkortet i avmerkingsboksene for kunde, leverandør, partner og privat. Dersom en kontakt opptrer for eksempel som både kunde og leverandør, merker du av for begge. Dermed kan du redigere kontaktinformasjonen som gjelder for kontakten både når kontakten er din leverandør og når den er din kunde.
.Ved hjelp av Grupper
kan du foreta en klassifisering som gjør det enklere å filtrere kontaktene
senere. Her kan du bruke hvilke grupper du vil for å kategorisere kontaktene
enda bedre, slik at du senere kan filtrere ut kontaktene du ønsker å sende
skreddersydd materiale. Du kan velge ut kontakter plassert i enkeltgrupper
ved hjelp av funksjonen Utvalg
som du finner i verktøylinjen øverst i kontaktkortet og i Rapportmodulen.
Status, Bransje og Kategori deler inn kontaktene for rapport, søk og utvalgsformål. Felles for disse er at de er standardregistre. Du kan selv opprette nye ved å høyreklikke i nedtrekkslisten og velge Endre i standardregister.
.I kontaktkortet kan du knytte kontakter
til et hovedkontor ved å klikke på søkeknappen ut for hovedkontor. For
å kunne knytte en kontakt til et hovedkontor må kontakten som er hovedkontor,
være merket av som dette. Det kan være hensiktsmessig å benytte funksjonaliteten
for hovedkontor dersom du ønsker at varelevering og fakturering skal skje
til forskjellige kunder.
.Gjennom
Egendefinerte felt kan du klassifisere kontaktene dine etter
eget ønske. Du kan dele kontaktene dine inn i grupper som du selv
har definert. For å opprette nye grupper i nedtrekkslisten, går du til
Innstillinger - Firma - Standardregister
hvor du velger Egendefinerte felt.
Vedlikehold av registeret
Mange finner nye måter å dele inn kontaktene på etter hvert som de har arbeidet en stund med sitt kontaktregister, eller fått nye behov. Veiviseren for å endre verdier på et utvalg kontakter (se nedenfor) er ideell for å oppdatere og vedlikeholde kontaktregistre. Du kan endre verdiene for et utvalg kontakter samtidig. Eksempelvis kan du ta bort eller legge til gruppefelt og egendefinerte felt, endre felles verdier (som Vår referanse eller Bransje), eller endre innstillinger for kunder og leverandører, som betalingsvilkår, leveringsvilkår, valuta og språk.
Gjennom veiviseren for kontaktutvalg kan du sette opp og lagre faste utvalg av kontakter. Disse kan du bruke igjen senere, til ulike handlinger, som for eksempel å opprette aktiviteter eller dokumenter til kontaktene, eller sende e-post. På denne måten kan du spare mye tid.
.Med Mamut
Enterprise Telefonkatalogen Bedrift er det i kontakt- og kontaktpersonkortet
mulig å gjøre oppslag på navn, adresse eller telefonnummer i en integrert
online kontaktdatabase. Det betyr at du kan søke og hente inn oppdatert
kontaktinformasjon på dine kontakter. Ved å klikke på knappen Oppdatere
kontaktinformasjon vil det gjøres søk på allerede registrert informasjon,
og du vil få listet opp potensielle kontakter med match på ett eller flere
punkter. Du kan deretter velge å oppdatere alle eller utvalgte felter
på kontaktkortet.
Merk! Oppdatere kontaktinformasjon
er tilgjengelig kun som tilleggsprodukt i enkelte programversjoner.
Integrasjon med Microsoft
Ved hjelp av integrasjon med Microsoft Outlook kan du holde kontaktregisteret ditt oppdatert i både Outlook og programmet. Du kan knytte kontaktens e-postadresser i Outlook til kontakter og kontaktpersoner i programmet, og du kan sørge for at kontakter du oppretter blir synkronisert begge "veier".
Inaktiv
Du kan ikke slette en kontakt som er aktiv andre steder i programmet. Ønsker du at kontakten ikke skal være tilgjengelig lenger, kan du markere kontakten som inaktiv. Velg i så fall Ja i nedtrekkslisten Inaktiv i fanekortet Annen info.
Ingen utsendelser
Enkelte kontakter ønsker ikke å motta masseutsendelser som for eksempel tilbudsinformasjon på e-post. I fanekortet Annen info kan du merke av for Ingen utsendelser.Når du oppretter masseutsendelser, har du da muligheten til bruke avansert utvalg til å ekskludere disse kontaktene.
Se også:
Endre verdier på et utvalg kontakter
Om leverings- og betalingsbetingelser
Vis kart og reiserute til kontakten
Hente og vedlikeholde kontaktinformasjon fra Telefonkatalogen Bedrift