För små företag är obetalda kundfordringar ett stort problem. Det är därför viktigt att ta fram och implementera en rutin för skuldindrivning som säkerställer företagets vinstmarginaler och likviditet. Nedan följer tips om vad en sådan rutin kan innehålla.
Rutin för fakturering
Kunden beställer varan/tjänsten
Varan/tjänsten levereras/utförs enligt överenskommelse.
Leverantören skickar en faktura som innehåller pris, betalningsinformation (kontonummer, etc.), betalningsvillkor (när fakturan måste vara betalad - oftast en månad från dagens datum), leveransvillkor, dröjsmålsränta med mera.
I programmet kan du anpassa inställningarna för en grupp kontakter, vilket kan vara praktiskt om du till exempel vill använda samma betalningsvillkor för alla kunder i en särskild grupp. Dessa inställningar gör du genom att välja Visa - Kontakt - Ändra värden på ett urval kontakter. Följ anvisningarna i guiden för att registrera ändringarna.
Genom att först välja Visa - Försäljning/Order/Fakturering - Orderregistrering kan du under fliken Text skriva ytterligare information som du vill ska visas på dina utskrifter. Du kan antingen skriva in texten direkt i textfälten eller välja bland olika texttyper i rullgardinsmenyn. Det är möjligt att ha flera olika texter som visas på olika rapporter.
För att få mer information om en kunds betalningshistorik kan du i programmet välja Visa - Kontakt - Kontaktuppföljning och på kontaktkortet klicka på knappen Kontaktstatus (snabbtangent F3). Fönstret visar bland annat kundens Genomsnittliga betalningstid i dagar, vilket kan ge dig en indikation när fordringen kommer att betalas.
Rutin för betalningspåminnelse:
Om betalning inte har skett när fristen löpt ut bör du skicka en betalningspåminnelse. Anledningen till att du bör skicka betalningspåminnelser är för att försäkra dig om att den ursprungliga fakturan inte har kommit bort i posten eller att betalningen inte har skickats till fel konto eller post-/bankgiro.
Vanligast är att efter cirka en vecka skicka ut en påminnelse som upplyser kunden (på ett sakligt sätt) om att betalningen inte har inkommit. På påminnelsen bör du upplysa kunden om att betalning ska ske omgående - om du tillåter tid för normal postgång innebär detta i praktiken att betalningen bör ske två till tre dagar efter att kunden har mottagit påminnelsen.
Om kunden inte betalar efter att ha mottagit den första påminnelsen kan det vara en god idé att skicka ytterligare en påminnelse. Denna kan innehålla exakt samma information som den första påminnelsen med tillägget att om betalning inte företas omgående kommer ärendet att gå vidare till inkasso vilket kommer att innebära att inkassokostnaden läggs till på den ursprungliga skulden. Den andra betalningspåminnelsen bör också klargöra att den dröjsmålsränta som den första fakturan specificerar kommer att göras gällande.
Obs! Inställningarna för fasta texter
på betalningspåminnelser hittar du under Visa
- Inställningar - Redovisning - Reskontra. Om ärendet skulle gå
vidare till inkasso eller Kronofogden är det viktigt att du har sparat
kopior på alla fakturor, påminnelser eller e-postmeddelanden som du har
skickat och mottagit i ärendet.
I programmet kan du skapa betalningspåminnelser genom att välja Visa - Redovisning - Påminnelse. Följ guidens anvisningar för att skapa en eller flera betalningspåminnelser.
Du kan få översikt över dina kunders utestående betalningar genom att välja Visa - Redovisning - Kundreskontra och klicka på knappen Åldersfördelning.
Inkasso
Om kunden inte har betalat efter att ha mottagit både betalningspåminnelser och inkassokrav kan du skicka fordringen till ett inkassoföretag. Inkassoföretaget tar över indrivningen av skulden och sköter därmed all nödvändig kommunikation med kunden. Det är också upp till inkassoföretaget att avgöra när Kronofogden ska kopplas in för att få ärendet fastställt samt ansöka om ett betalningsföreläggande. Mer information om inkasso hittar du på Datainspektionens hemsida här (extern länk). Där hittar du även Inkassolagen (SFS 1974:182).
I programmet överförs kundfordringar till inkasso när du skapar en inkassofil i reskontramodulen. Välj Visa - Redovisning - Kundreskontra - Inkasso och klicka på knappen Inkasso till vänster för att starta guiden. Filen som skapas innehåller information om de utestående kundfordringar som inkassoföretaget kräver in. För att kunna skicka en fordring till inkasso måste du ha skrivit ut ett inkassokrav som har förfallit till betalning på den aktuella fordringen.
Tips! I rapportmodulen kan du under
knappen Reskontra skriva ut rapporter
om dina fordringar med en mängd olika fokus.
Factoring
Ett alternativ till att själv ansvara för fakturauppföljningen är att sälja sina fordringar till ett factoringföretag som i sin tur driver fordringen för egen räkning. All fakturauppföljning sköts därmed av factoringföretaget, vilket innebär att du både sparar tid samt är garanterad stadiga intäkter.
I programmet överförs kundfordringar genom att i reskontramodulen generera en fil med information om dina utestående fordringar. Filen skickar du med e-post, diskett eller laddar upp på ditt factoringsföretags hemsida. De importerar sedan filen till sitt system för vidare hantering och uppföljning.
Det finns stöd för ett flertal anpassade factoringformat i programmet i tillägg till det generella formatet Detaljerat (XML).
Obs! För att kunna använda dig av factoring
måste du ha skrivit ett avtal med ett factoringföretag och göra inställningar
för factoring i ditt program.
Se även: