Funktionen - Buchhaltung -
Belegerfassung
Die Möglichkeiten, einen Beleg nach der Übertragung ins Hauptbuch weiter zu bearbeiten, sind jedoch begrenzt. Sie sollten aus diesem Grunde möglichst immer vor der Übertragung eines Beleges ins Hauptbuch sicherstellen, dass alle Angaben korrekt sind.
Wen Sie in einem Beleg, der bereits in das Hauptbuch übertragen ist, einen Fehler feststellen, müssen Sie einen Stornobeleg, d.h. einen Korrekturbeleg, erstellen. Dieser ist gleich dem Originalbeleg, aber mit umgekehrten Vorzeichen.
Belege, die noch nicht ins Hauptbuch übertragen sind, lassen sich problemlos löschen. Es sind jedoch auch hier einige Besonderheiten zu beachten, die weiter unten in diesem Kapitel näher erläutert werden.
Für abgeschlossene Perioden können keine Belege mehr erstellt werden.
So löschen Sie einen noch nicht ins Hauptbuch übertragenen Beleg
Belege, die noch nicht ins Hauptbuch übertragen sind, lassen sich löschen.
Wenn Sie mehrere Belege der gleichen Belegart gemeinsam erfassen und darin Löschungen vornehmen möchten, sollten Sie immer den jeweils letzten Beleg zuerst löschen. Auf diese Weise werden die Belege mit einer fortlaufenden Nummerierung ins Hauptbuch übertragen. Anderenfalls müssen Sie selbst für das Dokumentieren von Grund, Zeitpunkt und Verantwortlichem für die jeweilige Löschung Sorge tragen.
Hinweis: Wenn Sie einen Beleg löschen, wird der als Nächstes erstellte Beleg die Belegnummer des gelöschten Belegs erhalten. So werden Lücken im Belegnummernkreis vermieden.
Öffnen Sie den Beleg, der gelöscht werden soll.
Klicken Sie auf das Symbol Löschen in der Symbolleiste, um einen Beleg oder eine Belegzeile zu löschen.
Sie erhalten nun eine Hinweismeldung: Wählen Sie, ob Sie den gesamten Beleg oder nur die eine markierte Belegzeile löschen wollen. Um die Zeile zu löschen, müssen Sie sichergehen, dass der Beleg danach ausgeglichen ist bzw. durch Eingabe einer neuen Belegzeile ausgeglichen wird.
Der Beleg bzw. die Belegzeile wird nun gelöscht.
Hinweis! Löschen von Belegzeilen: Sie können die Belegerfassung erst schließen, wenn der Belegsaldo wieder ausgeglichen ist. Löschen Sie also je nach Bedarf den gesamten Beleg oder erstellen Sie mithilfe von Eintragszeile einfügen einen neue, ausgleichende Belegzeile.
So erstellen Sie einen Stornobeleg für einen bereits ins Hauptbuch übertragenen Beleg
Erstellen Sie einen neuen Beleg, wählen Sie die Belegart und geben Sie das Datum und die Periode an.
Wählen Sie Journal anzeigen in der Auswahlliste.
Wählen Sie Hauptbuch in der Auswahlliste unten rechts.
Suchen Sie den Beleg, der storniert werden soll. Wenn
Ihnen die Belegnummer bekannt ist, können Sie den Beleg über diese suchen.
Markieren Sie den Beleg und klicken Sie auf Gehe zu. Danach klicken Sie auf Schließen. Der Beleg wird nun unten im Hauptfenster angezeigt.
Klicken Sie auf Löschen.
Das Symbol finden Sie in der Symbolleiste oberhalb des Belegs. Bestätigen
Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja. Das Programm wird dann einen neuen Beleg
mit umgekehrten Vorzeichen erstellen.
Wenn Sie keinen Stornobeleg wünschen, können Sie den originalen Fakturabeleg
auch ganz löschen, indem Sie in der obersten Symbolleiste im Fenster auf
Löschen klicken.
Sie können dann, wenn gewünscht, später noch einen Stornobeleg erstellen.
Klicken Sie auf Bücher
aktualisieren, um den Beleg
ins Hauptbuch zu übertragen.
Der ursprüngliche Beleg und der neue Beleg
ergeben zusammen die Summe Null.
So fügen Sie eine Eintragszeile bei einem Beleg ein
Öffnen Sie den Beleg, in dem die Eintragszeile fehlt.
Markieren Sie eine Belegzeile.
Klicken Sie auf Eintragszeile
einfügen.
Fügen Sie die fehlenden Angaben ein.
Die Eintragszeile ist nun eingefügt.
So ändern Sie die Periode eines Belegs
Öffnen Sie den betreffenden Beleg
Markieren Sie eine der Belegzeilen.
Ändern Sie die Periode in der Auswahlliste Periode.
Die Periode ist nun geändert.
Belegdatum: Auf die gleiche Weise können Sie auch das Datum ändern. Alle Belegzeilen werden dem neuen Datum bzw. der neuen Periode angepasst.
Stornobeleg im Hauptbuch
Sie können auch im Hauptbuch einen Stornobeleg erstellen, sofern die betreffende Periode noch nicht abgeschlossen ist.
Ist dies nicht möglich, können Sie in der Belegerfassung manuell einen Stornobeleg in einer noch nicht geschlossenen Periode erstellen.
Hinweis: Es ist möglich, automatische Stornobelege für Eröffnungsbilanz-Belege zu erstellen.
So erstellen Sie einen Stornobeleg im Hauptbuch bei offenen Perioden
Wählen Sie Funktionen - Buchhaltung - Hauptbuch - Journal.
Markieren Sie den betreffenden Beleg.
Klicken Sie auf Löschen und wählen Sie, ob der Beleg im Hauptbuch
oder in der Belegerfassung storniert werden soll.
Der Fakturabeleg wird nicht gelöscht, sondern durch den neuen Stornobeleg
reversiert (s.u.).
Stornierung
im Hauptbuch: Es wird ein neuer Beleg erstellt, über den der Originalbeleg
genullt wird. Gleichzeitig wird ein Verweis auf den Originalbeleg eingefügt.
Das Buchungsjournal wird gedruckt.
ODER
Stornierung
in der Belegerfassung: Es wird ein neuer Beleg in der Belegerfassung
geöffnet, über den der Originalbeleg genullt wird. In der Beschreibung
des neuen Belegs wird ein Verweis auf den Originalbeleg gesetzt. Der Beleg
kann weiterbearbeitet werden, bevor er wie gewohnt ins Hauptbuch übertragen
wird.
Siehe auch: