Organisation und Pflege von Kontakten

Die wichtigste Einteilung der Kontakte ist im Programm vordefiniert und wird in der Kontaktkarte über Ankreuzen der Kästchen für Kunde, Lieferant, Partner und Privat vorgenommen. Wenn ein Kontakt zum Beispiel sowohl als Kunde als auch als Lieferant in Erscheinung tritt, kreuzen Sie beides an. Somit können Sie die den Kontakt betreffenden Informationen bearbeiten, sowohl, wenn er als Lieferant auftritt, als auch, wenn er als Kunde auftritt.

Mithilfe von Gruppen können Sie eine Klassifizierung vornehmen, die es einfacher macht die Kontakte später zu filtern. Hier können Sie beliebige Gruppen verwenden, um die Kontakte noch besser zu kategorisieren. So können Sie später die Kontakte herausfiltern, denen Sie maßgeschneidertes Material zusenden möchten. Sie können Einzelgruppen zugeordnete Kontakte mithilfe der Filtereinstellungen auswählen, die Sie in der Symbolleiste ganz oben in der Kontaktkarte und im Berichtsmodul finden.

Status, Sparte und Kategorie teilen die Kontakte zu Berichts-, Such- und Filterzwecken ein. Ihnen gemeinsam ist, dass es sich bei Ihnen um Standardwerte-Register handelt. Sie können selbst neue erstellen, indem Sie mit der rechten Maustaste in die Auswahlliste klicken und auf Im Standardwerte-Register ändern gehen.

In der Kontaktkarte können Sie Kontakte mit einem Hauptsitz verknüpfen, indem Sie auf die Suchschaltfläche rechts von Hauptsitz klicken. Um einen Kontakt mit einem Hauptsitz verknüpfen zu können, muss der Kontakt, der Hauptsitz ist, als solcher gekennzeichnet sein. Es kann sinnvoll sein, die Funktionalität für Hauptsitz zu nutzen, wenn die Warenlieferungen und die Rechnungen jeweils an verschiedene Kunden gehen sollen.

Über Benutzerdefinierte Felder können Sie Ihre Kontakte nach eigenen Wünschen klassifizieren. Sie können Ihre Kontakte in Gruppen einteilen, die Sie selbst definiert haben. Um neue Gruppen in der Auswahlliste zu erstellen, gehen Sie zu Einstellungen - Firma - Standardwerte-Register und dort auf Benutzerdef. Felder.

Pflege des Registers

Viele Anwender finden mit der Zeit neue Arten der Einteilung von Kontakten, nachdem Sie eine Zeit lang mit ihrem Kontaktregister gearbeitet oder neue Bedürfnisse entwickelt haben.

Der Assistent für die Änderung einer Kontaktauswahl (aufzurufen über Werte für eine Kontaktauswahl ändern)  ist ideal zur Aktualisierung und Pflege des Kontaktregisters geeignet. Sie können Werte für mehrere Kontakte gleichzeitig ändern. Beispielsweise können Sie Gruppenfelder und benutzerdefinierte Felder entfernen oder hinzufügen, gemeinsame Werte (wie Unsere Ref. oder Sparte) oder Einstellungen für Kunden und Lieferanten ändern.

Über Werte für eine Kontaktauswahl ändern können Sie zudem eine feste Auswahl an Kontakten erstellen und speichern. Diese können Sie dann später für verschiedene Anlässe nutzen, z.B. zum Erstellen von Aktivitäten oder Dokumenten oder zum Verschicken von E-Mails. Auf diese Weise können Sie viel Zeit einsparen.

Integration mit Microsoft® Outlook®

Mithilfe der Outlook-Integration können Sie Ihr Kontaktregister sowohl in Outlook als auch im Programm stets auf dem aktuellen Stand halten. Sie können die E-Mail-Adressen der Kontakte aus Outlook mit Kontakten und Kontaktpersonen im Programm verknüpfen und dafür sorgen, dass neu eingerichtete Kontakte "in beide Richtungen" synchronisiert werden.

Inaktiv

Sie können keinen Kontakt löschen, der an anderen Stellen im Programm aktiv ist. Wenn Sie wünschen, dass der Kontakt nicht mehr verfügbar ist, können Sie ihn als inaktiv kennzeichnen. Wählen Sie in diesem Fall Ja in der Auswahlliste Inaktiv in der Registerkarte Andere Informationen.

Keine Sendungen

Einige Kontakte möchten keine Massensendungen wie etwa Angebotsinformationen per E-Mail bekommen. In der Registerkarte Andere Informationen können Sie Keine Sendungen ankreuzen. Dies stellt sicher, dass der Kontakt von solchen Zuschriften ausgeschlossen wird.

Siehe auch:

Gruppen

Hauptniederlassung/Filiale

Assistent für Kontaktauswahl

Benutzerdefinierte Felder

Standardwerte-Register

Werte für eine Kontaktauswahl ändern

Liefer- und Zahlungsbedingungen aufrechterhalten

Outlook-Integration