Funktionen - Assistent für
Kontaktauswahl
Über den Assistenten für Kontaktauswahl können Sie feste Auswahlvarianten, die Sie häufiger nutzen, erstellen und speichern. Der letzte Schritt im Assistenten erlaubt es Ihnen darüber hinaus, zwischen mehreren Routinen für den Gebrauch der Auswahl zu wählen; Dokumenterstellung, E-Mail-Versand etc.
Speziell, wenn Sie Ihre Kontakte nach bestimmten Kriterien geordnet haben (z.B. in Gruppen), ist der Assistent für Kontaktauswahl ein nützliches, unterstützendes Tool.
Sie können zwischen zwei Auswahlarten wählen: Dynamisch auf der Grundlage von Filterkriterien und Statisch mit der Möglichkeit zur Anpassung der Auswahl.
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Schritt 1 - Einfache oder erweiterte Auswahl
Welche Art der Auswahl wollen Sie treffen?
Einfache Auswahl: Sie werden direkt in das Auswahlfenster mit den Filterkriterien weitergeleitet.
Erweiterte Auswahl: Sie könne die Auswahl anpassen, vorherige Auswahlvarianten öffnen und die Auswahl für den späteren Gebrauch speichern.
Schritt 2 - Erweiterte Auswahl - statisch oder dynamisch?
Wählen Sie, ob die Auswahl statisch oder dynamisch sein soll:
Dynamisch: Es werden auf der Grundlage von Filterkriterien alle zutreffenden Kontakte geholt.
Statisch: Es liegt eine feste Auswahl zugrunde.
Gespeicherte Auswahl öffnen: Im weiteren Verlauf des Assistenten können Sie Ihre Auswahl speichern. Die bereits gespeicherten Auswahlen finden Sie hier in dieser Liste, damit sie wiederverwendet werden können. Wenn Sie eine Auswahl wählen, erhalten Sie eine Übersicht über:
Anzahl Terffer beim letzten Versuch des Filters: Sie sehen, wie viele Treffer die markierte Auswahl bei der letzten Anwendung erziehlt hat.
Dynamisch und Statisch: Sie sehen, ob die Auswahl dynamisch oder statisch ist.
Klicken Sie auf Weiter.
Schritt 3 - Filterkriterien
Hier finden Sie eine Reihe Filterkriterien für die Kontaktauswahl, untergliedert in mehrere Registerkarten. Alle Kriterien, die Sie hier angeben, fließen in die Filterauswahl mit ein.
In der Registerkarte Standard können Sie in der Auswahlliste Auswahlformular mehrere Zielbereiche anwählen. Sie können in mehreren Auswahlformulare Auswahlkriterien eingeben. Alle Kriterien fließen in die Auswahl mit ein.
Abhängig davon, welches Auswahlformular Sie offen haben, können Sie die Auswahl im Verhältnis zur Kontaktperson steuern:
Sie können angeben, wie viele Kontaktpersonen aus jedem Kontakt übernommen werden sollen. Wenn Sie mehrere Kontaktpersonen wählen, wird die Auswahl zwei Intanzen des betreffenden Kontakts erstellen.
Wenn Sie die Auswahlkriterien für Kontaktpersonen aufsetzen, können Sie Nur Kontakte einschließen, deren Kontaktpersonen in der Auswahl enthalten sind. Kontakte ohne Kontaktpersonen, die diese Kriterien erfüllen, werden dann von der Auswahl ausgeschlossen, auch wenn der Kontakt andere Auswahlkriterien erfüllt.
Geben Sie die Filterkriterien wie gewohnt an. Mehr dazu finden Sie in Die Felder in Suche und Auswahl und Weitere Kriterien.
Tipp! Damit Kunden, die keine Sendungen wünschen, nicht versehentlich in die Auswahl mit aufgenommen werden, nutzen Sie die Erweiterte Auswahl. Bei der Angabe der Filterkriterien klicken Sie auf die Registerkarte Detailliert und danach auf das Symbol Neu. Sie können nun im Assistenten für erweiterte Kriterien das Kontaktfeld Keine Sendungen anwählen.
Klicken Sie auf Weiter.
Schritt 4 - Kontakte/Kontaktpersonen hinzufügen (nur bei statischer Auswahl)
Hier können Sie bei einer statischen Auswahl Kontakte bzw. Kontaktpersonen hinzufügen oder entfernen. Nutzen Sie hierfür die Symbolleiste:
.Kontakt hinzufügen: Klicken
Sie auf dieses Symbol, um einen neuen Kontakt aus der Kontaktliste hinzuzufügen.
Dies gilt nur für Kontakte, nicht für Kontaktpersonen!
.Kontaktperson hinzufügen: Klicken
Sie auf dieses Symbol, um eine Kontaktperson hinzuzufügen.
Aus der Auswahl entfernen: Markieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Kontakt bzw. der Kontaktperson, der/die entfernt werden soll. Klicken Sie danach auf Löschen.
Klicken Sie auf Weiter
Schritt 5 - Auswahl speichern (gilt nur für erweitere Auswahl)
Wen eine Auswahl häufiger angewendet werden soll, lohnt es sich, sie zu speichern:
Wählen Sie die Option Speichern oder Als neu speichern, wenn Sie eine bestehende Auswahl angepasst haben.
Geben Sie der Auswahl einen Namen und tragen Sie eine kurze Beschreibung ein, die die wesentlichen Informationen enthält.
Nur ich darf die Auswahl verwenden ist interessant, wenn das Programm von mehreren Benutzern verwendet wird und benutzerspezifische Auswahlfilter erstellt werden sollen.
Klicken Sie auf Weiter.
Schritt 6 - Was wollen Sie mit der Auswahl anfangen
Im letzten Schritt des Assistenten wählen Sie, wozu die Auswahl verwendet werden soll. Sie haben die Wahl zwischen fünf verschiedenen Möglichkeiten:
Aktivität für definierte Auswahl erstellen: Hierüber können Sie Gruppenaktivitäten erstellen. Lesen Sie hier mehr zu Aktivitäten.
E-Mail für definierte Auswahl erstellen: Hierüber erstellen Sie eine E-Mail, die an alle ausgewählten Kontakte geht.
Dokument für definierte Auswahl erstellen: Hierüber erstellen Sie ein Dokument für alle ausgewählten Kontakte. Weiterführende Informationen zu Dokumenten finden Sie hier.
Export: Wählen Sie aus der Liste, ob die Kontakte als einfach Datei für den Import in ein anderes Programm exportiert werden sollen oder ob Sie nach Microsoft Excel© oder Outlook© exportiert werden sollen.
Statusfelder/sonstige Kontaktinformationen ändern: Hierüber können Sie die Werte bestimmter Felder für alle ausgewählten Kontakte gleichzeitig ändern. Lesen Sie hier mehr dazu.
Klicken Sie auf Weiter, um die jeweils zutreffenden Aktionen durchzuführen.
Hinweis: Wenn Sie hier auf Abbrechen klicken, wird die Auswahl nicht gespeichert, obwohl Sie das ggf. vorher angegeben haben!
Klicken Sie auf Ausführen.
Siehe auch: