Rechnungen, Belege und Anforderungsformulare können gescannt, gespeichert und dann elektronisch weiterbearbeitet werden. Wenn Sie einen Scanner haben, können Sie selbst Dokumente scannen und etwa als Anhang von Belegen im Programm speichern. Mehr dazu finden Sie im Kapitel zur Belegerfassung, Wie verlinkt man ein Dokument mit einem Beleg?.
Einige Software-Hersteller bieten zusätzlich spezialangefertigte Programme zum Scannen und zur elektronischen Weiterbearbeitung verschiedener Dokumentarten an. Ein Teil dieser Dokumente lassen sich möglicherweise in Ihre Betriebssoftware übertragen. Besonders Rechnungen, die Sie von Ihren Lieferanten erhalten, sind dafür geeignet. Um dies zu bewerkstelligen, wird Scan-Software und häufig auch OCR-Software verwendet. OCR steht für Optical Character Recognition. Dies sind Programme, die Texte in einem elektronischen Dokument "lesen" und deuten und denen Sie als Benutzer schrittweise die Texterkennung in Dokumenten "beibringen", die Sie häufig scannen.
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