Funktionen - Dokument - Neues
Dokument
Sie können beim Erstellen neuer Dokumente direkt einen oder mehrere Adressaten zuweisen.
Um ein Dokument mit einem einzelnen oder wenigen Kontakten (= Adressaten) zu verknüpfen, nutzen Sie am besten die Registerkarte Kontakte in der Dokumentkarte. , oder Sie können mithilfe eines Assistenten eine Kontaktauswahl hinzufügen. Klicken Sie hierfür in der Symbolleiste der Registerkarte Kontakte auf Link, wählen Sie in der Liste den gewünschten Kontakt aus und danach ggf. die gesuchte Kontaktperson. Klicken Sie auf OK. Diesen Vorgang wiederholen Sie für jeden weiteren Kontakt.
Wenn Sie jedoch eine größere Anzahl an Adressaten für das Dokument haben, sollten Sie den eigens hierfür vorhandenen Assistenten nutzen.
Hinweis! Der Assistent startet nur, wenn keine Kontakte/Kontaktpersonen manuell über die Registerkarte Kontakte zugeordnet wurden.
Der Assistent wird von der Dokumentkarte aus durch Anklicken von Erstellen/Zusammenführen gestartet. Dort müssen Sie zunächst entscheiden, ob das Dokument mit einem oder mehreren Kontakten verknüpft werden soll. Wählen Sie Ein Kontakt, wird das Dokument erstellt und die Kontaktinformationen des Kontaktes eingesetzt, sofern die Dokumentvorlage solche Referenzfelder enthält. Wählen Sie Mehr als ein Kontakt (Serienbrief), öffnet sich ein Auswahlfenster, über das Sie eine Kontaktauswahl definieren können, für die Dokumente erstellt und verknüpft werden sollen.
Sie können über das Auswahlfenster festlegen, an welche Adressaten Sie das Dokument schicken möchten. Je nach Bedarf können sie hier z.B. branchenspezifische oder andere Auswahlkriterien angeben.
Nachdem das Dokument erstellt wurde, erscheint es bei allen mit ihm verknüpften Kontakten in der Registerkarte Dokumente auf der Kontaktkarte.
Hinweis! Es ist auch nach der Dokumenterstellung noch möglich, Kontakte und Kontaktpersonen zuzuweisen, dann erhalten Sie jedoch eine Nachricht, dass das Dokument bereits erstellt wurde und neue Kontaktinformationen nicht automatisch in das Dokument eingesetzt werden.
So weisen Sie mehrere Kontakte über den Assistenten zu
Öffnen Sie Funktionen - Dokument - Neues Dokument.
Wählen Sie in der Auswahlliste Art den Eintrag "Kontakt".
Klicken Sie auf Erstellen/Zusammenführen.
Kreuzen Sie im ersten Schritt des Assistenten Mehr als ein Kontakt (Mailzusammenführung) an und klicken Sie auf Weiter.
Setzen Sie die gewünschten Filter. Lesen Sie mehr zu Filtern.
Klicken Sie auf OK.
Bearbeiten Sie ggf. die Auswahl, um Einzelkontakte hinzuzufügen oder zu entfernen.
Klicken Sie auf Ausführen.
Bearbeiten Sie das Dokument, das nun geöffnet wird, falls Sie Anpassungen vornehmen möchten.
Klicken Sie auf Speichern und schließen Sie das Dokument.
Das Dokument ist nun mit den Kontakten aus
der Auswahl verknüpft und die Registerkarte Kontakte
in der Dokumentkarte wurde mit den gewählten Kontakten und Kontaktpersonen
aktualisiert.
Tipp! Falls Sie alle zugeordneten Kontakte sehen möchten, müssen Sie auf ABC (View merged data) klicken. Sie können zwischen den Kontakten vor- und zurückblättern, indem Sie auf die Pfeil-Buttons in der Symbolleiste klicken.
Assistent für die Verknüpfung von Mitarbeitern mit Dokumenten