Wenn Sie Waren zwecks Weiterverkaufs einkaufen, müssen Sie entscheiden, ob Sie für diese Produkte eine Lagerhaltung betreiben wollen. Soll es für die Produkte eine Lagerhaltung geben, muss dies in den Firmeneinstellungen für Produkte unter Anpassung von Funktionen festgehalten werden. Wenn Sie die Lagerhaltung aktiviert haben, können Sie sowohl mit Produkten arbeiten, die den Lagerbestand aktualisieren (Lagerwaren), als auch mit Produkten, die das nicht tun. Wenn das Produkt den Lagerbestand aktualisieren soll, muss dies in der Registerkarte Lager in der Produktkarte angekreuzt sein.
Wenn Sie Lagerhaltung für Produkte betreiben, müssen Sie auch entscheiden, ob Sie den Lagerbestandswert verbuchen wollen, und falls ja, wie dies getan werden soll. Im Programm kann dies automatisch passieren. Das setzt voraus, dass Sie die Einkaufspreise und Einkaufskosten immer auf dem aktuellen Stand halten und korrekt erfassen. Sie können auch festlegen, dass der Lagerbestandswert nicht automatisch verbucht werden soll. Die entsprechenden Einstellungen für die genannten Alternativen finden Sie in den Firmeneinstellungen für Produkt in der Registerkarte Preishandhabung. Unter Kontenaktualisierung des Lagerbestandswerts entscheiden Sie, ob Sie den Lagerbestandswert verbuchen wollen oder nicht. Wenn Sie sich für Produktkosten beim Einkauf verbuchen entscheiden, bedeutet dies, dass der Lagerbestandswert nicht automatisch verbucht wird:
Keine Verbuchung des Lagerwertes
Wenn Sie den Lagerbestand nicht in die Buchführung einbeziehen wollen, wählen Sie Produktkosten beim Einkauf verbuchen. In diesem Fall verbuchen Sie den Einkauf von Waren als Kosten, indem Sie die Lieferantenrechnung vom Einkaufsmodul aus erstellen. Es wird in der Buchführung zum Lagerbestand kein Saldo auf den Bilanzkonten kumuliert, und Bestandsänderungen erscheinen nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung. Diese Methode kommt vor allem für Unternehmen mit sehr wenig Lagerhaltung in Frage, oder für Unternehmen, die Bestandsänderungen im Zuge regelmäßiger Inventuren verbuchen können. Es empfiehlt sich, dass Sie sich mit Ihrem Wirtschaftprüfer/Buchhalter absprechen, bevor Sie entscheiden, ob Sie diese Methode anwenden können.
Verbuchung des Lagerwertes
Um für Produkte Lagerhaltung betreiben zu können, müssen Sie dies in den Firmeneinstellungen für Produkte unter Anpassung von Funktionen ankreuzen. Wenn Sie eine Lagerhaltung von Produkten vornehmen, kann sich der gesammelte Wert der gelagerten Produkte in der Bilanz der Buchhaltung wiederspiegeln. Wenn Sie den Lagerbestand in die Buchführung einbeziehen wollen, müssen Sie dies in den Firmeneinstellungen für Produkt in der Registerkarte Preishandhabung unter Kontenaktualisierung des Lagerbestandswerts aktivieren. Wählen Sie Produktkosten verbuchen, wenn Posten aus dem Lagerbestand entfernt werden, wird der Lagerbestand in die Buchführung einbezogen.
Die Aufwandsverbuchung erfolgt dann also für alle Produkte zum Verkaufszeitpunkt. Andere Bestandsbewegungen werden so verbucht, dass sich der Lagerbestand ändert.
Auf der Produktkarte und dort in der Registerkarte Preis können Sie Selbstkostenpreis im Verkaufsmodul überschreiben ankreuzen. Diese Möglichkeit steht nicht zur Verfügung, wenn Sie zum Verkaufszeitpunkt buchen. Dies könnte zu Differenzen zwischen Berichten der Buchhaltung und Verkaufs-/Lagerberichten führen.
Hinweis! In der Buchhaltung werden automatisch Belege für Lager zu- und -abgänge gebucht. Die Belege werden unter einer speziellen Belegart gebucht.
Sie können auch Individuelle Regel für die Aktualisierung des buchhalterischen Lagerbestandswerts für jedes Produkt auswählen. Wenn Sie dies tun, erscheint eine Einstellung in der Registerkarte Einstellungen im Produktregister, wo Sie für jedes einzelne Produkt die Einstellungen für Verbuchung festlegen können.
Die Alternativen sind dieselben wie die oben genannten allgemeinen Alternativen:
Berechnung bei Erfassung des Einkaufs oder
Berechnung bei Fakturierung an Kunden: Sie sollten Selbstkostenpreis im Verkaufsmodul überschreiben in der Registerkarte Preis im Produktregister nicht aktivieren, falls Sie die Berechnung bei Fakturierung an den Kunden einsetzen. Dies könnte zu Differenzen zwischen Berichten der Buchhaltung und Verkaufs-/Lagerberichten führen.
Sie können auch Grundlage für die Eingabe des Werts des Lagerbestands in der Bilanz sind die Einkaufskosten (zusätzlich zum Einkaufspreis) auswählen.
Grundlage für die automatischen Belege ist dann der Selbstkostenpreis der Bestandsbewegung. Damit der buchhalterische Wert des Lagerbestandes mit dem tatsächlichen Wert übereinstimmt, ist es daher entscheidend, dass der Selbstkostenpreis korrekt ist.
Der buchhalterische Wert wird bei jeder Bestandsbewegung aktualisiert sowie dann, wenn Preise und Kosten bestehender Bewegungen geändert werden. So hat die Buchhaltung stets einen aktuellen und korrekten Lagerbestandswert.
In den Moduleinstellungen für Produkt in der Registerkarte Preishandhabung kann man auch die Selbstkostenpreis-Grundlage auswählen. Wenn Sie Produktregister als Grundlage gewählt haben, stimmen der Deckungsbeitrag und der Deckungsgrad in Kundenaufträgen und den Statistiken nicht mit den verbuchten Kosten überein. Das liegt daran, dass die Kostenbuchung der Buchhaltung ihre Daten aus den Bestandsbewegungen holt, während der Kundenauftrag in diesem Fall seine Daten aus dem Produktregister zieht. Es empfiehlt sich daher, den Einkaufspreis als Selbstkostenpreis-Grundlage zu wählen, wenn Sie Lagerhaltung für Produkte betreiben.
Kontierung
Das System hat einige vorkonfigurierte Abstimmungskonten, bei denen unter anderem Konten für Lagerbestand, Bestandsänderung, nicht eingegangene Rechnungen, nicht fakturierte Waren, manuelle Bestandsänderungen, Standard-Einkaufskonten, Frachtgebühren, Zoll und Abfertigung konfiguriert sind. Produkte vom Typ Lagerware verwenden bei der automatischen Belegbuchung von Bestandsbewegungen in der Regel diese Konten.
Wünschen Sie beispielsweise unterschiedliche Bilanzkonten für unterschiedliche Produkte, können Sie dieses Konto für die einzelnen Produkte jeweils ändern. Das tun Sie im Produktregister über die Registerkarte Einstellungen. Sie können auch das Konto für Lagerbestandsänderung und das Kostenkonto für Produktkosten ändern.
Es sollen keine Abweichungen zwischen dem Lagerbestandswert in der Buchhaltung und dem im Logistikmodul. Daher werden die Bilanzkonten aktualisiert, wenn Warenzu- und -abgänge im Lager erfasst werden. Die Kontierungen erfolgen daher bei:
Erfassung von Wareneingängen
Erfassung von Lieferantenrechnungen
Lieferung von Waren an Kunden
Erfassung von Rechnungen an Kunden
Eine Rechnung kann entsprechend Ihrer Standard-Abläufe den Lagerbestand aktualisieren. Sie entscheiden, ob die Aktualisierung erfolgen soll, wenn Sie die Rechnung ausdrucken - Beim Drucken der Rechnung, oder beim Drucken des Packzettels oder der Entnahmeliste. Die Einstellung hierfür heißt Lagerbestand aktualisieren und befindet sich auf der Registerkarte Lagerbearbeitung in den Firmeneinstellungen für Produkte.
Die Gewinn- und Verlustrechnung wird erst beeinflusst, wenn Rechnungen an den Kunden erstellt werden. Automatische Buchungen, die eventuell in den Ergebniskonten vorkommen, haben vor diesem Zeitpunkt keinen Nettoeffekt auf das Ergebnis.
Sie können wählen, ob es möglich sein soll, Bestandsänderungen aus der Gewinn- und Verlustrechnung herauszulesen. Es werden dann bei Wareneingängen und Warenauslieferungen 2 zusätzliche Belegzeilen verbucht. Diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert, wenn Sie eine neue Firmendatenbank erstellen. Sie ist jedoch aktiviert, falls Sie von Version 9 oder älteren Versionen aus ein Update vorgenommen haben. Um die Funktion zu aktivieren, kreuzen Sie in den Firmeneinstellungen für Produkt in der Registerkarte Preishandhabung die Alternative Bestandsveränderungen in der Bilanz und erfolgswirksam in der GuV erfassen an.
Die Gewinn- und Verlustrechnung wird auch bei Inventuren und manuellen Bestandsbewegungen beeinflusst. Wenn Sie nicht möchten, dass solche Bewegungen das Ergebnis automatisch beeinflussen, können Sie das Abstimmungskonto hierfür in ein Bilanzkonto umändern. Sie müssen dieses Konto dann manuell abstimmen.
Siehe auch: