Mogelijke oorzaken voor verschillen in de btw-aangifte
Indien de btw-aangifte incorrect is, raden wij u aan om eerst het rapport Btw-aangifte, gedetailleerd af te drukken. Deze specificeert welke boekstukken zijn opgenomen in de verschillende posten van de btw-aangifte. Daarmee vereenvoudigt u de zoektocht naar eventuele fouten. Indien u de fout niet vindt, kunt u onderstaande informatie gebruiken om de fout te vinden.
Tip! Alle
boekstukken moeten zijn verwerkt naar het grootboek voor u de btw-aangifte
afdrukt. Om te controleren of andere gebruikers boekstukken hebben geregistreerd
die nog niet verwerkt zijn, klikt u in het inboekvenster op de knop Gebruikersinstellingen. Ga naar het
tabblad Functionaliteiten en klik
op de knop Boekstukken van alle gebruikers.
Klik op OK indien er boekstukken
van andere gebruikers aanwezig zijn, en nogmaals OK
om de gebruikersinstellingen te sluiten. Vervolgens klikt u op de knop
Grootboek om alle boekstukken
van u en andere gebruikers naar het grootboek te verwerken.
Boekstuk is geboekt in de verkeerde periode/boekjaar
Indien u boekstukken mist op de Btw-aangifte, gedetailleerd, is het mogelijk dat deze niet in de juiste periode of boekjaar zijn geboekt, of dat u bij de afdruk van de btw-aangifte de onjuiste periode of boekjaar hebt geselecteerd. Controleer dit voor u doorgaat. Is een boekstuk in de verkeerde periode geboekt, dient u het boekstuk te corrigeren en in de juiste periode in te boeken. Meer informatie over het corrigeren van boekstukken vindt u in Corrigeren, terugzetten en verwijderen van boekstukken.
Onjuiste instellingen op grootboekrekeningen
In het rekeningschema kunt u de verschillende grootboekrekeningen aanpassen. Eén van de mogelijkheden is het aanpassen van de btw-code. Doet u dit incorrect, kan dit leiden tot een onjuiste btw-aangifte. Het is derhalve van belang dat wanneer u wijzigingen uitvoert op bestaande grootboekrekeningen, of wanneer u nieuwe grootboekrekeningen aanmaakt, u zeker weet dat de instellingen correct zijn. Overleg eventueel met uw boekhouder indien u niet zeker bent van de instellingen.
Houd er rekening mee dat de grootboekrekeningen in de 4000-reeks geen koppeling hebben met de btw. Indien u handmatige boekingen uitvoert op deze rekeningen (bijvoorbeeld voor de aanschaf van niet-handelsgoederen zoals elektriciteit), dient u de juiste btw-code te selecteren in de kolom Btw in het inboekvenster. Het is tevens mogelijk om de juiste Btw-code aan de grootboekrekening toe te kennen.
Meer informatie over het koppelen van btw-codes aan grootboekrekeningen vindt u in Eigenschappen voor rekeningschema.
Directe boeking op de rekening voor af te dragen btw
Wanneer u een directe boeking invoert op 1500-rekeningen (af te dragen btw), wordt er geen basisbedrag geregistreerd. Hierdoor ontstaat een verschil tussen de af te dragen btw en het totale basisbedrag waarvan deze berekend moet worden. Indien u rechtstreekse boekingen wenst in te voeren op 1500-rekeningen, dient u het btw-aangiftevak handmatig toe te kennen. Dit kan bij het inboeken door het juiste btw-aangiftevak te selecteren uit de kolom Btw-aangiftevak te selecteren. Deze kolom kunt u activeren door naar de gebruikersinstellingen voor het inboeken te gaan, tabblad Kolommen en Btw-aangiftevak te selecteren onder Kolom weergeven.
Meer informatie vindt u in Gebruikersinstellingen voor Inboeken.
Tip! Indien
een boeking met een incorrect btw-aangiftevak is verwerkt naar het grootboek,
kunt u het btw-aangiftevak alsnog toekennen. Ga hiervoor naar het grootboek
(Beheer - Administratie - Grootboek).
Selecteer het betreffende boekstuk door aan de linkerkant naar het juiste
dagboek en de periode te navigeren, en klik op Bewerken.
Selecteer het gewenste btw-aangiftevak uit de afrollijst Btw-aangiftevak.
Houd er rekening mee dat dit alleen mogelijk is indien de betreffende
periode nog niet is afgesloten. Is de periode al afgesloten, dient u een
nieuwe boeking in een openstaande periode te registreren om de foutieve
boeking te corrigeren. Informatie
over correctieboekingen vindt u in Corrigeren, terugzetten en verwijderen van boekstukken.
Boeking op een rekening met een btw-code, waarbij de btw-transactie naderhand is teruggeboekt
Wanneer u een correctieboeking hebt uitgevoerd, waarbij alleen de btw-transactie is teruggeboekt, ontstaat er een verschil tussen de af te dragen btw en het totale basisbedrag waarvan de btw berekend wordt. Indien dit het geval is, dient u een handmatige boeking voor de af te dragen btw in te voeren. Zorg ervoor dat u deze boekt in het dagboek Btw-afrekening. Aangezien dit dagboek normaliter alleen met automatische boekingen wordt gebruikt, is deze niet standaard zichtbaar in het inboekvenster. Om deze te activeren gaat u naar Beheer - Instellingen - Administratie - Administratieve instellingen - Instellingen dagboeken. Dubbelklik op het dagboek Btw-afrekening en verwijder de selectie bij Niet in inboekmodule weergeven. Wij raden u aan om deze optie na de correctie weer te selecteren, om ervoor te zorgen dat dit dagboek niet per ongeluk wordt gekozen bij het inboeken.
De btw-rekening heeft een beginsaldo
Een boekstuk met het dagboek Openingsbalans (OB) zal gewoonlijk geen saldo bevatten voor de grootboekrekeningen 1500 - 1530. Dit komt omdat de openingsbalans automatisch wordt aangemaakt bij de jaarafsluiting, en een vereiste om de jaarafsluiting uit te kunnen voeren, is dat alle btw-perioden zijn afgesloten. Bij het afsluiten van een btw-perioden, worden de btw-rekeningen gesaldeerd, en wordt het saldo overgeboekt op de grootboekrekening voor de afrekening van de btw. Boekstukken die in periode 13 geboekt zijn met een btw-code moeten derhalve handmatig worden overgeboekt op de grootboekrekening voor de afrekening van de btw. Hiervoor dient u een handmatige boeking te maken, waarbij u het saldo van de grootboekrekeningen 1500 - 1530 overboekt naar grootboekrekening 1820.
Het is van belang dat u hierbij het dagboek Btw-afrekening gebruikt. Aangezien dit dagboek normaliter alleen met automatische boekingen wordt gebruikt, is deze niet standaard zichtbaar in het inboekvenster. Om deze te activeren gaat u naar Beheer - Instellingen - Administratie - Administratieve instellingen - Instellingen dagboeken. Dubbelklik op het dagboek Btw-afrekening en verwijder de selectie bij Niet in inboekmodule weergeven. Wij raden u aan om deze optie na de correctie weer te selecteren, om ervoor te zorgen dat dit dagboek niet per ongeluk wordt gekozen bij het inboeken.
Meer informatie over het invullen van de btw-aangifte vindt u op de website van de Belastingdienst: www.belastingdienst.nl(externe link).
Meer informatie:
Verklaring posten in de btw-aangifte
Btw-periode afsluiten en rapporteren