Fouten opsporen in de jaarafsluiting

Hieronder vindt u een beschrijving van de verschillende onderdelen van de jaarafsluiting en hoe u deze kunt uitvoeren.

Dit geldt met name wanneer het programma aangeeft dat de jaarafsluiting niet kan worden uitgevoerd omdat:

Volgende perioden moeten worden afgesloten

Indien niet alle perioden afgesloten zijn, dient u de jaarafsluiting te annuleren. Een belangrijke voorwaarde voor het kunnen uitvoeren van de jaarafsluiting is dat alle onderliggende boekingsperioden en btw-perioden afgesloten zijn. Dit geldt ook voor perioden waarin geen boekingen zijn gedaan en perioden die niet zijn gebruikt.

Een verplicht onderdeel bij het afsluiten van een periode is de btw-aangifte. Als er nog geen btw-aangifte is gedaan voor een periode, zal dit automatisch worden gedaan bij het sluiten van de periode.

Om een periode af te sluiten gaat u naar Beheer - Administratie - Periode afsluiten.

De inboeking bevat gegevens

Deze melding geeft aan dat er boekstukken in de inboekmodule zijn geboekt, maar nog niet zijn verwerkt naar het grootboek. Deze boekstukken dienen of naar het grootboek te worden verwerkt of te worden verwijderd. U kunt deze boekingen bekijken in het rapport Inboekingen, te vinden via het menu Beheer - Administratie - Rapporten.

Indien u bij het openen van het venster Inboeken geen boekstukken ziet, dient u eerst te controleren dat u het correcte boekjaar heeft gekozen. Is dit het geval, kunt u via de Gebruikersinstellingen (Ctrl+I), tabblad Functionaliteiten de optie Boekstukken van alle gebruikers selecteren. U krijgt dan de boekstukken te zien die door andere gebruikers zijn ingevoerd, maar nog niet verwerkt zijn. Door de boekstukken te selecteren, kunt u deze verder bewerken, verwerken naar het grootboek of verwijderen.

Winst/Verlies moet worden verdeeld

Wanneer u de jaarafsluiting in Mamut Business Software uitvoert, zullen alle eindsaldi op de balansrekeningen in de openingsbalans voor het volgende jaar worden opgevoerd. Om ervoor te zorgen dat dit correct wordt gedaan is het noodzakelijk dat de resultatenrekeningen worden verwerkt tegen een balansrekening.

De volgende twee rapporten geven u meer informatie:

Wanneer u deze rapporten afdrukt is het van groot belang dat u het filter op het boekjaar en periode 1-13 instelt.

Verplicht voor het doorvoeren van de jaarafsluiting is dat de som van de activa gelijk zijn aan de som van de passiva. In de wizard voor de jaarafsluiting kan de analyse aangeven da teen winst of verlies moet worden toegewezen.

U kunt winst en verlies direct in deze wizard toewijzen. Klik Toewijzen om een boekstuksjabloon te openen waarmee u deze toewijzing direct kunt verrichten. U kunt bestaande grootboekrekeningen selecteren of nieuwe grootboekrekeningen voor de toewijzing aanmaken. Raadpleeg uw boekhouder voor informatie over de te gebruiken grootboekrekening.

Of sluit de wizard en voer de toewijzing handmatig uit in het grootboek. Zodra de toewijzing is voltooid kunt u doorgaan met de wizard voor de jaarafsluiting.

VERDELING VAN HET VERLIES

In dit voorbeeld gaan we uit van een verlies van 12.306,15.
Zo gaat u te werk:

  1. Open het venster voor Inboeken (via Beheer - Administratie - Inboeken).
  2. Selecteer het boekjaar dat u wenst af te sluiten.
  3. Maak een nieuwe boeking aan en kies het dagboek Memoriaal en periode 13.
  4. Vul 9925 Verdeling verlies in het veld Rekening in. Indien deze niet bestaat, dient u deze aan te maken.
  5. In het veld Credit voert u het verlies van 12.306,15 in.
  6. Toets Enter.
  7. Vul 0620 Verdeling verlies in het veld Rekening in. Indien deze niet bestaat, dient u deze aan te maken.

Let op! De balansrekening waarnaar u het verlies boekt is afhankelijk van uw ondernemingsvorm. Raadpleeg bij twijfel uw boekhouder.
8. In het veld Debet voert u het bedrag van 12.306,15 in.
9. Klik op de knop Verwerken naar grootboek om het boekstuk door te voeren.

De som van de activa en passiva zijn nu gelijk.

Let op! Bovenstaande is een voorbeeld. Indien u niet zeker bent van welke rekeningen u dient te gebruiken dient u altijd uw boekhouder te raadplegen.

VERDELING VAN DE WINST

In dit voorbeeld gaan we uit van een winst van 12.306,15.
Zo gaat u te werk:

  1. Open het venster voor Inboeken (via Beheer - Administratie - Inboeken).
  2. Selecteer het boekjaar dat u wenst af te sluiten.
  3. Maak een nieuwe boeking aan en kies het dagboek Memoriaal en periode 13.
  4. Vul 9935 Verdeling winst in het veld Rekening in. Indien deze niet bestaat, dient u deze aan te maken.
  5. In het veld Debet voert u het winst van 12.306,15 in.
  6. Toets Enter.
  7. Vul 0630 Verdeling winst in het veld Rekening in. Indien deze niet bestaat, dient u deze aan te maken.

Let op! De balansrekening waarnaar u het verlies boekt is afhankelijk van uw ondernemingsvorm. Raadpleeg bij twijfel uw boekhouder.
8. In het veld Credit voert u het bedrag van 12.306,15 in.
9. Klik op de knop Verwerken naar grootboek om het boekstuk door te voeren.

De som van de activa en passiva zijn nu gelijk.

Let op! Bovenstaande is een voorbeeld. Indien u niet zeker bent van welke rekeningen u dient te gebruiken dient u altijd uw boekhouder te raadplegen.

Btw-rekening

De enige btw-rekening welke bij het afsluiten van een boekjaar een saldo mag bevatten, is rekening 1820 btw te betalen. Op deze manier wordt het nog met de belastingdienst af te rekenen bedrag in de openingsbalans voor het volgende boekjaar meegenomen. Alle overige btw-rekeningen dienen voor het huidige boekjaar een nulsaldo te bevatten.

Indien de btw-rekeningen geen nulsaldo hebben kan dit de volgende oorzaken hebben:

In de eerste 2 gevallen dient u via het menu Beheer - Administratie de optie Periode afsluiten te selecteren. Een omschrijving van wat u dient te doen in het derde geval vindt u hieronder.

Btw-boekingen in periode 13

Indien u boekstukken in periode 13 hebt geregistreerd welke btw bevatten, dient u deze handmatig tegen te boeken. Meer informatie vindt u in Boekstukken met btw in periode 13.

Deze boekingen zullen niet als onderdeel van de door het systeem gegenereerde btw-aangifte en de jaarafsluiting worden meegenomen. U zult deze post in de eerste btw-aangifte voor het volgende boekjaar moeten meenemen. Om inzicht te krijgen in welke bedragen er nog weg geboekt moeten worden kunt u het rapport (Saldi-)balans uitdraaien voor het af te sluiten boekjaar.

VOORBEELD

In het onderstaande voorbeeld gaan we er vanuit uit dat er nog een saldo van € 387,10 openstaat op rekening 1500 bij het afsluiten van boekjaar 2014.

U maakt nu de volgende boeking:

Door middel van dit boekstuk wordt het saldo van rekening 1500 weer op nul gezet. Vergeet niet om dit boekstuk naar het grootboek te verwerken.

Meer informatie:

Jaarafsluiting

Boekstukken met btw in periode 13

Periodeafsluiting