Waarden van een selectie relaties wijzigen

U kunt de waarden voor een selectie relaties in één keer wijzigen. Zo kunt u bijvoorbeeld een groepsveld of een aangepast veld toevoegen of verwijderen, gemeenschappelijke waarden wijzigen (zoals Onze ref. of Branche) of de instellingen voor klanten en leveranciers wijzigen zoals betalingsvoorwaarden, leveringsvoorwaarden, valuta en taal.

Met behulp van deze wizard bespaart u veel tijd bij het doorvoeren van dit soort wijzigingen, aangezien u de waarden niet in elke relatiekaart afzonderlijk hoeft te wijzigen.

U kunt ook vaste selecties, die u regelmatig uitvoert, instellen en opslaan. De laatste stap in de wizard stelt u in staat om te kiezen tussen verschillende routines voor gebruik van selectie: aanmaken van een document, versturen van e-mail etc.

Stap 1 - Eenvoudige of uitgebreide selectie

Eerst kiest u of u een eenvoudige of uitgebreide selectie wil uitvoeren:

Stap 2 - Alleen voor uitgebreide selectie: Statische of dynamische selectie

U kunt kiezen uit twee selectietypes:

Open opgeslagen selectie: In stap 5 van de wizard kunt u uw selecties opslaan. U kunt één van deze selecties uit de lijst kiezen en opnieuw uitvoeren. U moet echter wel nogmaals door de stappen van de wizard gaan alsof u een nieuwe selectie maakt en de al ingevulde velden wijzigen. Als u een selectie kiest, krijgt u een overzicht van:

Aantal keer dat de selectie is gebruikt: Door de selectie in de lijst te selecteren wordt weergegeven hoeveel relaties van deze selectie deel uitmaken.

Dynamisch/Statisch: U krijgt ook informatie over of de geselecteerde selectie dynamisch of statisch is.

Klik op Volgende.

Stap 3 - Selectiecriteria

Op het tabblad Standaard kunt u uit de afrollijst Selectieformulier kiezen tussen verschillende sets met criteria. U kunt de criteria in de verschillende selectieformulieren invoeren. Alle criteria die u instelt zal worden gebruikt.

Het type selectieformulier bepaalt ook hoe u de selectie van contactpersonen organiseert:

U kunt aangeven hoeveel Contactpersonen u voor elke relatie, die u selecteert, wenst. Als u kiest voor meerdere contactpersonen voor elke relatie, maakt de selectie twee vermeldingen van de relevante relatie.

Als u de selectiecriteria instelt op contactpersonen, dan kunt u ervoor kiezen dat Alleen relaties meenemen met contactpersonen die voldoen aan de selectiecriteria. Relaties zonder contactpersonen, die aan deze criteria voldoen, worden niet in de lijst van resultaten weergegeven - ook niet als de relatie aan alle andere criteria voldoet.

Voer de criteria voor de selectie waarmee u gaat werken op de normale manier in. Lees meer over de Velden in selectie en Geavanceerde selectie.

Tip! Om te voorkomen dat een klant waarbij "geen verzendingen" is geselecteerd in de lijst van resultaten weergegeven wordt, gebruikt u de Geavanceerder selectie om deze relaties uit te sluiten van de selectie. U gebruikt hiervoor het tabblad Geavanceerde selectie.

Klik op Volgende.

Stap 4 - Toevoegen Relaties/Contactpersonen

Deze stap wordt alleen uitgevoerd als u een Statische selectie koos en toont een lijst van alle relaties en contactpersonen, die gebruikt worden voor de selectie. De lijst kan op de volgende manier aangepast worden:

Relatie toevoegen: Klik op deze knop en selecteer een nieuwe relatie uit de lijst. Houd er rekening mee dat contactpersonen niet weergegeven worden in de selectie, zelfs als u hiervoor in stap 2 hebt gekozen. Als u contactpersonen voor elke relatie wenst, dan kiest u voor Toevoegen contactpersoon.

Contactpersoon toevoegen: Klik op deze knop en selecteer een nieuwe contactpersoon uit de lijst. De selectie is dan inclusief de contactpersoon met bijbehorende relatie.  

Verwijderen van de selectie: Selecteer de relaties die u wilt verwijderen en klik op Verwijderen.

Klik op Volgende.

Stap 5 - Selectie opslaan

Deze stap wordt alleen weergegeven bij Uitgebreide selectie in Stap 1. Als u deze selectie regelmatig uitvoert, is het nuttig om de selectie op te slaan. Als u een eerder opgeslagen selectie hebt aangepast, maar nog wel de oude selectie uit wilt voeren, kiest u voor Opslaan als nieuw.

  1. Kies Opslaan of Opslaan als nieuw als u een eerder opgeslagen selectie hebt aangepast.

  2. Geef de selectie een Naam en Omschrijving die u helpt om deze selectie terug te vinden als u deze later vanaf stap 1 gaat uitvoeren.

  3. Selectie alleen door mij te veranderen is van toepassing als meerdere gebruikers dit programma gebruiken. De opgeslagen selectie is dan voor de andere gebruikers niet in de lijst toegankelijk.

  4. Klik op Volgende.

Stap 6 - Wat wilt u doen met de selectie

U geeft u aan wat u wenst te doen met de selectie. Maak een keuze en klik op Voltooien om de handeling uit te voeren. U kunt statusvelden/andere relatiegegevens wijzigen, groepsvelden of eigen gedefinieerde velden toevoegen of verwijderen.

Statusvelden/andere relatiegegevens wijzigen: Hier kunt u de gemeenschappelijke waarden en instellingen wijzigen voor uw selectie van klanten en leveranciers.

Op het tabblad Gemeenschappelijke waarden kunt u het volgende wijzigen: onze ref, status, branche, categorie, afdeling, e-mail v.a. modules, klanten op non-actief zetten, taal en de keuze ggeen verzendingen" aan klanten (selecteer de optie Geen verzendingen op het tabblad Overige Info in de relatiekaart).

U kunt op het tabblad Instellingen voor klanten de zakelijke voorwaarden wijzigen zoals bijvoorbeeld: betalingsvoorwaarden, leveringsvoorwaarden, leveringswijzen, herinneringen, kredietstop etc. Deze instellingen kunt u op het tabblad Instellingen in de relatiekaart wijzigen.

Daarnaast kunt u op dezelfde wijze op het tabblad Instellingen voor leveranciers de zakelijke voorwaarden wijzigen voor leveranciers. De instellingen kunt u wijzigen op het tabblad Instellingen in de relatiekaart.

Groepsvelden toevoegen/verwijderen:

U kunt groepsvelden toevoegen of verwijderen door een groep te selecteren in het venster beschikbaar en vervolgens op het pijltje te klikken. Dan wordt de groep verplaatst naar het venster geselecteerd.

Eigen gedefinieerde velden toevoegen/wijzigen of verwijderen:

U dient eerst een keuze te maken of u een veld wilt toevoegen, wijzigen of verwijderen. Om de eigen gedefinieerde velden bij te werken, kiest u een Veldtype uit de afrollijst en vervolgens de waarde, die u wilt toevoegen/wijzigen. U kunt slechts één eigen gedefinieerd veld per keer bewerken met behulp van de wizard. Indien u een eigen gedefinieerd veld volledig wilt verwijderen, dan kiest u het te verwijderen veld uit de afrollijst bij Veldtype.

Klik op Volgende.

Let op! Als u hier op Annuleren klikt, wordt de selectie niet opgeslagen - zelfs indien u dit in stap 5 hebt aangegeven.

Stap 7 - Rapport afdrukken

U kunt een rapport van de relaties met de nieuwe waarden afdrukken. Het rapport geeft u een overzicht van de wijzigingen en voor welke relaties deze geldt. Het rapport kan op het scherm worden weergegeven of afgedrukt worden.

Klik op Volgende om het rapport te genereren.

Klik op Voltooien om de wijzigingen toe te passen.

Meer informatie:

Relatiebeheer

Selectie

Wizard voor bewerken van relaties

De velden in zoek en selectie

Uitgebreide selectie