Waarden van een selectie relaties wijzigen
Beheer
- Relatie - Bijwerken selectie relaties 
U kunt de waarden voor een selectie relaties in één keer wijzigen. Zo kunt u bijvoorbeeld een groepsveld of een aangepast veld toevoegen of verwijderen, gemeenschappelijke waarden wijzigen (zoals Onze ref. of Branche) of de instellingen voor klanten en leveranciers wijzigen zoals betalingsvoorwaarden, leveringsvoorwaarden, valuta en taal.
Met behulp van deze wizard bespaart u veel tijd bij het doorvoeren van dit soort wijzigingen, aangezien u de waarden niet in elke relatiekaart afzonderlijk hoeft te wijzigen.
U kunt ook vaste selecties, die u regelmatig uitvoert, instellen en opslaan. De laatste stap in de wizard stelt u in staat om te kiezen tussen verschillende routines voor gebruik van selectie: aanmaken van een document, versturen van e-mail etc.
Stap 1 - Eenvoudige of uitgebreide selectie
Eerst kiest u of u een eenvoudige of uitgebreide selectie wil uitvoeren:
- Een eenvoudige selectie opent direct een selectievenster waar u een filter aangeeft.
- Een uitgebreide selectie geeft u de mogelijkheid om een bestaande selectie te wijzigen of te openen en om een nieuwe selectie op te slaan voor later gebruik.
- Klantenselectie gebaseerd op artikel (gekocht/niet gekocht) stelt u in staat om een lijst te zien van klanten die een bepaald artikel of een artikel uit een bepaalde artikelgroep al dan niet hebben aangeschaft gedurende een bepaalde periode. Dit geeft u verdere controle over het aanschafpatroon van uw klanten.
Stap 2 - Alleen voor uitgebreide selectie: Statische of dynamische selectie
U kunt kiezen uit twee selectietypes:
- Dynamische selectie haalt alle relaties/contactpersonen op die aan uw selectiecriteria voldoen.
- Statische selectie geeft u de mogelijkheid om de lijst met resultaten aan te passen door relaties/contactpersonen toe te voegen of te verwijderen. Dit wordt gedaan in stap 4 van de wizard, die alleen maar toegankelijk is als u voor een statische selectie kiest.
Open opgeslagen selectie: In stap 5 van de wizard kunt u uw selecties opslaan. U kunt één van deze selecties uit de lijst kiezen en opnieuw uitvoeren. U moet echter wel nogmaals door de stappen van de wizard gaan alsof u een nieuwe selectie maakt en de al ingevulde velden wijzigen. Als u een selectie kiest, krijgt u een overzicht van:
Aantal keer dat de selectie is gebruikt: Door de selectie in de lijst te selecteren wordt weergegeven hoeveel relaties van deze selectie deel uitmaken.
Dynamisch/Statisch: U krijgt ook informatie over of de geselecteerde selectie dynamisch of statisch is.
Klik op Volgende.
Stap 3 - Selectiecriteria
Op het tabblad Standaard kunt u uit de afrollijst Selectieformulier kiezen tussen verschillende sets met criteria. U kunt de criteria in de verschillende selectieformulieren invoeren. Alle criteria die u instelt zal worden gebruikt.
Het type selectieformulier bepaalt ook hoe u de selectie van contactpersonen organiseert:
U kunt aangeven hoeveel Contactpersonen u voor elke relatie, die u selecteert, wenst. Als u kiest voor meerdere contactpersonen voor elke relatie, maakt de selectie twee vermeldingen van de relevante relatie.
Als u de selectiecriteria instelt op contactpersonen, dan kunt u ervoor kiezen dat Alleen relaties meenemen met contactpersonen die voldoen aan de selectiecriteria. Relaties zonder contactpersonen, die aan deze criteria voldoen, worden niet in de lijst van resultaten weergegeven - ook niet als de relatie aan alle andere criteria voldoet.
Voer de criteria voor de selectie waarmee u gaat werken op de normale manier in. Lees meer over de Velden in selectie en Geavanceerde selectie.
Tip!
Om te voorkomen dat een klant waarbij "geen verzendingen" is
geselecteerd in de lijst van resultaten weergegeven wordt, gebruikt u
de Geavanceerder selectie om deze
relaties uit te sluiten van de selectie. U gebruikt hiervoor het tabblad
Geavanceerde selectie.
Klik op Volgende.
Stap 4 - Toevoegen Relaties/Contactpersonen
Deze stap wordt alleen uitgevoerd als u een Statische selectie koos en toont een lijst van alle relaties en contactpersonen, die gebruikt worden voor de selectie. De lijst kan op de volgende manier aangepast worden:
Relatie toevoegen: Klik op deze knop en selecteer een nieuwe relatie
uit de lijst. Houd er rekening mee dat contactpersonen niet weergegeven
worden in de selectie, zelfs als u hiervoor in stap 2 hebt gekozen. Als
u contactpersonen voor elke relatie wenst, dan kiest u voor Toevoegen
contactpersoon.
Contactpersoon toevoegen: Klik op deze knop en selecteer een nieuwe
contactpersoon uit de lijst. De selectie is dan inclusief de contactpersoon
met bijbehorende relatie.
Verwijderen van de selectie: Selecteer de relaties die u wilt verwijderen en klik op Verwijderen.
Klik op Volgende.
Stap 5 - Selectie opslaan
Deze stap wordt alleen weergegeven bij Uitgebreide selectie in Stap 1. Als u deze selectie regelmatig uitvoert, is het nuttig om de selectie op te slaan. Als u een eerder opgeslagen selectie hebt aangepast, maar nog wel de oude selectie uit wilt voeren, kiest u voor Opslaan als nieuw.
-
Kies Opslaan of Opslaan als nieuw als u een eerder opgeslagen selectie hebt aangepast.
-
Geef de selectie een Naam en Omschrijving die u helpt om deze selectie terug te vinden als u deze later vanaf stap 1 gaat uitvoeren.
-
Selectie alleen door mij te veranderen is van toepassing als meerdere gebruikers dit programma gebruiken. De opgeslagen selectie is dan voor de andere gebruikers niet in de lijst toegankelijk.
-
Klik op Volgende.
Stap 6 - Wat wilt u doen met de selectie
U geeft u aan wat u wenst te doen met de selectie. Maak een keuze en klik op Voltooien om de handeling uit te voeren. U kunt statusvelden/andere relatiegegevens wijzigen, groepsvelden of eigen gedefinieerde velden toevoegen of verwijderen.
Statusvelden/andere relatiegegevens wijzigen: Hier kunt u de gemeenschappelijke waarden en instellingen wijzigen voor uw selectie van klanten en leveranciers.
Op het tabblad Gemeenschappelijke waarden kunt u het volgende wijzigen: onze ref, status, branche, categorie, afdeling, e-mail v.a. modules, klanten op non-actief zetten, taal en de keuze ggeen verzendingen" aan klanten (selecteer de optie Geen verzendingen op het tabblad Overige Info in de relatiekaart).
U kunt op het tabblad Instellingen voor klanten de zakelijke voorwaarden wijzigen zoals bijvoorbeeld: betalingsvoorwaarden, leveringsvoorwaarden, leveringswijzen, herinneringen, kredietstop etc. Deze instellingen kunt u op het tabblad Instellingen in de relatiekaart wijzigen.
Daarnaast kunt u op dezelfde wijze op het tabblad Instellingen voor leveranciers de zakelijke voorwaarden wijzigen voor leveranciers. De instellingen kunt u wijzigen op het tabblad Instellingen in de relatiekaart.
Groepsvelden toevoegen/verwijderen:
U kunt groepsvelden toevoegen of verwijderen door een groep te selecteren in het venster beschikbaar en vervolgens op het pijltje te klikken. Dan wordt de groep verplaatst naar het venster geselecteerd.
Eigen gedefinieerde velden toevoegen/wijzigen of verwijderen:
U dient eerst een keuze te maken of u een veld wilt toevoegen, wijzigen of verwijderen. Om de eigen gedefinieerde velden bij te werken, kiest u een Veldtype uit de afrollijst en vervolgens de waarde, die u wilt toevoegen/wijzigen. U kunt slechts één eigen gedefinieerd veld per keer bewerken met behulp van de wizard. Indien u een eigen gedefinieerd veld volledig wilt verwijderen, dan kiest u het te verwijderen veld uit de afrollijst bij Veldtype.
Klik op Volgende.
Let op! Als u hier op Annuleren
klikt, wordt de selectie niet opgeslagen - zelfs indien u dit in stap
5 hebt aangegeven.
Stap 7 - Rapport afdrukken
U kunt een rapport van de relaties met de nieuwe waarden afdrukken. Het rapport geeft u een overzicht van de wijzigingen en voor welke relaties deze geldt. Het rapport kan op het scherm worden weergegeven of afgedrukt worden.
Klik op Volgende om het rapport te genereren.
Klik op Voltooien om de wijzigingen toe te passen.
Meer informatie: