Wizard voor bewerken relaties
Beheer - Wizard
voor bewerken relaties 
Aan de hand van de wizard voor het bewerken van relaties, kunt u vaste selecties voor uw relaties instellen en opslaan. Deze kunt u later opnieuw gebruiken voor verschillende handelingen, zoals bijvoorbeeld het aanmaken van activiteiten of documenten voor de relaties of het versturen van e-mails. Zo kunt u veel tijd besparen.
Indien u uw relaties in Groepen en Categorieën organiseert, kunt u veel halen uit deze wizard. Meer informatie vindt u in Over het opzetten en onderhouden van relaties.
U kunt kiezen tussen twee selectietypes, Dynamisch (haalt alle relaties op die aan uw criteria voor de selectie voldoen) en Statisch (geeft een meer nauwkeurig resultaat doordat u diverse specifieke relaties/contactpersonen kunt toevoegen of verwijderen).
U vindt de wizard via het menu Beheer - Wizard voor bewerken relaties.
Stap 1 - Eenvoudige of geavanceerde selectie
Eerst geeft u aan of u een eenvoudige of geavanceerde selectie wilt uitvoeren:
- Een eenvoudige selectie geeft direct een selectievenster weer waar u de selectie definieert.
- Een geavanceerde selectie geeft u de mogelijkheid om een bestaande selectie te open en te wijzigen en om een selectie op te slaan voor later gebruik.
Stap 2 - Alleen voor geavanceerde selectie: Dynamische of Statische selectie
U kunt kiezen uit twee selectietypes: dynamisch, die alle relaties ophaalt die aan uw criteria voor de selectie voldoen, en statisch, waar het resultaat van uw selectie opgeslagen en later opnieuw gebruikt kan worden.
Dynamische selectie haalt alle relaties/contactpersonen op die aan uw criteria voor de selectie voldoen.
Statische selectie geeft u de mogelijkheid om de lijst met resultaten aan te passen door relaties/contactpersonen toe te voegen of te verwijderen. Dit wordt gedaan in stap 4 van de wizard, welke alleen toegankelijk is als u voor een statische selectie kiest.
Open opgeslagen selectie: In de wizard kunt u uw selecties opslaan. U kunt één van de eerder opgeslagen selecties kiezen uit de onderstaande lijst en opnieuw uitvoeren. U moet echter wel nogmaals door de stappen van de wizard gaan alsof u een nieuwe selectie maakt en eventueel de reeds ingevulde velden wijzigen. Als u een selectie uitkiest, krijgt u een overzicht van:
Aantal resultaten vorige keer dat de filter is gebruikt: Door de selectie in de lijst te selecteren, wordt weergegeven hoeveel relaties van deze selectie deel uitmaakten.
Dynamisch/Statisch: Informatie over of de gekozen selectie dynamisch of statisch is.
Klik op Volgende.
Stap 3 - Selectiecriteria
Op het tabblad Standaard kunt u uit de afrollijst Selectieformulier kiezen tussen verschillende sets met criteria. U kunt criteria in verschillende selectieformulieren invoeren. Alle criteria die u instelt, worden gebruikt.
Het type selectieformulier bepaalt hoe u de selectie van contactpersonen organiseert:
U kunt aangeven hoeveel Contactpersonen u wenst voor elke relatie, die u selecteert. Als u kiest voor meerdere contactpersonen voor elke relatie, maakt de selectie twee vermeldingen van de relevante relatie.
Als u de selectiecriteria instelt op Contactpersonen, kunt u kiezen waar de selectie voor geldt. Alleen relaties meenemen met contactpersonen die voldoen aan de selectiecriteria: Relaties zonder contactpersonen, die aan deze criteria voldoen, worden niet in de lijst van resultaten weergegeven - ook niet als de relatie aan alle andere criteria voldoet.
Voer de criteria voor de selectie waar u mee gaat werken op de normale manier in. Lees meer over de in De velden in Zoeken en Selectie en Geavanceerde selectie.
Tip! Om te voorkomen dat een klant waarbij ”geen verzendingen”
is geselecteerd, in de lijst van resultaten weergegeven wordt, gebruikt
u de geavanceerdeselectie om ”geen verzendingen” buiten te
sluiten van de selectie. De geavanceerde selectie stelt u in op het tabblad
Geavanceerd.
Klik op Volgende.
Stap 4 - Relaties/Contactpersonen toevoegen
Deze stap wordt alleen uitgevoerd als u voor een statische selectie gekozen hebt en geeft een lijst weer van alle relaties en contactpersonen, die gebruikt worden voor de selectie. De lijst kan op de volgende manier aangepast worden:
Relatie
toevoegen: Klik op deze knop en selecteer een relatie uit de lijst.
Contactpersonen worden niet weergegeven in de selectie, zelfs als u hiervoor
gekozen hebt in stap 2. Als u de contactpersonen voor elke relatie in
de lijst wilt zien, kiest u voor Contactpersoon
toevoegen.
Contactpersoon
toevoegen: Klik op deze knop en selecteer een contactpersoon uit
de lijst. De selectie is dan inclusief de contactpersoon met bijbehorende
relatie.
Verwijderen van de selectie: Selecteer de relaties, die u wilt verwijderen en klik op Verwijderen.
Klik op Volgende.
Stap 5 - Selectie opslaan
Deze stap wordt alleen weergegeven als u in stap in hebt gekozen voor Geavanceerde selectie. Als u deze selectie regelmatig uitvoert, is het nuttig om de selectie op te slaan. Als u een eerder opgeslagen selectie hebt aangepast, maar nog wel de oude selectie uit wilt kunnen voeren, kiest u voor Opslaan als nieuw.
- Kies Opslaan of Opslaan als nieuw als u een eerder opgeslagen selectie hebt aangepast.
- Geef de selectie een Naam en Omschrijving, die u helpt om deze selectie terug te vinden als u deze later vanaf stap 1 gaat uitvoeren.
- Selectie alleen door mij te veranderen is van toepassing als meerdere gebruikers dit programma gebruiken. De opgeslagen selectie is dan niet toegankelijk in de lijst voor andere gebruikers dan uzelf.
- Klik op Volgende.
Stap 6 - Wat wenst u te doen met de selectie
In de laatste stap van de wizard geeft u aan wat u met de selectie wenst te doen. Maak een keuze en klik op Voltooien om de handeling uit te voeren (of Volgende als u gekozen hebt voor Statusvelden/andere relatiegegevens wijzigen):
Een activiteit aanmaken voor de gemaakte selectie: Hiermee maakt u een groepsactiviteit aan. Klik op Voltooien en geef aan of u één activiteit wilt aanmaken voor alle relaties, of meerdere activiteiten (één activiteit voor elke relatie). Meer informatie u in Over activiteiten.
Een e-mailbericht aanmaken voor de gemaakte selectie: Deze keuze maakt een e-mail aan met alle relaties van de selectie in het Aan-veld. Schrijf de tekst in de e-mail of kies een Sjabloon, als u dit heeft gedefinieerd onder Beheer - E-mail - E-mailsjablonen.
Een geavanceerde mailing opzetten via Word, voor de gemaakte selectie: Hiermee maakt u een mailing met samenvoegvelden aan voor alle relaties.
Een document aanmaken voor de gemaakte selectie: Maak een document aan voor alle relaties in de selectie. U kunt ook aangeven welk adres in het document ingevoerd moet worden voordat u op Voltooien klikt. Meer informatie vindt u in Over documenten.
Export: Selecteer uit de afrollijst of u de relaties naar een bestand, Microsoft Excel® of Microsoft Outlook® wenst te importeren.
Statusvelden/andere relatiegegevens wijzigen: Hier kunt u de waarden voor meerdere relaties tegelijkertijd wijzigen. Dit is een procedure, die u ook in de wizard Bijwerken selectie relaties kunt uitvoeren om waarden voor een selectie relaties aan te passen. Meer informatie vindt u in Waarden van een selectie relaties wijzigen.
Let op! Als u hier op Annuleren
klikt, wordt de selectie niet opgeslagen - zelfs al hebt u dit aangegeven
in stap 5.
Klik op Voltooien om het proces uit te voeren.
Meer informatie: