Over het opzetten en onderhouden van relaties
In het programma zit een voorgedefinieerde, zeer eenvoudige indeling van relaties, die u kunt gebruiken met behulp van de selectieboxen voor klant, leverancier, partner en privé op de relatiekaart. Als een relatie zowel klant als leverancier is, selecteert u beide opties. Hierdoor kunt u de relatiegegevens bewerken, zowel de gegevens die gelden voor klanten, als de gegevens die gelden voor leveranciers.
Met behulp van Groepen kunt u
uw relaties indelen, zodat deze in een later stadium eenvoudig gefilterd
kunnen worden. Hier kiest u welke groepen u wenst te gebruiken om uw relaties
te categoriseren, zodat u op een later moment informatie wilt versturen
naar een bepaalde groep relaties. U selecteert relaties vanuit bepaalde
groepen via de functionaliteit Filter.
Deze vindt u op de werkbalk, bovenaan op de relatiekaart en in de Rapportmodule.
Status, Branche en Categorie onderscheiden de relaties voor rapporten, zoekacties en filterinstellingen. Ze maken allemaal deel uit van het standaardregister. Dit betekent dat u nieuwe opties kunt toevoegen door met de rechtermuisknop in de afrollijst te klikken en te kiezen voor Standaardregister wijzigen.
Op de
relatiekaart kunt u relaties aan een hoofdkantoor koppelen door op de
zoekknop naast het veld Hoofdkantoor
te klikken. Om een relatie aan een hoofdkantoor te kunnen koppelen, moet
de relatie die het hoofdkantoor vormt als zodanig zijn aangemerkt. Het
gebruik van de hoofdkantoorfunctie kan handig zijn als u artikelen aan
een relatie wilt leveren, en aan een andere wilt factureren.
Via Aangepast veld kunt u uw relaties
indelen op basis van uw eigen criteria, door relaties onder te verdelen
in groepen die u zelf hebt gedefinieerd. Voor het aanmaken van een nieuwe
groep in de afrollijst gaat u naar Beheer
- Instellingen - Bedrijf - Standaardregister
en kiest u voor Aangepast veld.
Onderhouden van het register
Veel gebruikers bedenken, nadat ze een tijdje met het relatieregister hebben gewerkt of als ze nieuwe mogelijkheden nodig hebben, nieuwe manieren om hun relaties onder te verdelen. De wizard voor het wijzigen van waarden voor een selectie relaties (zie hieronder) is het ideale hulpmiddel voor het bijwerken en onderhouden van het relatieregister. U kunt hiermee in één keer waarden wijzigen voor een selectie relaties. Zo kunt u bijvoorbeeld groepsvelden en aangepaste velden toevoegen of verwijderen, gemeenschappelijke waarden (zoals Onze ref. of Branche) aanpassen of de instellingen voor klanten en leveranciers wijzigen, zoals betalingsvoorwaarden, leveringsvoorwaarden, valuta en taal.
Aan de hand van de wizard voor relatieselectie kunt u vaste selecties voor uw relaties instellen en opslaan. Deze kunt u later opnieuw gebruiken voor verschillende handelingen, zoals bijvoorbeeld het aanmaken van activiteiten of documenten voor de relaties, of het versturen van e-mails. Zo kunt u veel tijd besparen.
Integratie met Microsoft Outlook®®
Met behulp van de Microsoft Outlook-integratie kunt u uw relatieregister up to date houden, zowel in Outlook als in het programma. U kunt de e-mail adressen van uw relaties in Outlook koppelen aan de relaties en contactpersonen in het programma. De nieuwe contacten die u aanmaakt, kunnen in beide "richtingen" gesynchroniseerd worden.
Relaties die worden gebruikt in een ander deel van het programma, kunnen niet worden verwijderd. Als u niet wilt dat een bepaalde relatie nog langer beschikbaar is, kunt u die relatie op non-actief zetten. Hiervoor selecteert u Ja in de afrollijst Non-actief op het tabblad Overige info.
Sommige relaties willen geen bulkmail ontvangen, zoals informatie over speciale aanbiedingen per e-mail. Op het tabblad Overige info kunt u de optie Geen verzendingen selecteren. U kunt dan met behulp van de geavanceerde selectie bij het maken van een mailing ervoor kiezen om de klanten waarbij deze instelling is geselecteerd uit te sluiten.
Meer informatie:
Waarden van een selectie relaties wijzigen
Wizard voor bewerken van relaties