Over de Microsoft Outlook-integratie
Het programma verzendt e-mails via Outlook. U kunt er daarnaast voor kiezen het systeem met Outlook te integreren, zodat bijvoorbeeld inkomende e-mails in Outlook als activiteit aan het programma worden aangemaakt, of afspraken uit de Outlook-agenda worden gekopieerd naar de agenda in Mamut Business Software. De integratie kan worden gebruikt ongeacht of u voor uitgaande mails de e-maileditor van Outlook gebruikt of de interne e-maileditor van het programma. Om de integratie te activeren gaat u naar Beheer - Instellingen - Gebruiker. Selecteer het tabblad Module-instellingen en klik op de knop Outlook. Er kan worden ingesteld dat bij ontvangst van een e-mail in Outlook automatisch een activiteit in het programma wordt aangemaakt voor de desbetreffende relatie, mits het programma het e-mailadres van de afzender kan vinden in een van uw relatiekaarten; u kunt een dergelijke activiteit echter ook handmatig aanmaken. Tevens kunt u de takenlijst en de agenda synchroniseren - zowel in één richting als in beide richtingen.
Meer informatie over het starten met het gebruik van e-mail binnen het programma vindt u in Aan de slag met e-mail.
Instellen van de synchronisatieparameters
Activiteiten kopiëren van het programma naar de agenda en takenlijst in Outlook: Activiteiten die u in het programma aanmaakt kunnen automatisch worden gekopieerd naar de agenda en de takenlijst van Outlook.
Kies tussen automatische synchronisatie en handmatig kopiëren: Automatische synchronisatie betekent dat in het programma automatisch activiteiten worden aangemaakt op basis van de keuzen die u in de gebruikersinstellingen voor Outlook hebt gemaakt. Handmatig kopiëren betekent u ervoor kunt kiezen om in het programma een activiteit aan te maken op basis van de keuzen die u in de gebruikersinstellingen voor Outlook hebt gemaakt.
Selecteer welke typen bijlagen gesynchroniseerd moeten worden: U kunt kiezen of een bijlage bij een inkomende e-mail moet worden gekopieerd naar de documentenmodule van het programma, en zo ja, welke typen bijlagen u wilt toestaan.
Kopiëren van activiteiten vanuit Outlook en instellen van de standaardwaarden daarvoor: Activiteiten in de takenlijst en de agenda kunnen worden gekopieerd naar de agenda of de taaklijst in het programma. Bovendien kunt u activiteiten laten aanmaken op basis van zowel inkomende als uitgaande e-mails.
Meer informatie over de gebruikersinstellingen voor Outlook vindt u in Gebruikersinstellingen voor Microsoft Outlook®.
Speciale menubalk in Outlook
U krijgt in Outlook een afzonderlijke menubalk waarmee u de integratie rechtstreeks kunt beheren.
Meer informatie over de menubalk in Outlook vindt u in De menubalk in Microsoft Outlook.
Nieuwe e-mail in Outlook aanmaken naar relaties uit het relatieregister in het programma: In de menubalk vindt u een knop voor Nieuwe e-mail, waarmee u relaties uit het relatieregister in het programma kunt selecteren voor u een e-mail aanmaakt.
Relaties rechtstreeks in Outlook aanmaken en met het programma synchroniseren: U kunt rechtstreeks in Outlook relaties aanmaken en onmiddellijk synchroniseren, ook wanneer de relatie nog niet aanwezig is in het programma.
Open de relatiekaart en activiteiten rechtstreeks vanuit Outlook: U kunt de relatiekaart en de activiteit die er in het programma bijhoort, openen vanuit een gesynchroniseerd element in Outlook.
Controleer de synchronisatiestatus van een element: U kunt controleren of een element gesynchroniseerd is en zo ja met welke relatie, met of zonder bijlagen etc. Hiermee hebt u volledige controle over de elementen in beide programma's.
Belangrijke opmerkingen
Systeembeheerder: De e-mailinstellingen worden op het niveau van de individuele gebruiker bepaald.
Terugkerende items: In Outlook kan worden ingesteld dat bepaalde items in de agenda met regelmaat terugkeren en in de agenda worden herhaald. Deze items kunnen alleen als één element in het programma gesynchroniseerd worden, d.w.z. alleen het hoofditem wordt gesynchroniseerd.
Meer gebruikers: De functionaliteit ondersteunt alleen de integratie met uw eigen Outlook-programma. Er kunnen in het programma geen activiteiten worden aangemaakt die gesynchroniseerd worden met de Outlook-programma's van andere gebruikers.
Meer relaties: E-mails die vanuit Outlook aan een aantal in het programma geregistreerde relaties/contactpersonen worden verzonden, worden alleeen gesynchroniseerd met de eerste relatie van de lijst.
Meer bedrijfsdatabases: De Outlook-integratie kan slechts op één bedrijfsdatabase worden toegepast. Als u meer bedrijfsdatabases hebt, moet u een keuze maken met welke database u wilt integreren. U kunt de doeldatabase echter wel wijzigen, door de integratie - indien actief - uit te schakelen en vervolgens aan een andere bedrijfsdatabase te koppelen.
Elementen verwijderen in Outlook: Wanneer u in Outlook een element verwijdert, verschijnt er een venster waarin u gevraagd wordt of u ook de bijbehorende activiteit uit het programma wilt verwijderen. Dit bericht verschijnt alleen indien u gebruik maakt van de functionaliteit Verwijderen (het X-symbool in de Outlook-werkbalk). Gebruikt u het commando [Shift + Enter] wordt het element permanent verwijdert en is het niet meer mogelijk om het element uit het programma te verwijderen.
Meer informatie:
Over e-mailen vanuit het programma