Over e-mailen vanuit het programma
Het programma bevat functionaliteit voor het verzenden van e-mails naar uw relaties. Zo kunt u offertes, orders en facturen of een betalingsherinnering per e-mail aan uw relaties zenden. Rapporten die u in het programma aanmaakt, kunnen tevens per e-mail worden verzonden. Indien u gebruik maakt van de functionaliteiten voor het maken en opslaan van e-mails naar en - indien gewenst - van uw relaties, hebt u het meeste profijt van de klantenservicefunctionaliteit van het programma. De e-mails zijn gekoppeld aan de relaties en u kunt de correspondentie met uw relaties later eenvoudig terugvinden.
Meer informatie vindt u in Aan de slag met e-mail.
Let op! De
e-mailinstellingen worden op het niveau van de individuele gebruiker bepaald.
Het programma verzendt e-mails via Microsoft Outlook®
Om e-mails rechtstreeks vanuit het programma te kunnen verzenden moet Microsoft Outlook op uw computer geïnstalleerd zijn. U kunt zelf kiezen of u de e-maileditor van Mamut Business Software wilt gebruiken voor het aanmaken en wijzigen van uw uitgaande e-mail, of dat u hiervoor waar mogelijk liever gebruik maakt van de e-maileditor van Outlook.
Meer informatie over de e-maileditor van Mamut Business Software vindt u in De e-maileditor van het programma.
E-mails aanmaken waar u ook bent
De e-mailfunctionaliteit is geïntegreerd met de meeste andere onderdelen van het systeem. Zo kunt u offertes, orderbevestigingen en facturen rechtstreeks vanuit het systeem per e-mail verzenden. Ook kunt u een nieuwe e-mail rechtstreeks aanmaken vanuit bijvoorbeeld de relatiekaart, het projectenregister of het medewerkersregister. Tevens kunt u een rapport naar e-mail afdrukken en andere documenten verzenden.
Rapporten naar e-mail afdrukken (.pdf-bijlage)
U kunt ervoor kiezen af te drukken naar e-mail. Als u bijvoorbeeld een factuur naar e-mail wilt afdrukken, converteert het programma de afdruk automatisch naar een PDF-bestand, dat als bijlage bij een e-mail naar de ontvanger wordt gevoegd. De meeste ontvangers zullen een PDF-bijlage kunnen lezen, en het wordt algemeen beschouwd als een veilig bestandstype.
Meer informatie vindt u in Afdrukken naar e-mailbijlage.
Kies de methode voor standaard e-mailontvanger
In de bedrijfsinstellingen voor relatiebeheer kunt u de methode kiezen voor welk(e) e-mailadres(sen) standaard gebruikt dient/dienen te worden bij het verzenden van inkoop- en verkoopdocumenten per e-mail. U hebt de keuze tussen E-mailadres van relatie, het veld Uw ref. en E-maillijst. De e-maillijst laat u vóór verzending kiezen tussen de e-mailadressen geregistreerd op de relatie en de contactpersonen. Uw ref. geldt de referentie van de relatie van offerte/order/factuur.
Microsoft Outlook®-integratie
U kunt er ook voor kiezen het systeem met Outlook te integreren.
De Outlook-integratie kan worden gebruikt ongeacht of u voor het schrijven van uitgaande e-mails de editor van Outlook gebruikt of de interne editor van het programma. De integratie biedt u onder meer de mogelijkheid om inkomende en uitgaande e-mails automatisch of handmatig aan uw relaties te koppelen. U kunt e-mails, de agenda en de takenlijst integreren en u kunt bovendien rechtstreeks vanuit Outlook nieuwe relaties aanmaken.
Let op! Om deze integratie te kunnen
activeren moet u Microsoft Outlook
op uw computer geïnstalleerd hebben. De integratie functioneert voor Outlook 2007 of nieuwer.
2010 en 2013 alleen 32-bit. (niet voor Outlook Express).
De instellingen voor de Outlook-integratie vindt u onder Beheer - Instellingen - Gebruiker. Selecteer het tabblad Module-instellingen en klik op de knop Outlook.
Meer informatie vindt u in Over de Microsoft Outlook-integratie.
E-mail naar een groep
U kunt de wizard gebruiken voor het selecteren van een groep relaties waaraan u tegelijk een e-mail wilt sturen. In de wizard kunt u vaste selecties opgeven en opslaan, die u later kunt gebruiken. U kunt uw selectie laten afhangen van een aantal criteria, zodat u op ieder moment precies de juiste relaties aan kunt schrijven.
Meer informatie vindt u in Over het opzetten en onderhouden van relaties.
Meer informatie vindt u in Wizard voor bewerken relaties.
E-mailsjablonen
Met behulp van de interne e-maileditor van het programma kunt u e-mailsjablonen aanmaken. Met deze e-mailsjablonen kunt u tekstgedeelten vooraf invoeren en opmaken, zodat u dat niet telkens opnieuw hoeft te doen bij het versturen van soortgelijke e-mails aan uw relaties. U kunt zo veel sjablonen aanmaken als u nodig hebt. Ook als u het systeem bij de gebruikersinstellingen voor Outlook zodanig heeft ingesteld dat Outlook wordt gebruikt als e-maileditor, zullen de registers waarvoor het gebruik van e-mailsjablonen zinvol is, nog steeds gebruik maken van de interne e-maileditor van het programma.
Meer informatie vindt u in E-mailsjablonen.
Meer informatie: