Over documenten
In de geïntegreerde documentenmodule is het eenvoudig om een overzicht te krijgen over alle documenten, onafhankelijk of ze zijn aangemaakt in de relatiemodule, activiteitmodule, in het projectregister of het medewerkersregister. Nieuwe documenten kunnen rechtstreeks vanuit de documentenlijst aangemaakt worden, of via het tabblad Documenten in bovengenoemde modules.
Documenten die zijn aangemaakt voor u Mamut Business Software in gebruik nam, of documenten die vanwege andere reden buiten het programma om zijn aangemaakt, kunnen in de documentenlijst worden geïmporteerd. Door de synchronisatie met Microsoft Outlook te gebruiken is het tevens mogelijk om bijlagen die u per e-mail ontvangt te importeren naar het documentenregister.
Bij het programma horen een reeks documentsjablonen die u naar uw wens kunt aanpassen. Het is tevens mogelijk om nieuwe sjablonen aan te maken. Documentsjablonen worden gebruikt om het werken met documenten die een identiek of vrijwel gelijk uiterlijk moeten hebben, te vergemakkelijken.
In de Gebruikersinstellingen voor document kunt u de kolommen aanpassen en aangeven welke kolommen in de documentenlijst moeten worden weergegeven. Tevens stelt u in hoe de documentenkaart eruit moet zien en dient te werken.
U kunt documenten per e-mail of fax verzenden vanuit de documentenlijst en via het tabblad Documenten in alle modules waar dit tabblad beschikbaar is. Het is tevens mogelijk om een kopie van het document in PDF-formaat aan te maken.
Het verschil tussen een document en een rapport
In het programma wordt de term Document gebruikt bij documenten die in Word, Excel of Powerpoint zijn aangemaakt, en die direct in het document kunnen worden aangepast.
Een Rapport geeft informatie weer op basis van geregistreerde gegevens in het programma en op basis van een opgegeven selectie. De inhoud van een gegenereerd rapport kan als afdrukvoorbeeld worden weergegeven. Het is echter niet mogelijk om direct in het rapport wijzigingen in het rapport aan te brengen. Rapporten worden in de verschillende programmamodules gegenereerd, zoals Order/Factuur of Inkoop, maar ook via de Rapportmodule.
Toegang tot, opslaan van en back-up van documenten
Met behulp van verschillende documenttypen kunt u definiëren waar de verschillende documenttypen opgeslagen dienen te worden. Tevens geeft u aan welke gebruikersrechten dienen te gelden voor de documenttypen. Meer informatie over de documenttypen, opslaglocatie en gebruikerstoegang vindt u in Documenttypen.
Bij het maken van een back-up kunt u aangeven of de documenten in de back-up moeten worden opgenomen. Houd er rekening mee dat alleen de documenten die zijn opgeslagen in de gemeenschappelijke gegevensmappen, meegenomen in de back-up. Van documenten die lokaal op de computer zijn opgeslagen, bijvoorbeeld in de map Mijn documenten, moet handmatig een back-up worden gemaakt.
Let op! Het programma ondersteunt
geen revisiebehandeling van documenten. Elk document moet opgeslagen worden
met een nieuwe bestandsnaam indien u verschillende versies van hetzelfde
document wenst op te slaan.
Meer informatie:
Eigenschappen voor de documentenkaart
Gebruikersinstellingen voor document