Documenttypen
Beheer - Instellingen -
Bedrijf - Standaardregister - Documenttype 
Het programma bevat een aantal standaard documenttypen zoals "Relatie", "Medewerker", "Intern" en "Particulier". Wanneer u naast de standaardtypen meerdere documenttypen wenst te gebruiken, kunt u deze aanmaken in het Standaardregister. Nieuwe documenttypen zullen zowel in de documentenlijst als in de documentenkaart beschikbaar zijn, nadat de lijst of documentenkaart opnieuw is geopend.
Voordeel van het werken met verschillende documenttypen is dat u gemakkelijker kunt filteren, een overzicht over de documenten in de documentenlijst kunt krijgen en aan kunt geven welke documentsjablonen er voor welk documenttype beschikbaar zullen zijn.
Standaard opslaglocatie
Standaard zal de opslagruimte al worden aangegeven, zoals Bedrijfsdatabase voor documenttypen die vanzelfsprekend behoren tot de bedrijfsdatabase. Documenttypen die als privé zijn aangemerkt, worden opgeslagen in de gebruikersmap. Documenten van medewerkers die niet voor alle gebruikers van het programma beschikbaar zijn, worden in een aparte medewerkersmap opgeslagen, zodat niet iedereen toegang heeft. In het veld in de Standaard opslaglocatie kunt u het pad zien naar de locatie waarin het document wordt opgeslagen.
Gebruikersmap: Wanneer de Gebruikersmap wordt geselecteerd als opslaglocatie, zullen de documenten, bij het maken van een back-up zonder systeembestanden, niet ingevoegd worden.
Mijn documenten: Van documenten die in Mijn documenten zijn opgeslagen moet elke gebruiker zelf een back-up maken omdat deze documenten niet meegenomen worden bij het maken van een back-up.
Bedrijfsdatabasemap: Voor de meeste documenten zal deze map automatisch geselecteerd worden. Documenten die hierin opgeslagen zijn, kunnen gelezen worden door alle gebruikers die toegang tot deze documenten hebben.
Systeemmap: Documenten die in de systeemmap opgeslagen zijn, zullen bij het maken van een back-up zonder systeembestanden, niet toegevoegd worden.
Medewerkersmap: Documenten van het type medewerker zullen opgeslagen worden in een aparte medewerkersmap. Houd er rekening mee dat u Personeel dient te selecteren indien u de inzage in deze documenten voor gebruikers wilt beperken.
Aangepast: Bij het selecteren van Aangepast worden de onderste velden actief, zodat u hier het pad kan aangeven voor het opslaan van bepaalde typen documenten. Van de aangepaste opslaglocatie moet door elke gebruiker handmatig een back-up gemaakt worden.
Documentsjablonen gekoppeld aan documenttypen
Voor alle documenttypen kunt u aangeven welke documentsjablonen er beschikbaar zijn. Een documentsjabloon kan gekoppeld worden aan zoveel documenttypen als u wenst.
Gebruikerstoegang voor documenttypen
Wanneer u wilt dat een bepaald type document niet voor alle gebruikers toegankelijk is, kunt u de gebruikerstoegang voor documenttypen aanpassen zodat alleen gebruikers met toestemming om de aangegeven documenten te lezen, toegang hebben.
Personeel: Documenten van dit type zullen alleen beschikbaar zijn voor gebruikers die toegang hebben tot de personeelsdocumenten.
Vertrouwelijk: Documenten van dit type zijn alleen beschikbaar voor gebruikers die toestemming hebben om de vertrouwelijke documenten in te zien.
Inactief: Een inactief documenttype zal niet langer in het filter van de documentenlijst of in de afrollijst Type op de documentenkaart worden weergegeven. Het documenttype zal niet langer gebruikt kunnen worden bij het opstellen van nieuwe documenten. Het inactief maken zal geen gevolgen hebben voor de documenten van dit type die al zijn opgemaakt.
Meer informatie: