Kom i gang med avdelingsregnskap

I Mamut Business Software kan du bruke avdelinger til å få enklere oversikt over virksomheten din. Du kan knytte blant annet ansatte, kontakter, ordrer, prosjekter og bilag til avdelinger, noe som kan gjøre det enklere for deg å analysere f.eks. salg og omkostninger.

Det første du må gjøre er å opprette avdelingene du ønsker å bruke. Dette gjøres i Standardregisteret.

Slik oppretter/endrer du avdelinger

1. Velg Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister.
2. Marker Avdelinger, og klikk Redigere.
3. Klikk Ny for å opprette en ny avdeling.
   ---eller---
   Marker en eksisterende avdeling, og klikk Redigere for å endre navn på avdelingen.
   Merk! Dersom du gir en avdeling et nytt navn, vil endringen påvirke alle kontakter, ansatte osv. som allerede er knyttet til avdelingen. Du kan bruke søk og utvalg for å kontrollere hvor en avdeling allerede er i bruk. Les mer om dette i Avansert utvalg.

   

4. Angi navn på avdelingen, og klikk OK.
5. Gjenta prosedyren for alle avdelinger du vil opprette.

Avdelingen(e) er opprettet, og kan nå knyttes til blant annet ansatte og bilag.

Merk! Avdelinger kan kun slettes dersom de ikke er i bruk.

Føring på avdelinger

Etter at ønskede avdelinger er opprettet, kan du begynne å bruke dem som kostnadsbærere.

Du har også mulighet til å forenkle føringen ved å knytte f.eks. bestemte produkter og kontoer til avdelinger, slik at føringer på produktene/kontoene automatisk blir kontert på de angitte avdelingene. Merk at du likevel alltid har mulighet til å overstyre valgt avdeling manuelt i de ulike modulene.

Avdelinger og bilag

I bilagsregistreringen under Vis - Regnskap - Bilagsregistrering kan du manuelt knytte bilag til avdelinger ved å angi ønsket avdeling i nedtrekklisten i kolonnen Avdeling. Du må da først gå til brukerinnstillingene og angi at kolonnen for avdeling skal vises i bilagsregistreringen.

Klikk på knappen Brukerinnstillinger i verktøylinjen øverst, eller gå til Vis - Innstillinger - Bruker - Innstillinger per modul - Bilagsregistrering, velg fanekortet Kolonner, og merk av i avmerkingsboksen for Avdeling under Vis kolonne. Klikk OK når dette er gjort. Ønsker du at markøren skal stanse i dette feltet ved bruk av tasten [Enter] i bilagsregistreringen, merker du også av i avmerkingsboksen under Fokus.

Tips! Du kan også angi eller endre avdeling i Hovedbok etter at bilag er bokført. Åpne først hovedboken ved å velge Vis - Regnskap - Hovedbok, merk bilagslinjen du vil endre, klikk knappen Rediger og velg ønsket avdeling i nedtrekkslisten Avdeling.

Dersom du vil vise kolonnen for avdeling i hovedvinduet for Hovedbok, klikker du knappen Innstillinger på verktøylinjen, og merker av i avmerkingsboksen for Avdeling.

Avdelinger og konto

I kontoplanen under Vis - Regnskap - Kontoplan er det mulig å knytte hver enkelt konto til en avdeling. Dette kan brukes dersom alle posteringer på en bestemt konto skal tilhøre en bestemt avdeling, og vil gjøre bilagsregistreringen enklere og raskere. Vær forsiktig med å bruke denne i kombinasjon med avdeling på produkter og kontakter, slik at du ikke blander avdelingene.

Du kan også merke av for Avdeling påkrevet (og Prosjekt påkrevet) på kontoen i kontoplanen. Dette gjør at brukeren får en påminnelse om å legge inn avdeling på bilaget, dersom dette mangler.

Merk! Vær oppmerksom på at denne innstillingen vil gjelde i alle moduler som blir ført mot regnskap og de avmerkede kontoene. Du må derfor huske å angi avdeling ved registreringer i alle moduler.

Avdelinger og ansatte

Ved å knytte ansatte til avdelinger vil lønnskjøringer automatisk føres på respektive avdelinger, slik at du kan enkelt kan få en oversikt over lønnskostnadene til de forskjellige avdelingene. Du kan f.eks. skrive ut rapporten Lønnsjournal filtrert på de enkelte avdelinger.

For å knytte ansatte til avdeling går du til Vis - Lønn - Personalregister, blar deg frem til aktuell(e) ansatt(e), og velger avdeling i nedtrekkslisten Avdeling til høyre i øvre del av vinduet. Klikk Lagre når dette er gjort.

Avdelinger og timeregistrering

Ved registrering av timesedler under Vis - Timeregistrering - Timeregistrering kan også hver enkelt timelinje knyttes til avdelinger ved å bruke nedtrekklisten i kolonnen Avdeling.

Dersom kolonnen for Avdeling ikke vises i hovedvinduet, kan du gå inn i brukerinnstillingene og angi dette:

Klikk på knappen Brukerinnstillinger i verktøylinjen øverst, eller gå til Vis - Innstillinger - Bruker - Innstillinger per modul - Timeregistrering, velg fanekortet Kolonner for registrering, og merk av i avmerkingsboksen til venstre for Avdeling. Klikk OK når dette er gjort.

Tips! I fanekortet Standardverdier i brukerinnstillingene kan du også angi en avdeling som skal foreslås på timelinjen som standard, eller merke av for at avdeling skal hentes fra personalregisteret. Ved siste alternativ vil foreslått avdeling styres av avdelingen som den ansatte er knyttet til.

Avdelinger og ordre

Ordrer kan også knyttes til avdelinger med tanke på å kunne analysere salg, omkostninger og fortjeneste. Har virksomheten din eksempelvis flere salgsteam som opererer på forskjellige områder, kan det være nyttig å opprette en avdeling per team, slik at hvert salg kan knyttes til riktig salgsteam. På denne måten vil du enkelt kunne ta ut rapporter som viser salgsresultatene til hvert team.

Du knytter en ordre til avdeling i ordreregistreringen (under Vis - Tilbud/Ordre/Faktura - Ordreregistrering) ved å gå til fanekortet Diverse og velge aktuell avdeling i nedtrekkslisten Avdeling.

Du kan dessuten velge å knytte forskjellige ordrelinjer til forskjellige avdelinger. Du må da først gå til brukerinnstillingene og angi at kolonnen for avdeling skal vises i fanekortet Produktlinjer:

Klikk på knappen Brukerinnstillinger i verktøylinjen øverst, eller gå til Vis - Innstillinger - Bruker - Innstillinger per modul - Ordre/Faktura, velg fanekortet Fanekort, og merk av i avmerkingsboksen for Avdeling. Klikk OK når dette er gjort.

Kolonnen Avdeling vil nå vises på ordrelinjen, og du kan enkelt knytte ordrelinjer til avdeling ved hjelp av nedtrekkslisten.

Avdelinger og innkjøp

På samme måte som ordre kan også innkjøp knyttes til avdelinger. Dette kan være nyttig for å få en oversikt over kostnadene til hver avdeling. Ved registrering av et innkjøp under Vis - Innkjøp - Innkjøp velger du da enkelt avdeling i nedtrekkslisten Avdeling til høyre i registreringsvinduet. Du kan også velge å knytte innkjøpslinjene til forskjellige avdelinger ved å bruke nedtrekklisten i kolonnen Avdeling på hver linje.

Dersom nedtrekklisten for Avdeling ikke vises i hovedvinduet, eller kolonnen Avdeling ikke vises på linjenivå, må du først gå til brukerinnstillingene og angi at disse skal vises:

Klikk på knappen Brukerinnstillinger i verktøylinjen øverst, eller gå til Vis - Innstillinger - Bruker - Innstillinger per modul - Innkjøp. I fanekortet Innkjøp merker du av i avmerkingsboksen til venstre for Avdeling. Valget øverst i vinduet angir om nedtrekkslisten i hovedvinduet skal vises, og valget nederst under Kolonneinnstillinger styrer hvilke kolonner som skal vises for innkjøpslinjene. Klikk OK når innstillingen(e) er gjort.

Avdelinger og produkt/kontakt

Ved å knytte et produkt eller en kontakt mot en avdeling vil all føring på produktet/kontakten gå mot den aktuelle avdelingen.

Merk! Avdelingsinnstillinger satt på kontaktnivå vil som regel overstyre avdelingsinnstillinger satt i andre moduler, som f.eks. for produkt og kontoer.

Du knytter produkter til avdeling ved å gå til Vis - Produkt - Produktregister og velge ønsket avdeling i nedtrekkslisten Avdeling i fanekortet Diverse. For kontakter går du til Vis - Kontakt - Kontaktoppfølging, og velger ønsket avdeling i nedtrekklisten i fanekortet Annen info.

Tips! Det finnes veivisere for oppdatering av mange produkter/kontakter samtidig som gjør at du raskt kan oppdatere disse basert på utvalg du bestemmer i veiviserne. Les mer om dette i Endre verdier på et utvalg kontakter .

Avdelinger og prosjekt

Du kan også knytte hele prosjekter til avdelinger. Det gjør du ved å gå til Vis - Prosjekt - Prosjektregister eller Nytt prosjekt. Velg deretter aktuell avdeling i nedtrekklisten Avdeling.

Les mer i Om Prosjektmodulen.

Se også:

Om prosjekt- og avdelingsregnskap

Om Prosjektmodulen

Endre verdier på et utvalg kontakter

Endre et utvalg produkter