Regnskapsperioder og -år
Regnskapet i Mamut Business Software har 13 regnskapsperioder. Periode 1 til 12 er årets tolv måneder, periode 13 skal brukes til å postere årsoppgjørsposteringene og eventuelle revisjonsendringer.
Regnskapsmodulen er laget slik at du som bruker skal ha mest mulig fleksibilitet ved overgang til et nytt år. Det innebærer at du ikke trenger å gjøre noe spesielt for å ta systemet i bruk i et nytt år, utover å opprette et nytt regnskapsår dersom ikke det allerede er gjort.
Nedenfor kan du lese hvordan du i de ulike modulene bestemmer hvilket regnskapsår føringer blir bokført i.
Som regel er det nødvendig å kunne fortsette bokføringen i foregående regnskapsår en stund etter at du har påbegynt et nytt. Årsaken til dette er at det alltid vil være et visst etterslep i de administrative rutinene, slik at f.eks. fakturaer for varer som er levert i slutten av desember gjerne blir fakturert et stykke ut i januar o.l. Dessuten vil det sjelden være aktuelt å bokføre årsoppgjørsposteringene før et stykke ut på nyåret, samtidig må ikke dette være til hinder for at den daglige bokføringen kan gå som normalt. Du kan ikke risikere å måtte utsette bokføringen i det nye året til årsoppgjøret for det foregående regnskapsåret omsider er i havn. I Mamut løses dette ved å endre aktivt regnskapsår i regnskapsinnstillinger eller i bilagsregistreringen. Dette gjør at du får et spillerom med hensyn til årsoppgjøret, samtidig som den løpende bokføringen ikke blir skadelidende.
Regnskapsåret avsluttes først når alle posteringer er på plass, og utgående balanse for foregående år overføres som inngående balanse i det nye året. Etter at årsavslutningen er foretatt, er det ikke lenger mulig å bokføre eller endre på bokførte data for det året som er avsluttet. Skulle det senere oppstå forhold som du i ettertid gjerne skulle hatt med, er den eneste løsningen å ta med dette som en korreksjonspostering i det nye regnskapsåret. Slike sikkerhetstiltak er påkrevet dersom løsbladforskriftenes krav om ikke slettbare lagringsmedier skal etterkommes.
Ordre/Faktura-modulen
I Mamut Business Software er det mulig å styre hvilken periode (dato) en faktura skal bokføres i, ved å sette ønsket fakturadato i feltet Fakturadato i Ordre/Faktura-modulen. Det er datoen som skrives inn her, som bestemmer hvilken periode fakturaen blir bokført i. Hvis du ikke legger inn en fakturadato, vil systemdatoen bli brukt.
Innkjøpsmodulen
I innkjøpsmodulen er det fakturadatoen ved bokføring som bestemmer hvilken periode og regnskapsår innkjøpet blir bokført i.
Lønnsmodulen
I lønnsmodulen kan du bruke feltet Lønnskjøringsdato øverst til høyre i vinduet for lønnsregistrering for å angi dato for lønnskjøring. Ved selve lønnsavregningen kan du deretter under Periodisering velge regnskapsperioden og regnskapsåret det skal føres på. Du kan kun velge regnskapsperioder og -år som ennå ikke er avsluttet i systemet.
Bilagsregistrering
I bilagsregistreringen kan du fritt velge regnskapsår og periode. Du vil fortsatt ha muligheten til å føre bilag for foregående år i perioder som ikke er avsluttet. Hvis periode 12 i foregående år er avsluttet, vil du kun kunne føre på periode 13 i dette året.
Bilagsnumrene begynner på nr. 1 i nytt regnskapsår
I Mamut er det mest vanlig at hver bilagsart har en egen nummerserie. Hver nummerserie begynner med nr. 1 hvert år med mindre du overstyrer dette manuelt før du begynner å føre bilag.
Innstillinger for bilagsnummerserier finner du ved å velge Vis - Innstillinger - Regnskap - Regnskapsinnstillinger - Bilagsartinnstillinger og nummerserier. Klikk deretter på fanekortet Nummerserier.
Viktig! Innstillingene må settes før du tar i bruk Ordre/Faktura og Bilagsregistrering
i nytt regnskapsår. Dette gjelder også dersom du ønsker å merke av for Felles
nummerserie for alle bilagsarter.
Andre nummerserier
Når det gjelder nummerseriene for f.eks. Ordrenummer, Fakturanummer og Kundenummer, vil de fortsette der de sluttet i foregående år. Med andre ord, det skjer ingen "tilbakestilling" av disse nummerseriene. Grunnen til dette er at disse registrene ikke følger prinsippet om løpende nummerserie på tvers av år.
Periode 13 og årsoppgjørsposteringene
Etter at periode 12 i foregående år er avsluttet, kan du kun føre i periode 13 dersom du skal gjøre ytterligere posteringer på dette året. Denne perioden avsluttes automatisk når du gjennomfører årsavslutningen.
Hovedgrunnen til at du i et regnskapssystem har periode 13 er at de fleste brukere ikke ønsker å gjennomføre årsavslutning for fjoråret før en god stund ut på nyåret. Mange avslutter ikke året før i april/mai året etter.
De viktigste posteringene som dermed må gjøres i periode 13, er tidsavgrensningsposteringer
(avskrivninger, varelagervurderinger, avsetninger osv.) og disponering
av årsoverskudd/-underskudd. De fleste bruker da et tradisjonelt årsoppgjørsprogram
gjerne i samarbeid med sin revisor. Dersom du skal føre bilag med mva.
i periode 13, må du huske å gjøre opp merverdiavgiften manuelt mot oppgjørskonto
for mva slik at inngående saldo i neste regnskapsår blir riktig.
Dersom du har merket av for Dato/Periodekontroll i brukerinnstillinger i bilagsregistrering, vil du få opp to meldinger ved forsøk på føring av bilag i periode 13: Periode tilhørende dato er avsluttet og Bilagsdatoen er utenfor perioden som er valgt på bilaget. Dette gjelder når perioder t.o.m. periode 12 er avsluttet. Klikk OK på disse to meldingene, og før deretter bilaget på vanlig måte.
Se også: