Pivottabeller er funksjonalitet som følger med som standard i Microsoft Excel. Disse er interaktive tabeller som automatisk organiserer data fra Mamut-systemene.
Dersom du ikke er kjent med pivottabeller anbefaler vi at du leser litt om hvordan du bruker disse på Microsoft sine websider: http://office.microsoft.com/en-gb/excel/HP052743561033.aspx (ekstern lenke).
Begreper i pivottabeller:
Page field (side felt): Et felt fra datakilden som er blitt lagt til et side-område (eller filter) i en pivottabell-rapport. For eksempel er "year" i tabellen under en page field. Du kan benytte year-feltet til å vise summerte data for bare 2003, bare 2004, osv.
Data field (data felt): Et felt fra datakilden som inneholder verdier som skal bli summert. For eksempel i tabellen er Sum of revenue et datafelt.
Column field (kolonne felt): Et felt fra datakilden som er dedikert til en kolonne i pivottabell-rapporten. For eksempel er Category et kolonnefelt.
Item (objekt): En subkategori av en rad, kolonne, eller side felt. For eksempel "category"-feltet inneholder følgende objekter: Direktesalg, Forhandler og Kunde.
Row field (rad felt): Et felt fra datakilden som du har dedikert til et radområde i en pivottabell-rapport. For eksempel Product er et radfelt.
Data area (dataområde): Cellene i en pivottabell-rapport som inneholder summert data. For eksempel, verdien i celle C28 summerer all direktesalg i datafeltet.
Valg av tall i pivottabellen
En rekke tall og bærere vil synes i pivottabellen i Excel. Ved å benytte funksjonaliteten i Excel kan du analysere ved å lage tabeller og grafiske fremstillinger som du selv ønsker ved å velge bærere og diagrammer/grafer som du vil illustrere tallene med.
Eksempel:
Du kan for eksempel sette opp en analyse av salget på de viktigste produktene fordelt per selger og på direktesalg, forhandlersalg, kunde og grossist samt å illustrere dette grafisk. De fleste av tallene ligger allerede synlig i kolonner i Excel-arket som er blitt opprettet.
Du kan legge til bæreren our_ref som er salg per selger fra PivotTable Field List. Dette gjøres ganske enkelt ved å merke bæreren, klikke på Add To og velge Row Area i nedtrekksmenyen. Alternativt kan du merke our_ref i PivotTable Field List og dra den til radområdet i tabellen i Excel-arket (som er ved siden av product-raden).
Deretter kan du bruke de fire produktene som selger mest i analysen. Du ser alle salgstallene for alle produktene i tabellen i Excel-arket. I nedtrekksmenyen i product-cellen velger du de fire produktene som har solgt mest.
Grafisk fremstilling av tallene i pivottabellen
Du kan illustrere tallene med et søylediagram. Klikk på ikonet for å opprette diagram. Et nytt Excel-ark med søylediagram basert på tallene i tabellen blir generert.
For at fremstillingen skal bli mest mulig oversiktlig kan du ha produktene alene på y-aksen. Du flytter produktkategoriene product ved å dra den fra x-aksen nederst til y-aksen på høyre side. Deretter flytter du salgskategoriene category ("direktesalg", "forhandler", "kunde", "grossist" og "ingen") til x-aksen ved å dra den fra høyre side til nederst ved siden av "our_ref"-cellen.
Søylediagrammet og kan skrives ut eller for eksempel linkes inn i en PowerPoint-presentasjon.
Les gjerne litt om hvordan du bruker pivottabeller i Excel på Microsoft sine websider, men etter litt trening er det enkelt å beherske funksjonene.
Se også: