Programmet innehåller funktioner för att skicka e-postmeddelanden till dina kontakter. Du kan till exempel skicka en offert, en order/faktura, eller en betalningspåminnelse till en kontakt via e-post. Rapporterna i programmet kan också skickas via e-post. Genom att använda programmets funktioner för att skapa och spara e-post till och eventuellt från dina kontakter kan du få störst möjliga utbyte av programmets kontaktuppföljningsfunktion. E-post kopplas till kontakterna och du kan enkelt hitta korrespondensen senare.
Se här för mer information om hur du kommer i gång med e-post.
Systemadministratör: Inställningarna för e-post anges för var enskild användare.
Programmet skickar e-post via Outlook
Du måste ha installerat Microsoft Outlook/Outlook Express för att kunna skicka e-post från programmet. Du kan välja om du vill använda Mamut som e-posteditor för att skapa och redigera utgående e-post eller Outlooks e-posteditor, där detta är möjligt.
Obs! Om du ska använda Outlook-integrationen till något mer än att skicka e-post kan du inte använda Outlook Express. Se mer om Outlook-integrationen nedan.
Läs här för mer information om programmets e-posteditor.
Skapa e-post där du "är"
E-postfunktionen är integrerad i stora delar av systemet. Du kan till exempel skicka en offert, en orderbekräftelse eller en faktura direkt från systemet som ett vanligt e-postmeddelande. Du kan också skapa ett nytt e-postmeddelande direkt från till exempel kontaktkortet, projektregistret eller personalregistret. Du kan också välja att skriva ut rapporter till e-post samt skicka dokument.
Skriv ut rapporter som e-postbilagor (.pdf)
Du kan skriva ut till e-post. Om du till exempel väljer att skriva ut en faktura till e-post, konverterar programmet automatiskt utskriften till .pdf-format och lägger den som bilaga till ett e-postmeddelande till mottagaren. En .pdf-bilaga kan läsas av de flesta mottagare och räknas av de allra flesta som ett säkert filformat.
Läs mer om detta här.
Välj metod för standard e-postmottagare
I företagsinställningarna för modulen kontaktuppföljning kan du välja vilken eller vilka e-postadresser som ska användas som standard vid utskick av köp- och försäljningsdokument via e-post. Du kan välja mellan Kontakt e-post, Er Ref. och E-postlista. E-postlistan gör det möjligt att välja mellan kontaktens registrerade e-postadresser innan själva utskicket. Er Ref. gäller kontaktens referens från modulen försäljning/order/fakturering.
Microsoft Outlook-integration
Du kan dessutom välja att integrera systemet med Outlook.
Outlook-integrationen kan användas oavsett om du använder Outlooks eller programmets egen e-posteditor för att redigera utgående e-post. Integrationen gör det bland annat möjligt att, automatiskt eller manuellt, koppla inkommande och utgående e-post till dina kontakter. Du kan integrera e-post, kalender och uppgiftslistan och du kan dessutom skapa kontakter direkt från Outlook.
För att använda Outlook-integrationen måste du ha Microsoft Outlook installerat på din dator. Integrationen fungerar för Outlook 2003 med SP1 samt Outlook 2007. (Inte Outlook Express).
Inställningarna för Outlook-integrationen hittar du under Visa - Inställningar - Användare. Välj fliken Inställningar per modul och knappen Outlook.
Läs mer om Outlook-integrationen här.
E-post till grupp
Du kan använda guiden för kontakturval för att skicka e-post till ett urval av dina kontakter. Genom guiden kan du skapa och spara fasta urval som kan användas senare. Du kan basera urvalet på ett varierat utbud av kriterier, så att du när som helst kan nå de rätta kontakterna.
Läs mer om organisering och underhåll av kontakter här.
Läs mer om guiden för kontakturval här.
E-postmallar
Med hjälp av programmets egen e-posteditor kan du skapa e-postmallar. Med e-postmallar kan du skriva och formatera delar av texten en gång istället för varje gång du ska skicka ett liknande e-postmeddelande till en annan kontakt. Du kan skapa så många mallar du behöver. Även om du i användarinställningarna för Outlook har ställt in systemet för att använda Outlook som e-posteditor, används programmets egen e-posteditor av de register som kan dra nytta av e-postmallar. Läs mer om detta i avsnittet "Kom i gång med e-post" här.
Läs mer om e-postmallar här.
Se även: