Programmet skickar e-post via Outlook. Du kan även välja om du vill integrera systemet med Outlook så att inkommande e-post i Outlook överförs som aktiviteter i programmet, eller möten i Outlook-kalendern överförs till kalendern. Du kan använda integrationen oavsett om du använder Outlooks e-posteditor eller programmets egen för utgående e-post. Du aktiverar integrationen och gör inställningarna under Visa - Inställningar - Användare. Välj fliken Inställningar per modul och knappen Outlook. E-post som tas emot i Outlook kan automatiskt skapa en aktivitet på kontakten i programmet om programmet hittar e-postadressen på en av dina kontakter, eller om du skapar en sådan aktivitet. Du kan också synkronisera uppgiftslistan och kalendern åt båda hållen.
Se här för mer information om hur du kommer i gång med e-post i programmet.
Obs! I denna beskrivning av integrationen med Outlook kallas Mamut Business Softwareför "programmet".
För att använda integrationen måste du ha Microsoft Outlook installerat på din dator. Integrationen fungerar med Outlook 2003 med SP1 samt Outlook 2007. (Inte Outlook Express).
Välj detaljer för synkronisering
Överför aktiviteter från programmet till kalendern och uppgiftslistan i Outlook: Aktiviteter som du skapar i programmet kan automatiskt överföras till kalender och uppgiftslista i Outlook.
Välj mellan automatisk synkronisering eller manuell överföring: Automatisk synkronisering innebär att aktiviteter skapas automatiskt i programmet utifrån de val du har gjort i användarinställningarna för Outlook. Manuell överföring innebär att du kan skapa aktiviteter manuellt i programmet utifrån de val som du har gjort i användarinställningarna för Outlook.
Välj vilka sorters bilagor som ska synkroniseras: Du kan välja om du vill att dina inkommande e-postbilagor ska överföras till dokumentmodulen i programmet samt, i sådant fall, vilka sorters bilagor.
Överför aktiviteter från Outlook och ange standardvärden för dessa: Aktiviteter i uppgiftslistan och kalendern kan överföras till kalendern eller uppgiftslistan i programmet. Du kan dessutom skapa aktiviteter på både utgående och inkommande e-post.
Läs mer under "Användarinställningar för Outlook" här.
Egen menyrad i Outlook
Du får en egen menyrad i Outlook för att därifrån kontrollera integrationen i det dagliga arbetet.
Läs mer om menyraden i Outlook här.
Skapa ny e-post i Outlook till kontakter i programmets kontaktregister: På menyraden får du en egen knapp, Ny e-post, där du kan leta upp kontakter från kontaktregistret i programmet innan ett e-postmeddelande skapas för denna eller dessa.
Skapa kontakter direkt i Outlook och synkronisera med programmet: Du kan skapa en kontakt eller kontaktperson från Outlook så att du direkt kan synkronisera denna, även när kontakten inte redan finns i programmet.
Öppna kontaktkortet och aktiviteter direkt från Outlook: Från ett synkroniserat element i Outlook kan du öppna det aktuella kontaktkortet samt aktiviteten i programmet.
Kontrollera att element är överförda: Du kan kontrollera om och till vilken kontakt ett element har överförts, om bilagor har överförts m.m. Du har alltså full kontroll över elementerna i båda programmen.
Viktigt att veta
Systemadministratör: E-postinställningarna görs av varje enskild användare.
Återkommande avtalad tid: I Outlook kan en avtalad tid i kalendern vara Återkommande så att den avtalade tiden upprepas i kalendern. Ett sådant möte kan bara synkroniseras som ett element till programmet. Detta innebär att bara den första avtalade tiden synkroniseras.
Flera användare: Funktionen stöder bara integration med din egen Outlook. Det går inte att skapa aktiviteter i programmet som kan överföras till andra Outlook-användare.
Flera kontakter: E-post som skickats via Outlook till flera kontakter/kontaktpersoner, som alla är registrerade i programmet, synkroniseras bara med den första av dessa kontakter.
Flera företagsdatabaser: Integrationen med Outlook kan bara användas mot en databas. Har du flera företagsdatabaser måste du välja vilken som ska använda integrationen. Du kan emellertid byta genom att stänga av integrationen där den är aktiv och därefter aktivera den i en annan företagsdatabas.
Radera element i Outlook: När du raderar ett element i Outlook får du upp ett fönster där du ska ta ställning till om den tillhörande aktiviteten i programmet också ska raderas. För att få upp detta fönster krävs att elementet går genom Raderade element. Du bör därför inte radera "direkt" (Shift + Enter), eftersom detta kommando tar bort elementet permanent, utan en möjlighet att radera elementet i programmet.
Se även: