Redovisningen i programmet har 13 redovisningsperioder. Period 1-12 är årets tolv månader, medan period 13 ska användas till att bokföra årsredovisningen.
Obs! Hur många momsperioder som ditt
företag ska förhålla sig till är beroende av hur mycket företaget omsätter
eller om du har ansökt om en annan momsredovisningsperiodisering än den
som är standard. Läs mer om momsperioder på Skatteverkets
hemsida (extern länk).
Redovisningsmodulen är gjord sådan att du som användare ska ha största möjliga flexibilitet vid övergång till ett nytt år. Detta innebär att du inte behöver göra något speciellt för att ta systemet i bruk kommande år, förutom att skapa ett nytt redovisningsår om det inte är gjort.
Nedan kan du se hur de olika modulerna bestämmer i vilket redovisningsår poster bokförs.
Som regel är det nödvändigt att kunna fortsätta bokföringen i det föregående räkenskapsåret även om det nya året redan startat. Orsaken till detta är att det alltid kommer att vara ett visst eftersläpande i de administrativa rutinerna, så att till exempel fakturor för varor som levererades i december ofta blir fakturerade en bit in i januari eller liknande. Dessutom är det sällan aktuellt att bokföra årets slutgiltiga poster förrän en stund in på det nya året. Samtidigt får detta inte förhindra att den dagliga bokföringen sker normalt. Du kan inte riskera att vara tvungen att skjuta upp bokföringen för det nya året bara för att det föregående årets årsbokslut inte är i hamn. I programmet löser du detta genom att ändra aktivt räkenskapsår i redovisningsinställningarna eller i verifikatregistreringen. Detta innebär att du kan bokföra på två räkenskapsår samtidigt och att den löpande bokföringen kan fortsätta som normalt. Du har också möjlighet att överföra en preliminär ingående balans för att ha bättre översikt.
Räkenskapsåret avslutas först när alla poster är på plats och utgående balans för det föregående året överförs till ingående balans i det nya året. När årsbokslutet är avklarat är det inte längre möjligt att bokföra eller ändra data som har bokförts i det föregående året. Om du senare vill föra in kompletterande information från det föregående året i bokslutet är den enda lösningen att ta upp det som en korrektionspost i det nya året. Lösningar som denna är ett lagstadgat krav.
Se även: Bokföring på två räkenskapsår
Försäljning och Faktureringsmodulen
I programmet är det möjligt att styra vilken period (datum) en faktura ska bokföras på genom att ange önskat fakturadatum i Försäljnings- och Faktureringsmodulen. Det är datumet som anges här som avgör i vilken period fakturan blir bokförd. Om du inte anger ett fakturadatum kommer systemets datum att användas.
Obs! Var god notera att manuellt registrerade
fakturadatum uppdateras inte via processen för att stänga perioder, eller
årsbokslut.
För att se till att alla fakturor registreras på ett korrekt sätt med ett
fakturadatum som stämmer överens med den nya redovisningsperioden rekommenderar
vi att du kontrollerar alla manuellt registrerade fakturadatum i förhållande
till den nya redovisningsperioden innan du stänger perioden.
Mer information om detta kan du få från din revisor.
Inköpsmodulen
I inköpsmodulen är det fakturadatumet vid bokföring som avgör i vilken period och i vilket räkenskapsår som inköpet bokförs.
Verifikatregistrering
I verifikatregistreringen kan du fritt välja räkenskapsår och period. Du har fortfarande möjlighet att bokföra verifikat på det gamla räkenskapsåret genom att ändra år i verktygsmenyn i de perioder som inte är avslutade. Om period 12 är avslutad har du möjlighet att bokföra i period 13.
Verifikatnummer börjar på nr. 1 vid nytt redovisningsår
I programmet är det vanligast att varje verifikattyp har en egen nummerserie. Varje nummerserie börjar med nr. 1 varje år såvida du inte ändrar det manuellt innan du börjar bokföringen.
Inställningar för verifikatnummerserier hittar du genom att välja Visa och klicka på Inställningar. Klicka sedan på knappen Redovisningsinställningar, välj fliken Redovisningsinställningar och knappen Verifikationstypinställn. och nummerserier.
Obs! Inställningarna måste göras innan
du använder Order/Faktura och Verifikatsregistreringen i ett nytt redovisningsår.
Det gäller även om du vill markera Gemensam
nummerserie för alla verifikationstyper.
Andra nummerserier
När det gäller andra nummerserier som t.ex. ordernummer, fakturanummer och kundnummer, fortsätter dessa oförändrat på det nya räkenskapsåret. Med andra ord behöver man inte "återställa" dessa nummerserier. Anledningen är att dessa register inte skiljer sig åt per år på samma sätt som redovisningen.
Period 13 och årsbokslutsdispositioner
Efter att period 12 är avslutad, är nästa period som du kan bokföra i period 13. Denna period avslutas automatiskt när du genomför årsbokslut. Huvudanledningen till att du har period 13, är att de flesta användare inte vill avsluta årsbokslut för fjolåret förrän efter några månader.
De viktigaste dispositionerna som görs i period 13 är bl.a. avskrivningar, justeringar av varulager, avsättningar samt disponering av årets överskott/underskott.
Om du har bockat för Datum/periodkontroll i användarinställningarna i verifikatregistrering kommer du att få följande två meddelande om du försöker att boka ett verifikat i period 13. (Detta gäller när perioder t.o.m. period 12 är avslutade).
Klicka OK på meddelandet Period som tillhör datum är avslutad.
Klicka OK på meddelandet Ver.datum är utanför aktuell period och boka sedan verifikatet på vanligt sätt.
Se även: