Visa - Kontakt
- Ändra värden på ett urval kontakter
Du kan ändra värden för ett urval kontakter samtidigt. Du kan till exempel lägga till eller ta bort gruppfält och egendefinierade fält, ändra gemensamma värden (exempelvis vår referens eller bransch) eller ändra inställningar för kunder och leverantörer (exempelvis betalnings- och leveransvillkor, valuta och språk).
Med hjälp av guiden kan du spara mycket tid genom att ändra värden på flera kontakter samtidigt, i stället för att manuellt ändra för varje kontakt.
Du kan även upprätta och spara fasta urval som du använder regelbundet. Guidens sista steg låter dig dessutom välja mellan flera rutiner för urvalet, t.ex. upprättning av dokument, e-postutskick, etc.
Steg 1 - Enkelt eller avancerat urval
Först väljer du om du vill göra ett enkelt eller avancerat urval:
Om du väljer Enkelt urval kommer du direkt till ett urvalsfönster där du definierar ett filter.
Om du väljer Avancerat urval får du möjlighet att justera ett urval, öppna tidigare urval eller spara ett urval.
Steg 2 - Gäller endast om du har valt Avancerat urval.
Du kan välja mellan två typer av urval: dynamiskt som hämtar alla kontakter som uppfyller urvalskriterierna och statiskt där resultatet av urvalet lagras och kan användas senare.
Dynamiskt hämtar alla kontakter/kontaktpersoner som uppfyller urvalskriterierna.
Statiskt justerar träfflistan genom att ta bort eller lägga till kontakter/kontaktpersoner. Detta görs i guidens steg 4, som bara är tillgängligt vid statiskt urval.
Öppna det sparade urvalet: I guidens steg 5 kan du spara dina urval. De här urvalen kan väljas i listan nedanför och köras igen. Lägg märke till att du ska gå igenom guiden som om du skapade ett nytt urval och då justera de ifyllda fälten. När du väljer ett urval får du översikt över:
Antal träffar senaste gången urvalet användes: När du markerar urvalen i listan kan du se hur många kontakter som ingick i urvalet.
Dynamiskt/Statiskt: Du får också veta om det valda urvalet är dynamiskt eller statiskt.
Klicka Nästa.
Steg 3 - Definiera urval
På fliken Standard i rullgardinsmenyn Urvalsformulär kan du välja mellan flera kriteriumuppsättningar. Det går bra att ange samma kriterier i flera urvalsformulär. Alla kriterier som du anger tas med.
Beroende på vilket urvalsformulär som du väljer kan du också styra urvalet i förhållande till kontaktpersoner:
Om du väljer Kontakt i listan måste du dessutom ange hur mycket information om kontaktpersonen som ska ingå utöver kontaktinformationen.
Anger du urvalskriterier för Kontaktpersoner, kan du välja Endast en kontaktperson baserad på urvalskriterierna. Kontakter utan kontaktpersoner som uppfyller kriterierna utesluts från urvalet, även om kontakten uppfyller alla andra kriterier.
Ange kriterierna för urvalet du ska jobba med på vanligt sätt. Läs mer om Fälten i urval och Avancerat urval.
Tips! För att undgå att kunder som är märkta med Inga
utskick får utskick kan du använda dig av det avancerade urvalsfiltret
för att exkludera dessa kontakter från urvalet.
Klicka på Nästa.
Steg 4 - Lägg till kontakter/kontaktpersoner
Det här steget visas bara vid körning av statiska urval och här visas en lista över alla kontakter och kontaktpersoner som ingår i urvalet. Listan kan justeras på följande sätt:
Lägg till kontakt: Klicka på den här knappen och välj en ny kontakt
från listan. Lägg märke till att kontaktpersoner inte tas med i urvalet,
även om du har valt detta i steg 4. Om du vill ta med kontaktpersoner
för varje kontakt måste du välja Lägg
till kontaktperson.
Lägg till kontaktperson: Klicka på den här knappen och välj en
ny kontaktperson från listan. Kontaktpersonen med tillhörande kontakt
kommer nu att ingå i urvalet.
Ta bort från urvalet: Markera kryssrutan till höger om kontakterna som du vill ta bort och klicka sedan på Radera.
Klicka Nästa.
Steg 5 - Spara urval
Detta steg visas endast om du har valt Avancerat urval i steg 1.
Om du kommer att köra det här urvalet regelbundet lönar det sig att spara det. Om du har justerat ett tidigare sparat urval men längre fram vill köra det gamla urvalet, kan du Spara som nytt.
Välj Spara eller Spara som nytt om du har justerat ett tidigare sparat urval.
Ge urvalet ett Namn och en Beskrivning så att du lätt kan hitta det när du senare ska använda det (från steg 2).
Urvalet får endast användas av mig är relevant om det finns fler användare av programmet. Det sparade urvalet kommer då inte att visas i listan för några andra användare än dig själv.
Klicka Nästa.
Steg 6 - Vad vill du göra med urvalet
Gör ett val och klicka Nästa för att genomföra det.
Du kan ändra statusfält/annan kontaktinformation, lägga till eller ta bort gruppfält och lägga till eller ta bort egendefinierade fält.
Ändra statusfält/annan kontaktinformation: Här kan du ändra på gemensamma värden eller inställningar för kunder och leverantörer.
I Gemensamma värden kan du ändra vår referens, status, bransch, kategori, e-postmottagare, avdelning, sätta kontakten inaktiv eller välja att kontakten inte ska få några utskick.
Tips! För att undgå att kunder som är märkta med Inga
utskick får utskick kan du använda dig av det avancerade urvalsfiltret
för att exkludera dessa kontakter från urvalet.
I Inställningar för kund kan du ändra betalningsvillkor, leveransvillkor, leveransform, avrundning, språk, orderrabatt i procent, valuta, samlingsfaktura, tilläggsskatt och standard utskriftsform för order/faktura. I inställningar för kundreskontra kan du välja om kunden ska ha kundkredit, påminnelser, kreditspärr, påminnelseavgift, räntefaktura och ett standardkonto för kortfristiga fordringar.
I Inställningar för leverantör kan du ändra betalningsvillkor, leveransvillkor, leveransform, växelkurs i inköp, rabatt i procent av inköpssumman, avrundning, leverantörsklassificering och motkonto för verifikatsregistrering. I inställningar för leverantörsreskontra kan du bestämma om leverantörskredit, standardkonto för kortfristiga fordringar, utbetalning och kreditspärr.
Lägga till/Ta bort gruppfält:
Om du väljer att lägga till eller ta bort gruppfält visas ett fönster där du kan se alla tillgängliga grupper. Du lägger till eller tar bort gruppfält genom att markera aktuell grupp och klicka på pilknappen. Då flyttas gruppen över till rutan Vald.
Lägga till/ändra/Ta bort egendefinierade fält:
Om du vill lägga till eller ändra ett egendefinierat fält väljer du först fälttyp och sedan vilket värde du vill lägga till eller ändra. Det går endast att lägga till ett egendefinierat fält åt gången när du kör guiden. Om du vill ta bort ett egendefinierat fält väljer du aktuellt fält från ”Fälttyp”.
Klicka Nästa.
Obs!
Om du klickar på Avbryt kommer
urvalet inte att sparas även om du har valt detta i steg 5.
Steg 7 - Skriv ut rapport
Skriv eventuellt ut en rapport över kontakterna med de nya värdena, antingen till skärm eller till skrivare.
Klicka Nästa för att få ut rapporten.
Klicka Slutför för att genomföra ändringarna.
Se även: