Visa - Guide
för kontakturval
Med hjälp av guiden kan du ange och spara fasta urval som du använder regelbundet. Dessa kan du använda igen vid ett senare tillfälle för att till exempel skapa aktiviteter, dokument eller skicka e-post. Du kan på så sätt spara mycket tid.
Om du organiserar dina kontakter i Grupper och Kategorier eller liknande kan du dra stor nytta av guiden. i introduktionsmanualen "Kompletta CRM-, säljstöd- och Internetlösningar". Läs mer Om organisering och underhåll av kontakter.
Du kan välja mellan ett dynamiskt eller statiskt urval. Ett dynamiskt urval anger du med hjälp av ett urvalsfönster och är framför allt lämpligt om du enkelt kan definiera urvalet, exempelvis att ett urval ska definieras efter en specifik kontaktgrupp. Ett statiskt urval kan preciseras mer noggrant genom att manuellt lägga till eller ta bort specifika kontakter/kontaktpersoner.
Du startar guiden från menyn Visa - Guide för kontakturval.
Steg 1 - Enkelt eller avancerat urval
Först väljer du om du vill göra ett enkelt eller avancerat urval.
Om du väljer Enkelt urval kommer du direkt till ett urvalsfönster där du definierar ett filter. Du kan då välja Standard eller Avancerat urval samt välja kontaktpersoner.
Om du väljer Avancerat urval får du möjlighet att justera ett urval, öppna tidigare urval eller spara ett urval.
Steg 2 - Gäller endast för Avancerat urval: Statiskt eller dynamiskt urval
Du kan välja mellan två typer av urval: dynamiskt som hämtar alla kontakter som uppfyller urvalskriterierna och statiskt där resultatet av urvalet lagras och kan användas senare.
Dynamiskt: hämtar alla kontakter/kontaktpersoner som uppfyller urvalskriterierna.
Statiskt: låter dig justera listan med träffar genom att ta bort eller lägga till kontakter/kontaktpersoner. Detta görs i guidens steg 4, som bara är tillgängligt vid statiskt urval.
Öppna det sparade urvalet: I guidens steg 5 kan du spara dina urval. De här urvalen kan väljas i listan nedanför och köras igen. Lägg märke till att du måste gå igenom guiden som om du skapade ett nytt urval och då justera de ifyllda fälten. När du väljer ett urval får du översikt över:
Antal träffar det sista använda urvalet visade: När du markerar urvalen i listan kan du se hur många kontakter som ingick i urvalet.
Dynamiskt/Statiskt: Du får också veta om det valda urvalet är dynamiskt eller statiskt.
Klicka Nästa.
Steg 3 - Definiera urval. Gäller både för Enkelt och Avancerat urval
På fliken Standard i listmenyn Urvalsformulär kan du välja mellan flera kriterieuppsättningar. Det går bra att ange samma kriterier i flera urvalsformulär. Alla kriterier du anger tas med.
Beroende på vilket urvalsformulär du väljer kan du också styra urvalet i förhållande till kontaktpersoner:
Du kan ange hur många Kontaktpersoner från varje kontakt som ska tas med. Om du väljer flera kontaktpersoner på varje kontakt skapar urvalet två instanser av den aktuella kontakten.
Anger du urvalskriterier för Kontaktpersoner, kan du välja att urvalet bara ska inkludera kontakter som har kontaktpersoner som är inkluderade i urvalskriterierna. Kontakter utan kontaktpersoner som uppfyller kriterierna utesluts från urvalet, även om kontakten uppfyller alla andra kriterier.
Ange kriterierna för urvalet du ska jobba med på vanligt sätt. Läs mer om Fälten i urval och Avancerat urval.
Tips! För att undgå att kunder som
är märkta med Inga utskick får
några utskick kan du använda dig av det avancerade urvalsfiltret för att
hålla dessa kontakter borta från urvalet.
Klicka Nästa.
Steg 4 - Lägg till kontakter/kontaktpersoner
Det här steget visas bara om du gör statiska urval. En lista över alla kontakter och kontaktpersoner i urvalet visas. Listan kan justeras på följande sätt:
Lägg till kontakt: Klicka på den här knappen och välj en
ny kontakt från listan. Lägg märke till att kontaktpersoner inte tas med
i urvalet, även om du har valt detta i steg 4. Om du vill ta med kontaktpersoner
för varje kontakt måste du välja Lägg till kontaktperson.
Lägg till kontaktperson: Klicka på den här knappen och välj en ny kontaktperson från
listan. Kontaktpersonen med tillhörande kontakt kommer nu att ingå i urvalet.
Ta bort från urvalet: Markera kryssrutan till vänster om kontakterna som du vill ta bort och klicka sedan på Radera.
Klicka Nästa.
Steg 5 - Spara urval
Detta steg visas endast om du har valt Avancerat urval i steg 1. Om urvalet ska användas regelbundet kan det löna sig att spara det. Om du har justerat ett tidigare sparat urval men senare vill använda det gamla urvalet, kan du Spara som nytt.
Välj Spara eller Spara som nytt om du har justerat ett tidigare sparat urval.
Ge urvalet ett Namn och en Beskrivning så att du lätt kan hitta det när du senare vill använda det från steg 2.
Urvalet får endast användas av mig är relevant om det finns fler användare av programmet. Det sparade urvalet kommer då inte att visas i listan för några andra användare än dig själv.
Klicka Nästa.
Steg 6 - Vad vill du göra med urvalet
I guidens sista steg väljer du vad du vill göra med urvalet. Gör ett val och Klicka Slutför (eller Nästa om du har valt Ändra statusfält) för att genomföra det.
Skapa Aktivitet för urvalet: Detta blir ett alternativ till att skapa gruppaktivitet. Klicka Slutför och välj om du vill skapa en aktivitet för alla kontakterna eller flera aktiviteter, en för varje kontakt. Läs mer om att skapa aktiviteter här.
Skicka e-post till urvalet: Med detta val skapas ett e-postmeddelande där alla kontakterna i urvalet ingår i Till-fältet. Skriv e-postmeddelandet eller Välj mall, om du har definierat detta under Visa - E-post - E-postmallar.
Skapa dokument till urvalet: Skapa ett dokument för alla kontakterna i urvalet. Du kan även välja vilken adress som ska infogas i dokumentet innan du klickar Slutför. Läs mer om dokument.
Export:
Välj om du vill exportera kontakterna till Fil för import till ett annat
program, Microsoft Excel
Ändra statusfält/kontaktinformation: Du kan ändra värden för flera kontakter samtidigt, precis som du kan göra i Guiden för att ändra värden för ett urval kontakter, steg 6 (Visa - Kontakt - Ändra värden på ett urval kontakter). Läs mer här.
Obs! Om du klickar på Avbryt
kommer urvalet inte att sparas även om du har valt detta i steg 5.
Klicka Slutför för att genomföra ändringarna.
Se även:
Guide för att ändra inställningar på en grupp kontakter
Skapa gruppaktiviteter