Share

Har du behov for at dele filer og mapper med andre brugere på andre computere, samtidig som du ønsker at alle ændringer hos samtlige brugere til enhver tid skal opdateres hos alle? Så hedder løsningen Share.

Brugere som arbejder i samme netværk vil ofte dele filer, enten på en fælles server eller på sine egne computere, således at andre kan få adgang til filerne og eventuelt også redigere disse. Ved hjælp af Share kan du dele dine filer med andre brugere uanset hvor de måtte befinde sig.

Funktionen skiller sig fra Sync ved, at du med Share kan dele mapper med flere andre brugere af programmet. Du sender en invitation til den eller de brugere, du ønsker at dele filer med. Når invitationen er modtaget og accepteret med korrekt indtastet Mamut Key starter synkroniseringen. Hvis en af brugerne ændrer i et dokument eller tilføjer en fil i den eller de delte mapper, vil dette automatisk blive opdateret hos samtlige brugere.

Det er vigtigt at lægge mærke til forskellen mellem Stream og Share. Med Stream har du selv fuld kontrol over filerne. Dine ændringer i filerne distribueres ud til den eller de, som du “streamer” til, således at de hele tiden har opdaterede udgaver af dine filer.

Med Share vil derimod alle “deltagerne” kunne redigere, slette og tilføje filer i den delte mappe. Hvis en anden bruger sletter en fil, vil denne fil også blive slettet på din computer!

Bemærk! En fil, som slettes i en delt mappe, vil blive slettet hos alle, der deler denne fil.

Når du opretter en delt mappe, bliver du ført igennem en guide, som hjælper dig med at oprette selve mappen, vælge dem som skal være med til at dele den og som sender invitationerne ud for dig.

Det er kun den, som opretter en delt mappe, der kan afslutte delingen. Modtagerne kan imidlertid stoppe delingen for deres egen del, hvorefter de ikke længere vil ”deltage” i sharet.

Bemærk! Alle delte mapper, som oprettes, bliver placeret under Mine Dokumenter på din computer. Programmet har oprettet en mappe, som hedder Mamut Teamwork. Når du opretter en opgave, giver du den et navn. Dermed oprettes en mappe med dette navn. Alle filer, som tilføjes her, vil blive inkluderet. Dette omfatter også undermapper. Du kan ikke vælge at dele andre områder på din computer, heller ikke ressourcer på netværket. Det sikrer at du ikke ved en fejltagelse risikerer at dele sensitive mapper fra din computer

Privat: Du er gået sammen med dine to søskende for at lave en stor 50-årsfødselsdag for jeres mor. Der skal skrives sange, laves bordkort og invitationer og I vil samle en mindebog med fælles billeder fra jer alle tre. Opgaverne fordeles, og for at forenkle arbejdet med at dele information opretter du en Share. Siden hver ændring du laver i et dokument bliver kopieret til begge de andre, opretter du et underkatalog til hver af jer. I aftaler at hvis man skal ændre på et modtaget dokument, så gemmes dette med det samme med et nyt filnavn, hvorefter filnavnet tilføjes initialer samt et versionsnummer.

Firma: Som projektleder for den nye markedskampagne ønsker du at oprette en fælles mappe, hvor I alle skal dele de filer, som bruges i kampagnen. For at undgå uønsket sletning og overskrivning, aftaler I alle et sæt fælles regler for, hvordan nye versioner af dokumenter skal håndteres, i hvilke undermapper dataene gemmes samt ikke mindst hvem som skal udføre de forskellige opgaver. Alle projektdeltagere får hver sin undermappe, og efterhånden som dokumenterne er færdige, lægges de i fællesmappen.

Share er bedst egnet for eksempel til mapper med billeder eller andre typer af filer, som ikke skal opdateres. Hvis du opretter en mappe med billeder fra en tur, du har været på med nogle venner, kan disse også tilføje billeder til mappen, så I alle har adgang til samtlige billeder fra turen.

Share er ikke det samme som fildeling. Ved fildeling i et netværk vil filerne blive låst for redigering når de åbnes af flere på samme tid. Filerne i et Share uploades imidlertid til server når de gemmes på en computer, og derfra downloades de automatisk til alle modtagere. Funktionen er derfor ikke velegnet hvis flere brugere skal opdatere filerne på samme tid.

Hvis du ønsker at flere brugere skal kunne opdatere filerne, skal du enten sørge for at have kontrol over, hvornår det sker, således at ingen opdateringer sker på samme tid. Alternativt bør du gøre det ved hjælp af Stream-funktionen, så opdateringerne kun går en vej.

Et eksempel som kan være egnet for Microsoft Word-filer: Opret en Stream så du sender en Stream til to modtagere, som så opretter hver sin egne Stream tilbage til dig med de redigerede filer. På denne måde kan du benytte dig af funktionerne i Word for at sammenligne ændringer i filerne.

Du kan invitere flere til at modtage et Share. Det gør du ved hjælp af samme procedure, som for Stream. Læs mere i afsnittet Stream.