Tilknyt Kontakter/Medarbejdere/Ressourcer

Vis - Aktivitet - Ny aktivitet - Tilknyt...

Når du opretter en aktivitet, kan du ved hjælp af knappen Tilknyt... knytte aktiviteten til Kontakter, Medarbejdere og Ressourcer, således at du eller andre brugere senere kan få adgang til de oplysninger, du registrerer på aktiviteten.

Kontakter: Du vælger kontakter fra en liste over kontakter (firmanavn) eller fra en liste over alle registrerede kontaktpersoner. Du kan inkludere så mange kontakter, du ønsker, men hvis aktiviteten ikke kan udføres på en gang, anbefales det, at du opretter en selvstændig aktivitet for hver enkelt kontakt via guiden til Gruppeaktiviteter.

Medarbejdere: Dette er medarbejdere, som bliver involveret i aktiviteten udover den medarbejder, som er angivet som ansvarlig for aktiviteten. Alle medarbejdere i Medarbejderregistret kan vælges.

Ressource: Møderum, projektorer eller demonstrationsmodeller etc. kan registreres som ressourcer i Produktregistret. De vil da kunne reserveres for det tidsrum, som aktiviteten spænder over.

Sådan tilknytter du kontakter, ressourcer eller medarbejdere

1. Vælg Kontakter i rullelisten Vis udvalg fra.

2. Klik på kontakten du ønsker at indlemme i aktiviteten.
Hvis du ikke finder den ønskede kontakt i listen, kan du skrive de første bogstaver i navnet under Hurtigsøgning.

3. Vælg fra Kontaktpersoner, hvis det er en specifik person hos kontakten, som berøres af aktiviteten.
Hvis du vælger Kontaktpersoner under Vis udvalg fra kan du angive kontaktpersoner direkte. Den relaterede Kontakt vil automatisk indgå på aktiviteten, hvis du vælger en kontaktperson.

4. Overfør kontakten og kontaktpersonen til feltet Kontakter til højre ved hjælp af pileknapperne.
Du kan også dobbeltklikke direkte på en kontakt eller kontaktperson for at flytte dem.

5. Vælg Medarbejdere eller Ressource fra rullelisten Vis udvalg fra og gentag processen.

6. Klik Kontroller tilgængelighed.
Hvis en medarbejder eller ressource er reserveret for andre aktiviteter, vil tidsrummet vises som blå streger i oversigten. Klik gerne direkte i kalenderen for at justere aktivitetens starttid og sluttid til en tid, hvor alle medarbejdere og ressourcer er ledige.

7. Klik OK.

Alle kontakter, ressourcer og medarbejdere er nu tilknyttet aktiviteten.

Gruppeaktivitet? Du kan inkludere så mange kontakter du vil, men hvis ikke aktiviteten udføres under et, anbefales det at du opretter en selvstændig aktivitet for hver kontakt via Guiden til gruppeaktiviteter.

Se også: