Betalingsopvolging
Betalingsherinnering
De meeste bedrijven die achteraf factureren zullen te maken krijgen met klanten die de factuur niet betalen. In zo'n situatie kunt u ervoor kiezen om het openstaande bedrag als verlies in te boeken, of u kunt proberen het bedrag alsnog te ontvangen.
Het eerste wat u in zo'n geval kunt doen is het versturen van een betalingsherinnering en/of incassobericht naar de klant. In uw Mamut-systeem kunt u dit eenvoudig doen met behulp van een wizard.
In Mamut Business Software hebt u de mogelijkheid te kiezen of u alleen betalingsherinneringen wenst te versturen, of dat u rente in rekening wenst te brengen voor klanten die de facturen niet op tijd betalen. U kunt het aantal betalingsherinneringen die u wenst te versturen en herinneringsgroepen instellen. U kunt dan klanten aan de verschillende herinneringsgroepen koppelen en de extra kosten die u in rekening brengt voor het niet op tijd betalen van de factuur, definiëren.
U kunt ervoor kiezen om rente aan betalingsherinneringen toe te voegen of een aparte rentefactuur te sturen naar klanten die de factuur niet op tijd hebben voldaan. Het is tevens mogelijk geen rente in rekening te brengen. Meer informatie over rentefacturering vindt u hieronder.
U definieert de instellingen voor betalingsherinneringen via Beheer - Instellingen - Administratie - Debiteur/Crediteur.
Meer informatie over betalingsherinneringen vindt u in Over betalingsherinnering/incassobericht.
Factoring
Bij factoring worden uw vorderingen overgedragen naar een bedrijf dat gespecialiseerd is in de opvolging van facturen. In de praktijk betekent dit dat u de verwerking van verzonden facturen en uw debiteurenadministratie overlaat aan een factoringsbedrijf. Het voordeel van factoring is dat de opvolging na het verzenden van facturen door professionals wordt verzorgd, waardoor u zich kunt concentreren op andere taken binnen uw bedrijf.
U definieert de instellingen voor factoring via Beheer - Instellingen - Administratie - Debiteur/Crediteur.
Meer informatie over factoring vindt u in Over factoring.
Rentefacturering
Met rentefacturering wordt het factureren van rente bij een te late betaling bedoeld. Hiermee hebt u de mogelijkheid om verloren rente-inkomsten aan klanten te factureren. In de loop van het jaar kan het verlies van rente door te late betalingen van klanten behoorlijk oplopen.
Er zijn verschillende mogelijkheden waarop u gemiste rente kunt innen. U kunt ervoor kiezen om de rente aan de betalingsherinnering toe te voegen, of u kunt een losstaande rentefactuur sturen nadat de factuur is voldaan. Houd er rekening mee dat wanneer u rente aan uw betalingsherinneringen toevoegt, de rente zal oplopen tot de gehele vordering is voldaan. U kunt daarom, indien gewenst, de rente welke is opgelopen tussen het versturen van de betalingsherinnering en de betaling hiervan, via een losstaande rentefactuur innen.
Let op! Er zijn formele eisen
waaraan een originele factuur en een rentefactuur dienen te voldoen voordat
u verloren rente in rekening kunt brengen. Voor meer informatie hierover
verwijzen wij u naar uw boekhouder.
U definieert de instellingen voor rentefacturering via Beheer - Instellingen - Administratie - Debiteur/Crediteur.
Meer informatie over rentefacturering vindt u in Over rentefacturering.
Meer informatie over het toevoegen van rente aan betalingsherinneringen vindt u in Instellingen voor herinnering/incasso.
Incasso
Incasso betekent dat u openstaande bedragen die reeds vervallen zijn, overdraagt aan een bedrijf dat gespecialiseerd is in het incasseren van openstaande bedragen. Wanneer een klant nog niet heeft betaald na het ontvangen van een incassowaarschuwing, kunt u de vordering overdragen naar een incassobedrijf die deze in handen neemt en alle communicatie met de klant inzake deze vordering voert. Het is de verantwoordelijkheid van het incassobureau om te bepalen wanneer de zaak verder wordt overgedragen en eventuele gerechtelijke stappen ondernomen worden.
U definieert de instellingen voor incasso via Beheer - Instellingen - Administratie - Debiteur/Crediteur.
Meer informatie over incasso vindt u in Over incasso.
Elektronisch bankieren (e-banking)
Betalingen aan leveranciers worden ingeboekt als boekstukken in het grootboek. In de crediteurenadministratie kunt u gebruik maken van Betalingen naar bank, een wizard, die het kiezen van de te betalen posten en de uitvoering van de betaling vereenvoudigt, en die u tevens helpt bij het boeken van de uitgevoerde betalingen.
Deze wizard voor betalingen naar bank kunt u op twee manieren gebruiken: elektronisch bankieren (e-banking) en handmatige overschrijvingen.
U definieert de instellingen voor elektronisch bankieren via Beheer - Instellingen - Administratie - Debiteur/Crediteur.
Meer informatie over automatische betalingen naar leveranciers vindt u in Overschrijvingen - Betalingen naar bank.
Betalingen van klanten kunt u met behulp van het bankbestand van uw bank inlezen. Dit MT940-bestand dat u van uw bank ontvangt bevat informatie over de betalingen van uw klanten. Dit houdt in dat u deze betalingen niet handmatig hoeft in te voeren.
Meer informatie over automatische verwerking van betalingen van uw klanten vindt u in Bankbestanden/elektronisch bankieren.
Automatische incasso
Met behulp van de functionaliteit automatische incasso kunt u de betalingen van klanten automatisch afschrijven van hun bankrekening. U hebt hiervoor een overeenkomst met uw bank en toestemming van de klant nodig. Met behulp van een wizard kunt u een bestand aanmaken dat u bij uw bank aanbiedt om de afschrijvingen te verrichten.
U definieert de instellingen voor automatische incasso via Beheer - Instellingen - Administratie - Debiteur/Crediteur.
Meer informatie over automatische incasso vindt u in Over automatische incasso.
Meer informatie:
Over debiteuren-/crediteurenadministratie
Over betalingsherinnering/incassobericht
Over betalingsherinnering/incassobericht
Overschrijvingen - Betalingen naar bank