Instellingen voor import van artikelgegevens
Bestand - Importeren - Artikel
- Artikelgegevens 
Voordat u artikelgegevens kunt importeren moet u de instellingen kiezen voor de importroutine. Begin met een Omschrijving van de import. Daarna kiest u de Leverancier waarvan u de artikelen importeert, wat u doet door op de zoekknop te klikken rechts van het veld. Vul ook de bestandlocatie in voor de import van de artikellijst door op de zoekknop bij Bestand te klikken.
Door op Kortingsgroepen en daarna op Nieuw te klikken, kunt u verschillende kortingsgroepen aanmaken die de inkoopprijs van de geïmporteerde artikelen veranderen. Houd er rekening mee dat de kortingsbedragen zelf na de voltooide import niet in het artikelregister worden ingevoerd. Deze kortingsgroepen zijn slechts bedoeld voor het bijstellen van de prijs tijdens de import, en om eventueel een code in te voegen vóór de artikelcode voor de artikelen met een korting. Het is ook mogelijk de inkoopprijzen te bewerken in het importbestand of in het venster Ingelezen artikelen.
Let op! Wanneer u een prijsbestand
in een vreemde valuta importeert, is het belangrijk dat u de juiste valuta
voor de leverancier invoert in de relatiekaart. De prijs in het bestand
dient in de valuta van de leverancier te zijn. Daarnaast dient u eerst
de valutakoers op te geven. Dit doet u via Beheer
- Instellingen - Administratie - Module-instellingen - Valuta.
Kies daarna de instellingen voor de verschillende tabbladen:
Algemeen
Op het tabblad Algemeen geeft u onder andere aan hoe de basis voor de Inkoopprijs, Kosten en Brutowinst tijdens de import wordt berekend.
Basis voor inkoopprijs: Geef aan of de basis voor de inkoopprijs de ingelezen prijs van het importbestand, of de ingelezen prijs minus de korting van de Kortingsgroepen is.
Basis voor kosten: Hier bepaalt u wat de basis is voor de kosten. U kunt ervoor kiezen de kosten niet te wijzigen, maar de kosten van het bestaande artikel op te halen. U kunt er ook voor kiezen om de kosten als % van de inkoopprijs in te stellen of de kosten op nul in te stellen.
Basis voor brutowinst: Hier geeft u aan wat de basis van de brutowinst is. U kunt kiezen voor een vaste brutowinst als % van de kostprijs, de bestaande brutowinst te behouden of een brutowinst als % in te stellen, dat de brutowinst de verkoopprijs onveranderd laat, of dat u de regel in prijsberekening gebruikt. Als u de verkoopprijs importeert, dan zal u de brutowinst niet kunnen veranderen.
Let op! De Verkoopprijs
is altijd = Inkoopprijs + Kosten + Brutowinst.
Maak een nieuwe prijsregel aan voor elke import waarvoor de prijzen zijn gewijzigd: Door deze optie te selecteren krijgt u in de artikelkaart een prijsregel per prijswijziging. Zo kunt u de prijshistorie voor het artikel bijhouden.
Informatie over bestaande artikelen bijwerken: U kunt kiezen welke informatie van bestaande artikelen u wilt bijwerken. U kunt alle informatie bijwerken, alle informatie behalve de artikelnaam bijwerken, alleen de prijzen of leveranciersprijzen bijwerken.
Artikelcode optellen met: Hier kunt u een combinatie van tekens aangeven die voor de artikelcode geplaatst worden. Bijvoorbeeld: Twee artikelcodes zijn als volgt: 4444 en 666677. Voert u bijvoorbeeld R5T in het veld Artikelcode optellen met in, wordt deze tekst voor alle artikelcodes geplaatst. Bijvoorbeeld R5T4444 en R5T666677.
Achtervoegsel artikelcode aan leveranciersnummer toevoegen: Hier kunt u aangeven of ook de artikelcode van de leverancier een extra artikelcode krijgt als achtervoegsel. Als u deze instelling gebruikt samen met Artikelcode optellen met (hierboven), wordt bij het importeren het Artikelcode optellen met + artikelcode in het bestand vergeleken met het Productnummer leverancier in het programma.
Regels voor nieuwe artikelen
Brutowinst als % van kostprijs voor nieuwe artikelen: Hier kiest u welk percentage van de kostprijs de brutowinst zal vormen voor de nieuwe artikelen.
Artikelgroep en Subgroep: Hier kiest u tot welke Artikelgroep en Subgroep de geïmporteerde artikelen behoren. De instellingen gelden alleen voor artikelen in het importbestand wanneer u geen andere artikelgroepen/subgroepen heeft gedefinieerd.
Dezelfde artikelcode als leverancier: Door deze optie te selecteren, zult u de artikelcode van de leverancier importeren. Als u niet voor deze optie kiest, dan zullen de artikelen die u importeert codes krijgen uit de nummerreeks van de artikelcodes.
Behoort tot gedefinieerde artikelcode kortingsgroep: De informatie in de kolom waar de kortingsgroep staat, zal voor de huidige artikelcode verschijnen. Voorbeeld: De artikelcode is 100. De kortingsgroep ligt in kolom 7. In kolom 7 en op artikelcode 100 staat xx. De nieuwe artikelcode is dan xx100.
Voor nieuwe artikelen wordt de optie Voorraad bijwerken geselecteerd: Door deze optie te selecteren zal voor nieuwe artikelen automatisch Voorraad bijwerken in het tabblad Voorraad in het artikelregister worden geactiveerd.
Importbestand
Bestandstype: Selecteer het bestandstype dat u wilt importeren.
Scheiding: Wanneer de velden in het bestand gescheiden worden door scheidingstekens, dan geeft u dat hier aan. Bijvoorbeeld "Schroeven, 200". Hier kost het artikel Schroeven, 200 Euro. De twee velden zijn gescheiden door een komma, met andere woorden een komma-gescheiden bestand. Wanneer de velden met een tab zijn gescheiden, geeft u dat in het volgende veld hieronder aan.
Tab: Selecteert u indien het bestand is gescheiden met tabs.
MS-DOS-bestand: Selecteert u indien het bestand dat u wilt importeren in DOS-formaat is.
Niet inclusief artikelcode = 0: Artikelen die geen artikelcode hebben in het bestand, zullen niet geïmporteerd worden wanneer u deze optie hebt geselecteerd.
Ongewenste tekens verwijderen: Het importbestand kan tekens bevatten die u niet wilt importeren. Het meest voorkomende voorbeeld hiervan is het teken ”. Vaak kan een artikelcode in een bestand op de volgende manier zijn aangegeven ”xxxxxx”. Door ” in het veld aan te geven, wordt het teken verwijderd tijdens het importeren.
Aantal startregels genegeerd: Als er bovenin de lijst regels staan die u niet wilt importeren, kunt u het aantal regels selecteren en verwijderen.
Bestandstructuur
Hier geeft u de plaatsing van de kolommen aan voor de verschillende kolommen van het importbestand. U geeft kolommen aan voor Artikelcode, Artikelomschrijving, Inkoopprijs (Netto), Kortingsgroep, Verkoopprijs (Netto), Artikelgroep en EAN/code.
De plaatsing van de kolommen geeft u aan bij de import van formaten die nummering bevatten (bijv. een import van een Excelbestand). Het is dan niet mogelijk iets in te voeren in de kolommen 'Van' en 'Tot'. In sommige gevallen (bijv. bij ASCII, vaste kolombreedte) is het kolomnummer afgesloten voor registratie. In dat geval geeft u de plaatsing van de beginkolom 'Van' en de eindkolom 'Tot' aan.
Meer informatie: