Over abonnementsfacturering
Beheer - Order/Factuur
- Abonnementsfacturering 
Mamut Enterprise Abonnementsfacturering is een middel om klanten volgens vaste afspraken en/of abonnementen te factureren. Deze oplossing is inbegrepen in Mamut Enterprise E5.
Indien u regelmatig dezelfde klanten voor dezelfde artikelen en/of diensten factureert, kunt u dit eenvoudig in één handeling doen, ook voor toekomstige perioden. De inkomsten worden dan automatisch met de juiste gegevens in de juiste periode geboekt.
In het abonnementsregister maakt u overeenkomsten aan waaraan u klanten kunt koppelen. Het abonnement wordt opgemaakt met artikelen en diensten met vastgestelde prijzen en kortingen. Tevens kunt u instellen hoe het abonnement in het systeem verwerkt wordt, zoals de frequentie van de verkooporders.
Met de module hebt u op een overzichtelijke manier de volledige controle over welke klanten voor welke abonnementen/overeenkomsten moeten worden gefactureerd.
Let op! U dient de functionaliteit eerst te activeren. Ga naar Beheer
- Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen - Offerte/Order/Factuur.
Op het tabblad Algemeen
selecteert u de optie Het bedrijf
maakt gebruik van abonnementsfacturering. Start het programma
vervolgens opnieuw op.
Let op! Deze functionaliteit is in
sommige programmaversies alleen toegankelijk als additioneel product.
Uw contactpersoon van de afdeling Verkoop kan u hierover meer informatie
geven.
Abonnementsregister
De module bestaat uit een Abonnementsregister, waarin u de abonnementen aanmaakt waaraan klanten kunnen worden gekoppeld. Het abonnement wordt ingesteld met artikelen en diensten met speciale prijzen en kortingen. Tevens definieert u de instellingen voor de manier waarop het systeem met het abonnement moet omgaan.
Het abonnement krijgt een frequentie die bepaalt wanneer/hoe vaak een order, op basis van de daaraan gekoppelde klantabonnementen, wordt aangemaakt. Ook kunt u bestaande abonnementen in het register bewerken of op non-actief zetten. Als een abonnement op non-actief wordt gezet, worden de daaraan gekoppelde klantabonnementen niet meer weergegeven in het klantabonnementenregister en worden er geen orders meer aangemaakt die zijn gebaseerd op deze klantabonnementen.
Klantabonnementen
Een Klantabonnement is een overeenkomst/abonnement met elke individuele klant. Deze wordt gekoppeld aan het abonnementsregister. Alle klanten die gefactureerd dienen te worden op basis van een klantabonnement, moeten aan het abonnement worden gekoppeld met behulp van het klantabonnementenregister.
Het Klantabonnementsregister laat zien aan welke abonnementen klanten zijn gekoppeld. Vanaf dit venster kunt u klanten koppelen aan abonnementen en kunt u bestaande klantabonnementen bewerken. Ook kunt u een einddatum voor een abonnement instellen/wijzigen, het abonnement van een klant pauzeren of volledig beëindigen. U kunt een begin- en einddatum instellen voor ieder afzonderlijk klantabonnement en u kunt de frequentie aangeven die bepaalt hoe vaak/wanneer het klantabonnement kan worden verwerkt, waarbij een verkooporder wordt aangemaakt op basis waarvan u kunt factureren. U kunt een klantabonnement beëindigen door de status ervan te wijzigen in gestopt of u kunt deze pauzeren indien de klant tijdelijk geen leveringen/facturen wil ontvangen. Klantabonnementen die zijn stopgezet of gepauzeerd, kunnen op een later moment opnieuw worden geactiveerd.
Verkooporders aanmaken en vervolgens factureren vanuit de order-/factuurmodule
Met behulp van een eigen wizard voor het aanmaken van verkooporders voor actieve klantabonnementen, hebt u de mogelijkheid om op basis van de gekozen periode aan te geven voor welke abonnementen en klanten er een verkooporder wordt aangemaakt. U ziet een lijst van alle klantabonnementen waarvoor een verkooporder wordt aangemaakt, met de mogelijkheid om klantabonnementen die nog niet moeten worden gefactureerd te verwijderen. De abonnementen die u uit deze lijst verwijdert zullen de volgende keer dat u de wizard doorloopt weer worden voorgesteld. Het is tevens mogelijk om een oudere datum te kiezen om verkooporders voor klantabonnementen aan te maken die eerder uit de selectielijst zijn verwijderd.
Frequentie
Elk abonnement kan aan een frequentie worden gekoppeld die bepaalt wanneer/hoe vaak het abonnement kan worden verwerkt, d.w.z. hoe vaak ieder klantabonnement de basis kan vormen voor het aanmaken van een verkooporder. De frequentie wordt geregeld in het Standaardregister, dat u kunt openen door te klikken op de knop Frequentieregister in de werkbalk bovenaan in het venster Abonnementsregister of door naar Beheer - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister te gaan. U kunt nieuwe frequenties aanmaken voor een vaste datum in elke maand of per periode.
Rapport
U kunt het rapport Toekomstige factuurabonnementen afdrukken, met daarin de orders die u in de toekomst kunt aanmaken en factureren op basis van de bestaande, actieve klantabonnementen.
Meer informatie:
Aan de slag met abonnementsfacturering
Wizard voor aanmaken van orders op basis van klantabonnement