Share

Har du behov for å dele filer og mapper med andre PC-brukere, og ønsker du at alle endringer hos samtlige brukere til enhver tid skal være oppdatert? Da er Share løsningen.

Brukere som arbeider i samme nettverk vil ofte dele filer, enten på en felles server, eller på sine egne maskiner, slik at andre kan få tilgang til filene, og eventuelt også redigere disse. Ved hjelp av Share kan du og andre brukere dele filer, uansett hvor de måtte være.

Funksjonen skiller seg fra Sync på den måten at med Share kan du dele mapper med flere andre brukere av programmet. Du sender en invitasjon til den eller de brukerne du ønsker å dele filer med. Når invitasjonen er mottatt og godtatt med korrekt inntastet Mamut Key, starter delingen. Gjør en av brukerne en endring i et dokument, eller legger til en fil i den eller de mappene som er delt, oppdateres dette hos samtlige brukere.

Det er viktig å merke seg forskjellen mellom Stream og Share. Med Stream har du full kontroll på filene selv. Endringer du gjør i filene, blir distribuert ut til den eller de som du "streamer" til, slik at de hele tiden har oppdaterte utgaver av dine filer.

Med Share derimot, vil alle "deltakerne" kunne redigere på filer, slette filer og legge til filer i den delte mappen. Sletter en annen bruker en fil, vil denne også slettes på din maskin.

Merk! En fil som slettes i en delt mappe, vil bli slettet hos alle som deltar i den aktuelle delingen!

Når du oppretter en delt mappe, blir du ledet gjennom en veiviser som hjelper deg å opprette selve mappen, velge hvem som skal være med og dele den, og som sender ut invitasjonen for deg.

Det er kun den som oppretter en delt mappe som kan avslutte delingen. Mottakerne kan imidlertid avslutte delingen for sin egen del, det vil si at de ikke lenger "deltar" i delingen.

Merk! Alle delte mapper du oppretter blir plassert under Mine Dokumenter på din maskin. Programmet har opprettet en mappe der som heter Mamut Teamwork. Når du oppretter en oppgave, gir du den et navn. Det blir da opprettet en mappe med dette navnet. Alle filer du legger inn her, vil bli inkludert. Dette gjelder også undermapper. Du kan ikke velge å dele andre områder på din maskin, eller nettverksressurser. Dette sikrer at du ikke risikerer ved en feiltakelse å dele sensitive mapper fra din maskin.

Privat: Du har gått sammen med dine to søsken for å lage en skikkelig 50-årsfest til mor. Sanger skal skrives, bordkort og invitasjoner skal lages, og en minnebok med felles foto fra dere alle tre skal produseres. Oppgavene fordeles, og for å gjøre arbeidet med å dele informasjonen enklere oppretter du et Share. Ettersom en endring du gjør på et dokument blir kopiert til alle de andre, oppretter du en underkatalog til hver av dere, og avtaler at dersom man skal gjøre noen endringer på et mottatt dokument, så lagres dette med en gang med nytt filnavn hvor initialene pluss et versjonsnummer legges til det originale filnavnet.

Bedrift: Som prosjektleder for den nye markedskampanjen ønsker du å opprette en felles katalog hvor dere skal dele alle filer som skal brukes. For å unngå uønsket sletting og overskrivning, avtaler dere felles regler for hvordan nye versjoner av dokumenter skal håndteres, i hvilke underkataloger dataene legger, og ikke minst hvem som skal gjøre de ulike oppgavene. Alle prosjektdeltakere får hver sin undermappe, og etter hvert som dokumentene ferdigstilles, legges de i fellesmapper.

Share er best egnet for eksempel for mapper med bilder, eller andre typer filer som ikke skal oppdateres. Setter du opp en mappe med bilder fra en tur du har vært på med noen venner, kan disse legge til bilder i mappen, slik at dere alle har samtlige bilder fra turen.

Share er ikke det samme som fildeling. Ved fildeling i et nettverk vil filene låses for redigering når de åpnes på samme tid. Filene i et Share lastes imidlertid opp når de lagres på én maskin, til server, og derfra ned igjen til mottakeren automatisk. Funksjonen er derfor ikke egnet dersom flere brukere skal oppdatere filene på samme tid.

Ønsker du at flere brukere skal kunne oppdatere filene, må du enten sørge for å ha kontroll over når dette gjøres, slik at ingen oppdaterer på samme tid - eller så bør du gjøre dette ved hjelp av Stream-funksjonen, slik at oppdateringene kun går én vei.

Et eksempel som kan være egnet for Microsoft Word-filer: Sett opp en Stream slik at du sender en Stream til to mottakere, som setter opp egne tilbake til deg med de redigerte filene. På denne måten kan du benytte deg av funksjonene i Word for å sammenligne endringene i filene.

Du kan invitere flere til å motta et Share. Dette gjøres ved hjelp av samme prosedyre som for Stream. Les mer her.