Fil - Import - Produkt - Produktdata
Før du kan importere produktdata, må du sette innstillinger for importrutinen. Begynn med å legge inn en Beskrivelse på importen. Deretter må du velge hvilken Leverandør du skal importere produkter fra, det gjøres ved å klikke på søkeknappen til høyre for feltet. Angi også filplasseringen til produktlisten du skal importere ved å klikke på søkeknappen ut for Fil.
Ved å klikke Rabattgrupper og deretter Ny kan du opprette ulike rabattgrupper som vil justere innkjøpsprisene på produktene du importerer. Legg merke til at det ikke er slik at selve rabattsatsene legges inn i produktregisteret etter fullført import. Disse rabattgruppene er kun ment for å justere prisen under selve importen og eventuelt for å legge til en kode foran produktnummeret på de produktene som har rabatter. Det er også mulig å justere innkjøpsprisene i importfilen eller i vinduet Innleste produkter.
Merk! Dersom du importerer prisfiler
i fremmed valuta, er det viktig at du registrerer rett valuta på leverandøren
i kontaktkortet. Prisen i filen din skal være i leverandørens valuta.
Du må dessuten ha angitt valutakursen først. Det gjør du i Vis
- Innstillinger - Regnskap
- Modulinnstillinger - Valuta.
Sett deretter innstillinger i de ulike fanekortene:
Generelt
I fanekortet Generelt bestemmer du bl.a. hvordan grunnlaget for Innkjøpspris, Kostnad og Avanse skal beregnes ved import.
Grunnlag for Innkjøpspris: Velg om grunnlaget for innkjøpspris skal være innlest pris fra importfilen eller om grunnlaget skal være innlest pris minus rabatt som er definert under knappen Rabattgrupper.
Grunnlag for Kostnad: Her bestemmer du hva som skal danne grunnlag for kostnaden. Du kan velge ikke å endre kostnaden, men å hente kostnaden fra eksisterende produkt, bestemme at kostnaden skal være en viss prosentdel av innkjøpsprisen eller du kan sette kostnaden til 0.
Grunnlag for Avanse: Her velger du hvordan grunnlaget for avanse skal settes opp. Du kan velge fast avanse i % av kostpris, å beholde eksisterende avanse eller avanse i %, at avansen ikke endrer salgsprisen eller at du skal benytte regelen du har definert i priskalkulatoren. Hvis du importerer salgspris, vil ikke avansen kunne endres.
HUSK at Salgspris
alltid er = Innkjøpspris + Kostnad + Avanse.
Opprette en ny prislinje for hver import der prisene endres: Ved å merke av her vil du få en prislinje i produktkortet pr. prisendring og dermed vil du kunne bevare prishistorikken på produktet.
Oppdatering av informasjon på eksisterende produkter: Du kan velge hvilken informasjon på eksisterende produkter du ønsker å oppdatere. Du kan velge å oppdatere all informasjon, all informasjon unntatt produktnavn, kun priser eller kun leverandørens priser.
Produktnr. tillegg: Her kan du angi en tegnkombinasjon som skal legges til foran produktnummeret. Eksempel: To produktnummer er i utgangspunktet 4444 og 666677. Skriver du f.eks. R5T i feltet Produktnr. tillegg får alle numrene denne teksten foran nummeret. Eks. R5T4444 og R5T666677.
Legge til produktnr. tillegg på leverandørnummer: Her kan du velge om også leverandørens produktnummer skal få Produktnr. tillegg som spesifisert i innstilling for dette ovenfor. Benytter du denne sammen med Produktnr.tillegg (over), vil importen sammenligne Produktnr. tillegg+produktnr. i filen, med Leverandørens produktnummer i programmet.
Regler for nye produkter
Avanse i % av kostpris for nye produkter: Her bestemmer du hvor stor prosentdel av kostprisen avansen skal være på nye produkter.
Produktgruppe og Undergruppe: Her bestemmer du hvilken Produktgruppe og Undergruppe produktene du importerer skal tilhøre. Innstillingen gjelder kun produkter i importfilen der du ikke har spesifisert andre produktgrupper/undergrupper for produktet.
Samme produktnummer som leverandør: Ved å merke av her vil produktene du importerer få leverandørens produktnummer. Merker du ikke av vil produktene du importerer få fortløpende numre i din egen produktnummerserie.
Tilhører rabatt gruppedef. prodnr.: Informasjonen i den kolonnen hvor rabattgruppen ligger, vil fremkomme foran det aktuelle produktnummer. F.eks.: Produktnummer er 100. Rabattgruppen ligger i kolonne 7. I kolonne 7 på produktnummer 100 står det xx. Det nye produktnummeret blir da xx100.
Nye produkter skal markeres med "Oppdatere lagerbeholdning": Ved å merke av her vil nye produkter som importeres automatisk bli merket av for å Oppdatere lagerbeholdning i fanekortet Lager i produktregisteret.
Importfilen
Filtype: Her kan du velge hvilken filtype du skal importere.
Skilletegn: Hvis feltene i filen er adskilt med skilletegn, angir du dette her. Eksempel på dette kan f.eks. være "Skruer,1900". Her koster produktet Skruer 1900 kroner. De to feltene er adskilt med komma, med andre ord en komma-separert fil. Hvis filen/feltene er tab-separert angir du det i feltet under.
Tabulator: Merkes av om importfilen er tabulatorseparert.
MS Dos-fil: Merkes av om filen du skal importere er i Dos-format.
Ikke ta med produktnummer = 0.: Produkter som ikke har et produktnummer i importfilen, vil ikke bli importert dersom du har merket av dette valget.
Fjern uønskede tegn: Det kan finnes tegn i importfilen som du ikke ønsker å importere. Det mest vanlige eksempel på dette kan være tegnet ”. Ofte kan nummeret på et produkt i filen være angitt som f.eks. ”xxxxxx”. Ved å angi ” i feltet vil tegnet bli fjernet ved import.
Ignorer antall startlinjer: Har du linjer i toppen av filen som du ikke ønsker å importere, kan du angi antall linjer som skal fjernes.
Oppbygning av filen
Her angir du kolonneplasseringen for de ulike kolonnene i importfilen. Du kan angi kolonner for Produktnr., Produktbeskrivelse, Innkjøpspris (netto), Rabattgruppe, Utsalgspris (netto), Produktgruppe og EAN-kode.
Kolonneplassering angis ved import av formater som støtter nummerering av kolonner (f.eks. ved import fra Excel-fil). Det er da ikke mulig å registrere noe i kolonnene "Fra" og "Til". I noen tilfeller (ved f.eks. ASCII, fast kolonnebredde) er kolonnenummer stengt for registrering. Da angir du posisjonen til startkolonne "Fra" og sluttkolonne "Til" i stedet.
Se også: