Kom i gang med nummerserier
Vis - Indstillinger - Firma - fanebladet Nummerserier
Flere af de vigtigste moduler i programmet er store registre, som kan indeholde et stort antal registreringer. Hver registrering bliver derfor registreret med sit eget unikke nummer, som er en vigtig reference.
Før du tager programmet i brug, kan du tilpasse nummerserierne for hvert enkelt register. Det kan være hensigtsmæssigt, hvis du tidligere har benyttet et andet system og ønsker at fortsætte med samme nummerserier som tidligere. Du kan redigere Første nr. indtil du har registreret data i registret, derefter vil du kun kunne ændre det nummer, som er Sidst brugt. Hvis du ændrer det sidst brugte nummer, vil næste nummer i serien blive benyttet ved næste registrering.
Når er nummerserie er taget i brug, er det kun muligt at ændre det sidst brugte nummer.
Første opstart af programmet
I forbindelse med første opstart kan du redigere nummerserierne. Det gælder da både det første og sidste nummer.
Hvordan ændres en nummerserie?
Det gøres ved at gå til Vis - Indstillinger - Firma. På fanebladet Firmaindstillinger finder du knappen Nummerserier.
I vinduet Nummerserier kan du for eksempel redigere det første nummer, som kontakten eller leverandøren skal starte på, ved at klikke på kolonnen Første nr., og skrive det rigtige startnummer. Dette nummer kan da kun ændres til en højere værdi end der nummer, som allerede er registreret. De nummerserier, som ikke kan redigeres, vil være markeret med rødt.
Overstyring af produktnummer
Når du opretter et nyt produkt eller kopierer et produkt, kan du overstyre produktnummeret. Feltet Sidst brugt i Firmaindstillinger for Nummerserier bliver så opdateret med det nummer, du angiver.
Bemærk! Hvis du skaber et "hul"
i nummerserien på denne måden, kan du overstyre nummeret senere. Feltet
Sidst brugt i firmaindstillingerne
for nummerserier vil alligevel huske det højeste nummer, som har været
brugt, siden du ikke kan "skrue tilbage" til et lavere nummer.
Faktura- og Kreditnotanummer
Disse to nummerserier bør ikke overlappe hinanden. Som standardværdi begynder fakturanummeret at tælle fra 1 og kreditnotanummeret at tælle fra 90.000. Hvis du ønsker at ændre dette, bør du sørge for, at der er tilstrækkelig lang "afstand" mellem de to nummerserier, så de aldrig kan overlappe.
Nummerserier for bilag i regnskabsmodulet
Dette styres af en egen indstilling i regnskabsindstillinger. Du kan læse mere i Nummerering af bilag.
Nummerserier ved overgang til et nyt år
Som standard benytter hver bilagstype en egen nummerserie. Hver nummerserie begynder med nr. 1 hvert år med mindre du overstyrer dette manuelt, før du begynder at postere bilag. Nummerserier som for eksempel 'Ordrenummer', 'Fakturanummer' og 'Kundenummer' vil fortsætte, der hvor de sluttede året før.
Du kan læse mere om overgangen til et nyt år i Bogføring i to regnskabsår.
Bemærk ved overgang til nyt regnskabsår: Det er vigtigt at være klar over, at for eksempel fakturanummerserien ikke kan stilles tilbage til 1 ved starten af et nyt regnskabsår. Der skal ikke kunne eksistere to fakturaer med samme fakturanummer i et regnskab. Derfor fortsætter fakturanummerserien, der hvor den sluttede i forrige regnskabsår.
Se også: