Guide til at knytte medarbejdere til et dokument

Vis - Dokument - Nyt dokument

Ved oprettelse af dokumenter kan du enten tilknytte medarbejdere manuelt i fanebladet Medarbejder i dokumentbladet, eller du kan tilføje et udvalg af medarbejdere ved hjælp af en guide. Hvis dokumentet kun skal flettes til få medarbejdere, vil det nemmeste være at tilknytte disse medarbejdere manuelt. Derimod vil det være hensigtsmæssigt at benytte guiden, hvis det er et større udvalg af medarbejdere, som skal modtage dokumentet.

Bemærk! Guiden startes kun, hvis der ikke er blevet tilføjet medarbejdere i fanebladet Medarbejdere manuelt.

Guiden startes fra dokumentbladet ved at klikke på knappen Opret/flet. Programmet vil da først undersøge, om der er blevet tilføjet medarbejdere på fanebladet Medarbejder manuelt. Hvis dette ikke er tilfældet, vil guiden blive startet.

I guiden skal du først vælge, om dokumentet skal tilknyttes en eller flere medarbejdere. Hvis du vælger En kontakt vil dokumentet blive oprettet og medarbejderens kontaktinformation blive indflettet forudsat at dokumentskabelonen indeholder flettefelter.

Hvis du vælger Flere medarbejdere (flettebrev) åbnes et udvalgsvindue, hvori du kan angive kriterier for et udvalg af medarbejdere, som der skal oprettes og flettes dokumenter til. Du kan for eksempel vælge at alle medarbejdere i en bestemt branche eller kategori skal modtage dokumentet. Når dokumentet er oprettet vil det være tilgængeligt på fanebladet Dokumenter på hver medarbejder, som er tilknyttet.

Bemærk! Det er muligt at tilknytte medarbejdere efter at dokumentet er oprettet, men da vil du få besked om, at dokumentet allerede er oprettet, og at ny kontaktinformation ikke vil blive flettet ind i dokumentet.

Sådan tilknytter du flere medarbejdere ved hjælp af guiden

1. Vælg Vis - Dokument - Nyt dokument.
2. Vælg Ansat i rullelisten Type.
3. Klik Opret/Flet.
4. Kryds af for Flere ansatte (fletbrev) i første trin i guiden og klik Næste.
5. Vælg hvilke ansatte dokumentet skal flettes til. Rediger eventuelt udvalget manuelt for at tilføje eller fjerne ansatte.
6. Klik Fuldfør.
7. Rediger dokumentet, som åbnes, hvis du ønsker at foretage tilpasninger.
8. Luk dokumentet og gem eventuelle ændringer.

Dokumentet er nu flettet til medarbejderne i udvalget og fanebladet Kontakter på dokumentbladet er opdateret med de valgte medarbejdere.

Tips! Hvis du ønsker at vise alle de indflettede medarbejdere, skal du klikke på knappen ABC (View merged data). Du kan bladre imellem medarbejderne ved at klikke på pileknapperne på værktøjslinjen.

Se også:

Guide til at knytte kontakter til et dokument

Hvordan oprettes et nyt dokument?

Dokumentskabeloner

Om dokumenter